卸売・商社の勤怠管理で押さえること
早朝出庫と配送ドライバーの時間差勤務
倉庫の仕分け・出庫作業は早朝から始まり、配送ドライバーはそこから便ごとに出発時間がずれていきます。事務所スタッフの定時勤務とは勤務帯がまったく異なるため、ひとつのタイムカードの型だけでは早出や延長をうまく拾えず、締め日になって手直しが増えがちです。
得意先を回る営業の出退勤
営業担当は得意先を順番に回り、事務所に戻らず直行直帰になる日も多くあります。タイムカードが事務所に置いてあるままだと出退勤の記録が抜け落ち、残業や休日出勤の扱いを後からヒアリングして確認する手間が発生します。
営業所・倉庫が分かれての集計
本社のほかに営業所や倉庫を複数構えている場合、拠点ごとに別のタイムカードやシフト表が回っていることが多く、月末の締め日に合わせて本社へ送ってもらい、手で打ち直して合算する作業が発生します。拠点が増えるほど、この集計にかかる時間も膨らんでいきます。
倉庫パート・アルバイトのシフトと実績のずれ
倉庫の作業量は入荷・出荷の波で日によって変わるため、パート・アルバイトの出勤時間は当初のシフト表どおりにいかないことがよくあります。早出や延長があった分を給与に正しく反映するには、シフト表と実際の打刻を見比べて直す作業が必要になります。
勤怠管理のシステムに要る機能
- 本社・営業所・倉庫など複数拠点の打刻を一つの画面でまとめて確認できる
- 早朝・日中・深夜など勤務帯ごとに勤務時間を区分して記録できる
- 得意先回りでも使えるスマホ・タブレットからの出退勤登録
- 顔認証などでなりすましを防ぐ打刻方法
- シフト表と実際の打刻時刻を並べて比較できる
- 打刻を丸めずに実績どおりの時刻で記録する
- パート・アルバイトの実働時間を時給計算用に区分して出力できる
- 締め日前に打刻漏れ・未確定の勤務を一覧で洗い出せる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
給与の確定額を出す計算や社会保険・年末調整といった法令対応の部分は、既存の給与計算ソフトや社労士にそのまま任せたほうが安心です。勤怠管理の仕組みは、そこに渡す前の勤務時間の記録と集計までを担う役割に留めるとうまく噛み合います。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
複数拠点の打刻を一つにまとめる仕組みや、倉庫の早朝勤務・外勤営業の出退勤を記録する仕組み、シフト表と実績を比べる仕組みは、オープンソースや買い切りのシステムで十分に持てます。給与ソフトに渡す手前までの記録と集計がここでの役割です。
紙・Excelのままでよい部分
繁忙期だけ応援に入るパート・アルバイトの希望シフトの聞き取りや、翌月の大まかな人員配置の相談といった、確定前のやり取りは紙やExcelのままで十分です。確定した勤務時間の記録だけをシステム側に集めれば足ります。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している勤怠管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
勤怠管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、勤怠管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage HR Post | 人ではなく職に記録を紐づけて、業務の属人化を止める職務・目標・引継ぎ管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Kintai | タブレット1台を顔認証タイムレコーダーにする、丸めない台帳の勤怠システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| super-productivity | タイムボックス機能と時間追跡を備えた高度なToDoリストアプリです。 | MIT | 日本語ファイルあり | — |
| Frappe HR | 採用から勤怠・休暇・評価・給与まで13モジュールを備えた、オープンソースの統合人事(HR)システムです。 | GPL-3.0 | 多言語対応。日本語翻訳は部分的(給与は国別設定が必要)。 | — |
| OrangeHRM | 企業に必要な機能を網羅した包括的な人事管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| time-to-leave | 勤務時間を記録し、退社時間を通知する勤怠管理アプリです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
導入の進め方
- まず本社・営業所・倉庫それぞれで使っているタイムカードや紙のシフト表を集め、早朝勤務・外勤営業・事務所勤務といった勤務帯ごとの違いを書き出します。
- 倉庫・ドライバー向けには顔認証タイムレコーダーなど現場で使いやすい打刻方法を、得意先回りの多い営業向けにはスマホから出退勤を登録できる方法を、それぞれ選びます。
- お盆前や年末年始など出荷量が増える時期にパート・アルバイトを増やす運用があれば、その時期のシフト登録と実績記録の流れを先に固めておきます。
- 締め日を1回挟む期間は、紙のタイムカードと新しい仕組みを並行して動かし、集計結果が一致するか拠点ごとに確認します。
- 差が出なければ紙のタイムカードとシフト表を終了し、新しい仕組みの記録だけを給与計算ソフトに渡す運用に切り替えます。
卸売・商社の勤怠管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
倉庫のパート・アルバイトは日によって出勤時間がバラバラですが対応できますか？
入荷・出荷の量に応じて早出や延長が増える働き方でも、打刻した時刻をそのまま記録できる仕組みであれば問題ありません。シフト表と実際の時刻を並べて見比べられるようにしておくと、締め日の手直しも少なくなります。
営業が得意先回りで事務所に戻らない日はどう記録すればいいですか？
スマホやタブレットから出退勤を登録できる仕組みを使えば、事務所に戻らない直行直帰の日でも記録が残ります。外出先からの打刻に対応した仕組みを選んでおくと、後から本人に聞いて確認する手間が減ります。
本社と営業所・倉庫で勤怠がバラバラに管理されているのですが、まとめられますか？
拠点ごとに別のタイムカードが回っていると、締め日に本社へ送って手で打ち直す作業が発生します。拠点をまたいで一つの画面で確認できる仕組みにしておくと、締め日の集計がその場で終わるようになります。
卸売・商社の他の業務
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