卸売・商社の社内の情報共有で押さえること
得意先ごとの特例対応が口頭だけで終わる
単価の一時変更や与信の例外、配送先の差し替えといった得意先ごとの特例は、営業担当と事務担当のあいだで電話やLINEでその場だけやり取りされることがよくあります。言った側は伝えたつもりでも、他の担当者や倉庫の作業者には届かず、翌日以降に同じ確認が繰り返されたり、古い単価のまま出荷してしまったりします。
外回りの営業・配送中のドライバーが情報から外れる
営業は得意先回り、ドライバーは配送中という時間が長く、事務所の掲示板やホワイトボードを見る機会がありません。緊急の欠品連絡や配送順の変更が事務所内だけで共有されて終わり、外にいる本人に伝わるのは帰社後やLINEでの個別連絡になり、対応が遅れます。
季節商材や一時的な取り扱い変更の連絡が埋もれる
お歳暮・お中元などの季節商材や、一時的な規格変更、休業日の連絡はLINEグループの会話の中に埋もれてしまい、後から見返したい担当者が見つけられないことがあります。紙の掲示も入れ替えのたびに古い情報が残り、どれが最新か分かりにくくなります。
複数拠点・倉庫間で同じ連絡を二重に回す手間
本社と倉庫、複数の営業所がある場合、同じ連絡を拠点ごとに電話や訪問で伝え直すことがあります。拠点間で伝達の時間差が生まれ、片方の拠点だけ古い情報で動いてしまうなど、連絡の往復に手間がかかります。
社内の情報共有のシステムに要る機能
- 得意先・商品ごとに連絡をまとめて検索できる
- 既読・未読が分かり、見た人と見ていない人を区別できる
- スマホから見られ、外回りの営業や配送中のドライバーも確認できる
- 共有カレンダーで配送予定・来客予定・休業日を一覧にできる
- 単価表や規格書などの添付ファイルを共有できる
- 拠点・倉庫をまたいで同じ情報を一度に共有できる
- 部署や得意先担当ごとに通知先を絞れる
- 過去のやり取りをさかのぼって確認できる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
得意先ごとの単価や与信の管理、受発注の処理は、卸売・商社向けの基幹システムで行っているケースが多く、ここは既存の仕組みをそのまま使うのが安全です。社内の情報共有は、その基幹システムの外側にある「誰が何を伝えたか」を補う部分として考えるとよいでしょう。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
連絡の掲示や既読管理、共有カレンダー、ファイル共有といった社内のやり取りは、基幹システムとは別に軽い仕組みで十分です。Rocket.ChatやMattermostのようなチャット、Nextcloudのようなストレージ、kvgwcのようなグループウェアを組み合わせれば、LINEや紙の掲示板の役割を一本化できます。
紙・Excelのままでよい部分
倉庫内でのその日限りの作業メモや、荷降ろしの順番を示すホワイトボードのような一時的な共有は、わざわざシステム化せずそのままで構いません。関係者がその場で確認し終わったら消えてよい情報は、紙や口頭のほうが早いこともあります。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している社内の情報共有向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
社内の情報共有に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、社内の情報共有に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage CalDAV | フレームワークを使わない1ファイルのCalDAVサーバーです。スマホの標準カレンダーと同期できます。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Groupware (kvgwc) | 共有レンタルサーバーでも動く、MITライセンスの軽量な社内グループウェア基盤です。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| excalidraw | 手書き風の図面を作成できる仮想ホワイトボードです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Rocket.Chat | ミッションクリティカルな業務に対応するセキュアなコミュニケーションプラットフォームです。 | MIT（一部は別ライセンス） | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Mattermost | ソフトウェア開発ライフサイクル全体を支える安全なコラボレーションプラットフォームです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Nextcloud | データの安全な保管と共有を実現するセルフホスト型のクラウドストレージです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- まず「全員が見るべき情報」を書き出します。単価変更、欠品、配送の差し替え、休業日など、これまで口頭・LINE・掲示板で流していた連絡を一度棚卸しします。
- 一部の拠点・一部の得意先担当だけで試験的にチャットやグループウェアを使い始め、使い方に無理がないか確かめます。
- お歳暮・お中元前や年末年始前など、連絡事項が増える繁忙期に入る前に本格運用へ切り替えます。
- 外回りの多い営業担当や配送中のドライバーにスマホでの見方を周知し、既読の確認を習慣にします。
- 定着が見えてきたら、既存のLINEグループや紙の掲示板を段階的に廃止します。
卸売・商社の社内の情報共有、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
LINEを使い続けてはいけませんか。
使い続けても構いませんが、既読・未読が分かりにくく、グループの数が増えると検索しづらくなります。単価変更や欠品など、後から確認する可能性が高い連絡だけでも別の場所にまとめておくと、見落としが減ります。
基幹システムの受発注データと連携させる必要がありますか。
必須ではありません。得意先別の単価や与信、受発注の管理は基幹システムに残したまま、社内の連絡だけを別の軽い仕組みで共有する形で問題なく運用できます。
倉庫や支店が離れていても使えますか。
インターネットに接続できれば、拠点が離れていても同じ画面で同じ連絡を見られます。本社から倉庫、複数の営業所まで、伝達の時間差を減らせます。
卸売・商社の他の業務
他の業種で社内の情報共有を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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