卸売・商社の予約・受付で押さえること
電話で決まる配送・来訪の予約
得意先の店舗や飲食店から「来週この日に配送してほしい」「サンプルを見に伺いたい」といった連絡が電話で入ります。受けた人がその場で空き状況を確認できないと、後で担当者や車両の予定と突き合わせる手間が発生します。
得意先ごとに条件が違う
配送できる曜日や時間帯、担当の営業・ドライバーが得意先ごとに決まっていることが多く、予約を受ける際にその条件を確認しないと、守れない約束をしてしまいます。単価や与信の管理とは別に、こうした受け入れ条件の把握が要ります。
重複が起きる場面
同じ時間帯に複数の得意先から配送や来訪の希望が集中すると、同じ担当者や車両、商談スペースを二重に押さえてしまいます。電話口でその場の記憶だけで答えると、後から重複が発覚して得意先への詫びが発生します。
繁忙期の電話集中
年末年始や季節商品の需要期、展示会・試食会の開催時期には予約の電話が集中します。手書きの予定表やホワイトボードでの管理では、最新の空き状況を追いきれず、聞き取りの精度が落ちがちです。
予約・受付のシステムに要る機能
- 得意先ごとの配送可能な曜日・時間帯・担当者を登録できる
- 電話で受けた予約を入力時に空き状況と照合し重複を防ぐ
- 配送ルート・ドライバー・車両ごとに予約枠を分けて管理できる
- 展示会・試食会・商談来訪など、ブースや場所ごとの予約を排他で管理できる
- 予約の変更・キャンセルの履歴を得意先単位で残せる
- 当日の予約一覧を事務所・倉庫で印刷または画面確認できる
- 担当者の既存スケジュールと予約の重なりをその場で確認できる
- 予約内容を配送指示や社内連絡にそのまま転記できる形で出力できる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
配送ルートの最適化や複数車両の配車計画は、物流・配送管理に特化した専用ソフトの領域です。予約受付の機能だけを求めて配車計画まで自作すると開発負担が大きくなるため、ここは専用ソフトに任せたほうが現実的です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
配送・来訪予約の空き確認とダブルブッキング防止そのものは、Kurage Reserveのような排他ロック型の予約受付システムや、自前CalDAV予定表で十分に持てます。得意先ごとの条件登録や予約一覧の出力も、この規模で対応できます。
紙・Excelのままでよい部分
当日の配送順を現場で確認するための手書きメモや、ドライバー同士の口頭での引き受け調整は、これまでのやり方を変える必要はありません。予約の確定と現場の動きを分けて考えると無理がありません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している予約・受付向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
予約・受付に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、予約・受付に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage Reserve | ダブルブッキングを排他ロックで防ぐ、サロン・クリニック・士業向けの予約受付システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Cal.com | あらゆるユーザー向けのスケジューリング基盤を提供するアプリケーションです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| QloApps | ホテル運営を丸ごとオンライン化するオープンソースのホテル管理・予約システムです。PMS・予約エンジン・ホテル公式サイトが1つになっています。 | OSL-3.0 | 多言語対応(PrestaShopベース)。日本語UIの翻訳範囲は導入時に要確認。 | — |
| OpenEMR | 世界で広く使われているオープンソースの電子カルテ（GPL-3.0）。予約・カルテ・請求を扱いますが、日本の保険診療のレセプトには対応していません。 | GPL-3.0 | 多言語対応。日本語翻訳は部分的。 | — |
| MeetingBar | macOSのメニューバーから会議をすぐに確認できるアプリです | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Easy!Appointments | セルフホスト型の予約管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 展示会や季節商品の需要期など、予約が集中する時期を避けて試験運用の期間を決めます
- 配送や来訪を受け付けている得意先のうち、曜日・時間帯の条件が決まっている先から登録します
- 電話を受ける担当者が予約の入力と空き確認を同じ画面で行えるよう、受付の手順を決めます
- 配送指示や営業の既存の予定表との連携方法を確認し、二重入力が残らないようにします
- 繁忙期を一度経験した後、重複が起きやすかった場面を見直して条件登録を調整します
卸売・商社の予約・受付、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
得意先ごとに配送できる曜日や担当が違いますが、登録は煩雑になりませんか
最初に主要な得意先だけ条件を登録し、例外的な得意先は都度確認する運用でも始められます。全件を一度に整えなくても、重複が起きやすい大口の得意先から登録すれば効果が出ます。
電話中心でFAXも使う得意先が多いのですが、電話受付の仕組みは変えられますか
受け方自体は電話のままで構いません。受けた担当者がその場で空き状況を見ながら入力する点だけを変えれば、聞き取りの精度とダブルブッキングの防止に効果があります。
基幹の受発注システムと連携させる必要はありますか
配送や来訪の日時を基幹に転記する運用で足りる場合が多く、必ずしも連携は要りません。予約の重複防止と当日の予定確認がまず解決したい課題であれば、独立したシステムとして始めるほうが導入が早まります。
卸売・商社の他の業務
他の業種で予約・受付を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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