卸売・商社の請求書発行・集金で押さえること
得意先ごとの単価・掛け率の反映
卸売・商社では同じ商品でも得意先によって単価や掛け率が異なることが多く、請求書を作る際にその都度条件を確認して反映する手間がかかります。受発注の履歴と単価マスタがずれていると、請求額の誤りにつながりやすい部分です。
月末集中と締め日のばらつき
得意先ごとに月末締め・20日締めなど締め日が異なる場合があり、請求書の発行作業が特定の時期に重なりがちです。担当者が少ない事務所では、この時期だけ残業が増えるという相談をよく伺います。
未収金・滞留案件の把握
得意先数が多いと、どこがまだ入金していないかを一覧で把握しづらくなります。督促の連絡を誰がいつ行ったかが記録されていないと、同じ得意先に重複して連絡したり、逆に連絡が漏れたりすることがあります。
送付方法の混在
長年の付き合いがある得意先ほど、請求書を郵送やFAXで送る習慣が残っていることがあります。メール送付に切り替えたい得意先と従来方式を続ける得意先が混在すると、管理の手間が二重になりがちです。
請求書発行・集金のシステムに要る機能
- 得意先ごとの単価・掛け率を反映した請求書の作成
- 複数の締め日・支払サイト(月末翌月末など)への対応
- 請求書のPDF発行とメール・郵送・FAX送付の管理
- 入金消込(銀行振込)と未収金の一覧表示
- 与信限度額に対する請求残高の確認
- 返品・値引き・リベートを反映した請求額の調整
- 督促履行の記録(誰がいつ連絡したか)
- 受発注データと請求内容の突き合わせ
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
複雑な与信管理や多段階の掛け率設定、仕入先との決済まで含めた基幹業務は、卸売・商社向けの業務システムや会計ソフトに任せるほうが安定します。特に与信判定や在庫と連動した出荷管理は、専用ソフトの機能をそのまま使うのが現実的です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
請求書のPDF発行と送付、入金確認用の専用URL発行といった部分は、オープンソースや買い切りの小さなシステムで持つことができます。基幹システムの出力を使って請求書だけを素早く作る、という使い方に向いています。
紙・Excelのままでよい部分
得意先別の督促メモや、担当者間での引き継ぎ用の一覧など、関係者だけが見る簡易な記録はExcelのままで十分なことが多いです。システム化する優先度は低い部分です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している請求書発行・集金向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
請求書発行・集金に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、請求書発行・集金に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage Billing | 請求書をPDFで発行し、専用URLをメールで送って銀行振込やPayPalで支払ってもらうシステムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage PayLink | 注文を受けると請求書PDFが発行され、そのまま銀行振込やPayPalで決済まで進むページです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Send Invoice | 領収書のPDFを発行し、ダウンロード用のURLをメールで送るシステムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| odoo | ビジネスの成長を支援するためのオープンソースERPアプリケーションです。 | LGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Firefly III | 個人の財務管理および予算策定を行うためのマネジメントツールです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Akaunting | オンラインで利用可能な会計管理ソフトウェアです。 | Business Source License | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 現在の締め日・支払サイトが得意先ごとにどう異なるかを一覧にまとめる
- 請求書発行をシステム化する範囲(発行のみか、送付・入金確認まで含むか)を決める
- 繁忙期である月末前に、既存の受発注データとの連携方法を事務担当者と確認する
- 一部の得意先から試験的に新しい送付方法(メール送付など)を始める
- 未収金の確認と督促の記録方法を事務所内で統一し、運用を固定する
卸売・商社の請求書発行・集金、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
得意先ごとに単価が違う場合、請求書システムは対応できますか
得意先別の単価や掛け率をマスタとして登録できるシステムであれば対応できます。ただし受発注データとの連携方法は事前に確認しておく必要があります。
請求書を郵送からメール送付に切り替える際の注意点はありますか
長年郵送を続けている得意先には、切り替えの案内を個別に行うことをお勧めします。全得意先を一度に切り替えるより、一部から試験的に始めるほうが混乱を避けられます。
未収金の管理だけを先に始めることはできますか
可能です。請求書発行の仕組みを変えずに、入金確認と未収金の一覧化だけを先に整えるという進め方もよく行われています。
卸売・商社の他の業務
他の業種で請求書発行・集金を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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