広告代理店・マーケ会社の勤怠管理で押さえること
裁量労働制の対象者と時間管理が必要な人が同じ会社にいる
コピーライターなど専門業務型裁量労働制の対象になる職種と、アシスタントや事務など実際の勤務時間を記録する必要がある職種が同じ会社に混在します。勤怠の記録方法や確認の仕方を一本化しづらく、人事担当者が職種ごとに扱いを分けて管理する手間が生じます。
クライアント先常駐や撮影・収録立ち会いで出社しない日がある
営業担当者がクライアント先に常駐したり、制作担当者が撮影や収録に立ち会ったりすると、オフィスのタイムカードを押せません。出先からの出退勤報告を電話やメールで受けて後から台帳に書き写す運用になりがちで、記入漏れや時間のずれが起きやすくなります。
深夜のプレスリリース対応や納期直前の残業が集中する
プレスリリースの配信タイミングやメディア対応、炎上対応などで深夜や休日に動くことがあります。また案件の納期直前は制作チームの残業が一気に増えます。こうした変則的な勤務を紙のシフト表で後から追いかけると、深夜・休日の区分や残業時間の集計に時間がかかります。
勤務時間の集計が案件ごとの工数集計と別管理になりやすい
勤怠は締め日の給与計算のため、工数は案件の採算を見るために、それぞれ別の表で記録している会社をよく見かけます。同じ一日の稼働時間を二度入力する手間がかかり、どちらかが後回しになって記録が食い違う原因にもなります。
勤怠管理のシステムに要る機能
- クライアント先や撮影先などの出先からスマートフォン・タブレットで打刻できる
- 裁量労働制対象者と通常勤務者で記録・集計のルールを分けて設定できる
- 深夜・休日勤務を区分して自動で集計できる
- シフト表を電子化し、変更をその場で関係者に共有できる
- 締め日に合わせて勤務時間を一括で集計・出力できる
- 案件別の稼働時間と勤怠記録をつなげて、工数管理側に渡せる
- フリーランスや外部スタッフの勤務時間を社員とは別枠で記録できる
- 顔認証など、なりすましを防ぐ打刻方法を選べる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
給与計算や年末調整、社会保険の手続きまでを勤怠システムだけで完結させるのは無理があります。税制や保険の変更に対応した給与計算ソフトに任せ、勤怠システムは稼働時間を正しく記録してそちら側に渡す役割に絞ったほうが安全です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
出先からの打刻、シフト表の電子化、裁量労働制対象者と通常勤務者の区分、締め日の集計といった日々の記録部分は、自社で仕組みを持っても十分に運用できます。案件・工程管理のシステムと勤務記録をつなげておけば、稼働時間の二重入力も減らせます。
紙・Excelのままでよい部分
繁忙期に他チームから応援に入ってもらう調整や、代休・振休をいつ消化するかといった個人間の細かいやり取りは、口頭やチャット、簡単なメモで済ませている会社が多く、そこまでシステム化する必要はありません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している勤怠管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
勤怠管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、勤怠管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage HR Post | 人ではなく職に記録を紐づけて、業務の属人化を止める職務・目標・引継ぎ管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Kintai | タブレット1台を顔認証タイムレコーダーにする、丸めない台帳の勤怠システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| super-productivity | タイムボックス機能と時間追跡を備えた高度なToDoリストアプリです。 | MIT | 日本語ファイルあり | — |
| Frappe HR | 採用から勤怠・休暇・評価・給与まで13モジュールを備えた、オープンソースの統合人事(HR)システムです。 | GPL-3.0 | 多言語対応。日本語翻訳は部分的(給与は国別設定が必要)。 | — |
| OrangeHRM | 企業に必要な機能を網羅した包括的な人事管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| time-to-leave | 勤務時間を記録し、退社時間を通知する勤怠管理アプリです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
導入の進め方
- 今のタイムカード・シフト表・工数表の運用を洗い出し、誰がどこで何を記録しているかを把握する
- 社内のスタッフを裁量労働制対象者とそうでない人に区分し直す
- クライアント先常駐者や撮影同行者が使う出先からの打刻方法を決めて試してみる
- キャンペーン納期前などの繁忙期に、実際の記録がどこまで正確に取れているか確認する
- 締め日の集計結果を給与計算と工数管理の双方に渡す流れを固める
広告代理店・マーケ会社の勤怠管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
裁量労働制を導入していますが、勤怠管理システムは必要ですか。
裁量労働制の対象者であっても、健康管理のために出社・退社の状況を把握しておく必要があります。対象者も非対象者と同じシステムで記録しつつ、集計のルールだけ職種ごとに分けておくと運用しやすくなります。
クライアント先に常駐しているスタッフの勤怠はどう記録すればいいですか。
スマートフォンやタブレットから出先で打刻できる仕組みを使うと、常駐先からそのまま出退勤を記録できます。承認はあとで事務所の担当者が確認する形にしておくと、記入漏れがあってもすぐに気づけます。
フリーランスや外部スタッフの勤務時間も記録する必要がありますか。
雇用契約の社員ではないため勤怠管理の対象には直接なりませんが、案件の稼働時間を把握しておくと採算の確認や次回の発注判断の材料になります。社員とは別枠で記録しておくと管理しやすくなります。
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