卸売名刺管理｜もらった名刺を得意先台帳にする

卸売・商社の名刺管理で押さえること

得意先・仕入先の名刺が入り混じる

食品・資材・雑貨を扱う卸売・商社では、得意先の購買担当者と仕入先の営業担当者の名刺が同じ引き出しや名刺ホルダーに混在しがちです。どちらの立場の名刺かが分からないまま溜まると、見積や発注の相談をしたいときに誰に連絡すればよいかを一枚ずつ確認する手間が発生し、急ぎの対応が後手に回ります。

展示会・商談会のあとに一気に増える

食品見本市や資材・雑貨の展示会に出展・来場した後は、一度に数十枚単位で名刺を持ち帰ることがあります。名刺の裏に話した内容を書き込んでも、後で台帳に反映しないまま次の展示会を迎えてしまい、前回会った相手の会社名や話した内容を思い出せないという事態が繰り返されます。

担当者交代で連絡先が止まる

得意先・仕入先ともに、営業担当や購買担当の異動・退職は珍しくありません。名刺が個人の手元にしかないと、交代のタイミングで次の担当者の名刺だけが新たに増え、前任者の名刺はそのまま箱の奥に残り、過去にどんな経緯で取引が始まったのかを尋ねる相手が社内にいなくなります。

与信・取引条件とのつながりが切れる

得意先ごとに単価や支払条件、与信の情報を管理している会社でも、名刺はその管理と別の場所に保管されていることが多いです。名刺に書かれた会社名や部署と、取引条件を管理している得意先名が表記ゆれで一致せず、同じ相手かどうかを確認するのに営業担当への聞き取りが必要になります。

名刺管理のシステムに要る機能

スマホで名刺を撮影するとAIが会社名・部署・役職・氏名・電話・メール・住所などを読み取って下書きを作る
得意先か仕入先かの区分を名刺ごとに記録できる
得意先コード・仕入先コードを入力して取引先の情報と紐づけられる
同じ会社・同じ担当者の名刺が複数回登録されたときに統合できる
担当者の異動・退職に合わせて後任や連絡先変更のメモを残せる
展示会・商談会など名刺を受け取った場面をタグで記録できる
会社名・担当者名・業種で絞り込んで検索できる
必要な項目をCSVで書き出し、他のシステムに渡せる

どこを何で持つか

業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分

得意先ごとの単価・与信・支払条件、受発注の状況を管理する基幹システムは、これまで使ってきたものをそのまま使い続けるのが安全です。名刺管理の仕組みを、単価や与信の管理まで広げて持たせる必要はありません。

オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分

名刺を撮影して項目を読み取り、台帳として検索・引き継ぎに使う部分は、基幹システムから独立して持っても困らない範囲です。展示会のたびに増える名刺を、その都度台帳に反映する役割として位置づけます。

紙・Excelのままでよい部分

名刺交換のその場で裏に書き込む一言メモや、年末年始の挨拶状を送る相手を選ぶための簡単な一覧は、紙やExcelのままで十分です。台帳化は、後で確実に見返したい情報に絞ってかまいません。

すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）

当社が販売している名刺管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。

AI名刺解析 (kaima)オンプレミス 55,000円（税込）

名刺管理に使えるオープンソース

カタログ2,922件から、名刺管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。

名前	できること	ライセンス	日本語	デモ・購入
Kurage AI Meishi Analysis	スマホで名刺を撮るとAIが12項目を読み取って下書きし、人が承認した分だけ台帳へ入る名刺管理システムです。	MIT	日本語で開発・提供。	触れる / オンプレミス版

導入の進め方

営業・購買の担当者が、展示会や商談で受け取った名刺をそのつど整理箱やクリップでまとめておく。
週に一度など決めた日に、営業事務がまとめてスマホで名刺を撮影し、AIが読み取った内容を確認・承認する。
得意先・仕入先の区分と、既存の取引先コードがある場合はその紐づけを行う。
食品見本市や資材・雑貨の展示会の直後は名刺が一気に増えるため、その週のうちに台帳への反映を済ませる運用にする。
担当者の異動・退職が分かった時点で、名刺に後任情報を追記し、引き継ぎの資料として使う。

卸売・商社の名刺管理、何から手を付けるか一緒に決めます

初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。

無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜）動くデモを先に見る

よくあるご質問

得意先・仕入先の取引先マスタと名刺管理は別々に管理する必要がありますか？

取引先マスタは単価や与信、取引条件を管理する基幹の役割を持たせ、名刺管理は担当者個人の連絡先や名刺交換の経緯を残す役割に分けると運用しやすいです。両方に同じ会社名を登録する場合は、表記を揃えておくと後で突き合わせやすくなります。

展示会で受け取った名刺のうち、取引につながらなかった分も登録すべきですか？

取引の有無にかかわらず登録しておくと、翌年以降の展示会や商談会で再び顔を合わせたときに、過去のやり取りをすぐに思い出せます。登録自体はAIが読み取りを済ませるので、商談の場では判断に時間をかけず、受け取った名刺をそのまま残しておくほうが後で役立ちます。

担当者が退職した場合、その名刺はすぐに削除してよいですか？

削除する前に、取引先との関係が後任にきちんと引き継がれているかを確認してください。名刺自体は履歴として残し、前任者と後任者の名刺を並べて見られるようにしておくと、過去の経緯や付き合いの長さを後から追いたいときに助かります。

卸売・商社の他の業務

勤怠管理タイムカードと紙のシフト表で、締め日の集計に時間を取られている 予約・受付電話予約の聞き取りとダブルブッキングに追われている 会議の議事録会議の議事録づくりに毎回30分以上かかり、結局書かれないまま流れる 問い合わせ対応問い合わせメールを個人の受信箱で受けていて、対応漏れ・二重返信が起きる 顧客管理顧客情報がExcelと個人の記憶に散らばっていて、担当が休むと止まる 請求書発行・集金請求書の作成・送付・入金確認が月末に集中し、回収漏れが怖い

他の業種で名刺管理を見る: 建設・工務店　不動産会社　広告代理店・マーケ会社　士業　製造業・町工場　 IT・Web制作会社　人材紹介・派遣　葬祭業

記載のサービス名・製品名は各社の商標または登録商標です。本ページは当社が独自にまとめた情報であり、各提供元が監修するものではありません。

卸売・商社の名刺管理を、内製化とオープンソースで。