広告代理店・マーケ会社の会議の議事録で押さえること
提案会議と進行会議で記録の役割が違う
新規提案のプレゼン前に行う内部会議と、受注後の進行会議では、議事録に残すべきことが異なります。提案会議では企画の方向性や予算感のすり合わせ、進行会議では修正指示や納期、クライアントの一言が重要になります。同じ形式のメモで済ませると、後で見返したときに必要な情報が抜けていることがよくあります。
口頭の修正指示が記録に残らない
クライアントとの打ち合わせでは、企画書を見ながら口頭で修正が入ることが多く、その場でメモを取っていても細かい表現や言い回しまでは追いきれません。後日「言った」「言っていない」になりやすい業務のため、発言そのものを記録に残せるかどうかが、トラブルを避けるうえで大きな差になります。
議事録を書く時間が制作時間を圧迫する
打ち合わせが終わった直後にクリエイティブの作業や次の提案準備に移ることが多く、議事録はどうしても後回しになります。記憶が薄れた状態で書くと内容が粗くなり、結局誰も見返さないまま次の会議を迎えてしまうという悪循環が起きやすい業務です。
工数や費用に関わる決定が記録から漏れる
追加作業の発生や納期変更、見積りに関わるやり取りは、メールではなく会議の場で口頭で決まることが珍しくありません。この部分が議事録に残らないと、後で工数や請求の根拠を説明できなくなり、案件の採算を把握しづらくなります。
会議の議事録のシステムに要る機能
- 会議の録音をアップロードして自動で文字起こしする機能
- 案件名・クライアント名ごとに議事録を整理する機能
- 決定事項・修正指示・ToDoを分けて抜き出す機能
- AIが作った下書きを担当者が確認してから確定させる承認の仕組み
- 確定前の下書きと確定後の議事録を区別して保存する機能
- 過去の議事録を案件名やキーワードで検索する機能
- クライアントに共有できる形式で書き出す機能
- 発言者ごとに記録を分けて誰の発言か分かるようにする機能
どこを何で持つか
クライアントとの打ち合わせ環境は既存のツールでよい
オンラインでの打ち合わせにはZoomやTeamsなど、普段使っている会議ツールをそのまま使えば十分です。画面共有や録画の機能も標準で備わっているため、通話環境自体を専用システムに替える必要はありません。
録音から議事録にする部分は自前で持てる
会議の録音を文字起こしし、下書きを作り、担当者が確認して確定させるという流れは、オープンソースや買い切りのシステムで自社に持つことができます。案件ごとに蓄積した議事録を社内で検索できるようになる点も、クライアントワークが多い業種では役立ちます。
簡単な社内メモは紙・Excelのままでよい
ちょっとした社内の確認や、企画のアイデア出し段階のメモ書きは、これまで通り紙やExcelで十分です。議事録として残す必要があるのは、クライアントの意思決定や修正指示が関わる打ち合わせに絞って考えれば十分です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している会議の議事録向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
会議の議事録に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、会議の議事録に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage AI MOM | 会議の録音をアップすると、同じサーバーのwhisper.cppが文字起こしし、AIが議事録の下書きを作り、人が承認したものだけが確定議事録になるシステムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
導入の進め方
- まずは社内の進行会議など、負担の軽いところから録音とAI下書きを試す
- 慣れてきたら、クライアントとの定例会議や提案後の打ち合わせにも広げる
- 提案会議用・進行会議用など、案件の種類ごとに残すべき項目を決めておく
- 誰が下書きを確認して確定させるか、承認する担当者を決めておく
- 新年度の提案が集中する時期など忙しい時期の前に、運用を社内に定着させておく
広告代理店・マーケ会社の会議の議事録、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
録音を嫌がるクライアントがいる場合はどうすればいいですか
録音の許可が得られない打ち合わせでは、通常どおり手書きやその場でのメモ取りに留めてください。録音・AI下書きの仕組みは、許可が得られた会議にだけ使う運用で問題ありません。
複数人が同時に話す場面でも文字起こしは使えますか
発言が重なる場面では認識の精度が落ちることがあります。重要な決定事項が出る場面では、発言を区切って話すよう心がけると、下書きの精度が上がり確認の手間も減ります。
議事録の最終確認は誰がすべきですか
打ち合わせに出席していたディレクターやプランナーなど、内容を把握している担当者が確認するのが基本です。AIが作った下書きをそのまま確定させず、必ず人が内容を見てから確定する運用にしてください。
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