卸売・商社のシステム｜見積・請求・名刺を基幹の外で整える

得意先対応と引き継ぎに時間が取られる

得意先ごとに単価・掛け率・支払サイトが異なり、見積や請求の作成では担当者がその都度条件を確認する手間がかかります。営業担当が得意先の経緯や約束事を自分の手帳やメールで抱え込み、異動や退職の際に条件や取引履歴がうまく引き継がれないこともよく伺います。

基幹が担う所と、外に残る事務

販売管理・在庫管理・仕入管理を一体で扱う基幹システムやEDIによる受発注は、得意先別の単価マスタや与信管理を含めて業界の専用ソフトが担う部分です。一方で見積書の作成、請求書の発送や集金管理、名刺や取引先担当者の情報整理、マニュアル化や引き継ぎ資料づくりは基幹の外に残り、担当者の個人作業に頼りがちです。

下請法・インボイス制度に関わる取引条件

仕入先や得意先との取引では、下請代金支払遅延等防止法が適用される取引形態にあたるか、支払期日や代金の決め方に注意が必要です。また適格請求書(インボイス)の発行・保存に対応した請求書の体裁になっているかも、得意先からの指摘を避けるために確認しておきたい点です。

どこから整えるとよいか

基幹システムの入れ替えは費用も手間もかかるため、まずは得意先ごとに作業が重い請求書発行や、営業担当が個人で管理している名刺・取引先情報の整理から着手する相談をよく受けます。引き継ぎ資料を合わせて整えておくと、担当替えの際の負担も軽くなります。

卸売・商社の業務から選ぶ

勤怠管理タイムカードと紙のシフト表で、締め日の集計に時間を取られている 予約・受付電話予約の聞き取りとダブルブッキングに追われている 会議の議事録会議の議事録づくりに毎回30分以上かかり、結局書かれないまま流れる 問い合わせ対応問い合わせメールを個人の受信箱で受けていて、対応漏れ・二重返信が起きる 顧客管理顧客情報がExcelと個人の記憶に散らばっていて、担当が休むと止まる 請求書発行・集金請求書の作成・送付・入金確認が月末に集中し、回収漏れが怖い 名刺管理もらった名刺が箱に溜まったままで、会社の資産になっていない 社内の情報共有連絡が口頭とLINEと掲示板に分かれ、見た人と見ていない人が生まれる 書類の電子化・文書管理紙の書類とスキャンPDFが混在し、探す時間が積み上がっている 電子契約契約書の郵送・押印の往復で、着手が1週間遅れる マニュアル・手順書作業手順が人によって違い、新人教育のたびに同じ説明をしている 案件・工程管理どの案件がどこまで進んでいるか、担当者に聞かないと分からない 在庫・発注在庫はExcel台帳で、欠品と過剰在庫が同時に起きる 引き継ぎ・属人化対策その人しかできない仕事があり、退職のたびに知識が消える 商圏分析・出店判断出店や営業エリアの判断が、経験と勘に頼ったままになっている 現場記録・作業報告の集約現場からの報告が紙とLINEでばらばらに届き、集計や請求のたびに転記している

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よくあるご質問

基幹システムはそのまま使い続けて大丈夫ですか。

得意先別の単価や在庫・仕入の管理がすでに回っているなら、基幹はそのまま残す形で問題ありません。見積書の作成や請求書の発行、名刺・引き継ぎ資料の整理など、基幹の外側で手作業になっている事務だけを別の仕組みで補うという進め方がよく見られます。

得意先ごとの単価や支払条件はどこで管理すればよいですか。

受発注や在庫と紐づく単価条件は基幹システムで一元管理するのが基本です。そのうえで見積書や請求書に反映する体裁づくり、与信や支払条件の確認ルールを別途整理しておくと、担当者が変わっても条件の取り違えが起きにくくなります。

営業担当の異動や退職に備えてどんな準備が必要ですか。

得意先ごとの取引経緯や約束事、名刺・担当者情報を個人のメモやメールに残さず、誰でも見られる形で記録しておくことが引き継ぎの備えになります。あわせて業務の手順をマニュアル化しておくと、担当替えの際の混乱を減らせます。

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