整骨院・整体院の案件・工程管理で押さえること
交通事故・労災保険対応の進み具合が見えない
整骨院・整体院には、交通事故や労災保険で来院する患者がいます。保険会社への連絡、同意書の取得、施術証明書の発行、月ごとの提出書類など、工程は長く、患者ごとに段階が違います。受付・施術者・事務が別々に動くため、今どの患者が次に何を待っているのかを、院長が一件ずつ聞いて回らないと分からなくなりがちです。
紹介・転院のやり取りが宙に浮く
整形外科や他の整骨院・整体院からの紹介、逆に経過を伝えるために書く紹介状は、返事待ちのまま後回しにされやすい業務です。担当者が変わったり繁忙期が重なったりすると、送った紹介状への返答が来ているのか、まだ確認していないのかが分からなくなり、患者への説明が遅れる原因になります。
分院開設・内装工事などの長期案件
新規出店や移転、分院の開設は、内装業者とのやり取り、保健所への届出、設備の搬入、スタッフの採用など、複数の工程が同時並行で進みます。担当する人がそれぞれ別の業者や役所とやり取りするため、全体として今どこまで進んでいるのかを、院長一人がすべて把握するのは難しくなります。
資格取得・研修の工程管理
柔道整復師やはり師きゅう師を目指すスタッフの実務経験の積み方、国家試験に向けた学習計画、新人スタッフの独り立ちまでの研修メニューなど、人材育成も段階を踏んで進める案件です。現場での指導は施術者が担うため、どこまで教えたかが院長や先輩にしか分からず、引き継ぎのたびに確認し直すことになりがちです。
案件・工程管理のシステムに要る機能
- 交通事故・労災保険対応の患者ごとの進捗カード(同意書の有無、保険会社名、担当者)
- 工程をボード形式で管理(受診→同意書取得→保険会社連絡→施術証明書発行→請求)
- 書類の提出期限や返答待ちを知らせるリマインダー
- 紹介状・転院のやり取り履歴の記録
- 分院開設・内装工事・設備入替えなどのタスクをチェックリストで管理
- 担当者(施術者・事務・院長)ごとの進捗の可視化
- 過去の案件を検索して対応の流れを振り返る機能
- 保険会社・紹介元医療機関など関係先情報の紐付け
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
レセプト請求やカルテの記載、施術録の保存など、柔道整復師法などの制度に沿った記録・請求の業務は、業界の専用ソフト(電子カルテ・レセコン)に任せたほうが安心です。制度の変更に合わせた更新や、保険請求のフォーマットへの対応は、専用ソフトの役割だからです。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
交通事故・労災保険対応の進み具合、紹介状のやり取り、分院開設や内装工事の工程管理など、制度に縛られない「院内の進み具合の見える化」は、カンバン形式のオープンソースや買い切りのシステムで十分にまかなえます。自院の業務に合わせて項目や工程を自由に組み替えられるのが利点です。
紙・Excelのままでよい部分
単発の備品発注や院内掲示物の作成、簡単なメモ書きなど、工程と呼ぶほどではない単純な作業は、無理にシステム化せず紙やExcelのままで問題ありません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している案件・工程管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
案件・工程管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、案件・工程管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Plane | Planeを日本語で使うための案内。課題・サイクル・モジュール・文書をまとめて管理できます。公式の日本語UIがあり、当社はPlane JP Deployment Kitを公開しています。導入手順、ライセンス、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 公式日本語UIあり。Plane JP Deployment Kitを公開。 | — |
| AppFlowy | AppFlowyを日本語で使うための案内。Notion代替のオープンソース・ワークスペースの日本語対応状況、セルフホストの導入手順、ライセンス、AI機能、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Wekan | Meteorで構築されたオープンソースのカンバンボードアプリケーションです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| OpenProject | 製品やプロジェクト、ポートフォリオを管理するためのオープンソースソフトウェアです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Planka | Trelloの代替になる、自社サーバーで動くカンバン型タスク管理OSS。プロジェクト→ボード→リスト→カードの構造、担当者・ラベル・期限・チェックリスト・添付、リアルタイム反映を備えます。 | PLANKA Community License v1.1（商用ライセンスあり） | 本家同梱の日本語は実測約88%（483キー中56キー未訳）。残り56キーを当社が全訳し planka-jp(github.com/katsushi2441/planka-jp) で公開、本家へPR提案中。 | — |
| leantime | 目標達成に特化した、誰でも使いやすいプロジェクト管理システムです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
導入の進め方
- 交通事故・労災保険対応や分院開設準備など、進み具合が分からなくなりやすい案件を洗い出す
- 案件ごとの工程(受診開始→同意書取得→保険会社連絡→施術証明書発行→請求など)を決める
- 施術者は院内の合間に、事務スタッフは事務所でそれぞれ更新できるよう、スマートフォンからも入力できるものを選ぶ
- 交通事故が増える時期や分院開設前の繁忙期を想定し、担当者が複数人いても混乱しないルールを決めておく
- まず1院・数件の案件で小さく始め、1〜2か月運用してから工程の区切り方を見直す
整骨院・整体院の案件・工程管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
交通事故(自賠責保険)の対応はレセコンでも管理していますが、それとは別に案件管理が必要ですか?
レセコンや電子カルテは保険請求のための記録が中心で、同意書の取得状況や保険会社とのやり取りの進み具合までは追いきれないことが多いです。工程を見える化する役割は別のツールで補うと、確認の手間が減ります。
分院を増やす予定がない院でも案件管理は必要ですか?
分院展開がなくても、交通事故や労災保険への対応、他院からの紹介状のやり取りなど、複数の工程をまたぐ業務がある院であれば、進み具合の見える化は役立ちます。単発の案件が多い院では、優先度の高い種類だけ絞って始めても構いません。
施術者はシステム入力に慣れていませんが、運用できますか?
カンバン形式のツールであれば、カードを動かすだけで進捗を更新できるため、文字入力はほとんど必要ありません。まずは事務スタッフが主に操作し、施術者は進み具合を確認するだけの運用から始めると定着しやすいです。
整骨院・整体院の他の業務
他の業種で案件・工程管理を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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