広告代理店・マーケ会社の予約・受付で押さえること
撮影・ロケの日程調整
撮影やロケ地の確保には、スタジオやロケ地の空き、カメラマン、タレント、ヘアメイクなど複数の関係者の予定をまとめて合わせる必要があります。誰かが先に電話で押さえた予定が共有されず、別の担当者が同じ日に別の案件を入れてしまうことが起こりがちです。
クライアント打ち合わせ・提案面談の受付
来社や訪問での打ち合わせは電話やメールで日程を受けることが多く、担当者の外出や他の予定と重なっていないかをその場で確認しきれないまま仮押さえしてしまうことがあります。提案前の最終確認が近い時期ほど件数が増え、調整の電話も集中します。
スタジオ・会議室・機材の重複防止
撮影用スタジオや応接室、カメラ・照明機材は複数の案件で共用することが多く、空き状況を一枚の予定表や個人の記憶で把握していると、同じ時間帯に二重で押さえてしまいます。誰が何をいつ使うのかを一元で見られる状態にしておくことが欠かせません。
急な変更・キャンセルへの連絡
天候や出演者の都合、クライアント側の事情でロケや打ち合わせの日程は変わりやすく、変更が決まった際にはカメラマンやタレント事務所、クライアントなど関係者全員に漏れなく伝える必要があります。連絡が一人の電話任せになると、変更前の情報のまま現場に出てしまう人が出てきます。
予約・受付のシステムに要る機能
- スタジオ・ロケ地・機材ごとの予約カレンダーと、同時刻の重複を防ぐ排他制御
- 電話・メールで受けた予約内容をその場で入力し、空き状況をすぐ確認できる画面
- 撮影や取材に関わる複数人（カメラマン、タレント、クライアント担当）の予定を並べて表示する機能
- 予約確定・変更・キャンセル時に関係者へメールで知らせる通知機能
- 会議室・応接室の予約状況を一覧で見られる機能
- 案件ごとに関連する予約をまとめて確認できる機能
- 繁忙期（展示会前・新商品発表前など）の予約集中を見える化するアラート
- スマホから現場でも予約状況を確認・入力できる機能
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
タレントのキャスティングや契約管理、大規模なイベント会場の予約などは、キャスティング会社や会場側のシステムに任せたほうが確実です。自社で無理に取り込まず、連携先の仕組みをそのまま使うほうが手間が少なくて済みます。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
社内のスタジオ、会議室、機材、ロケ地の予約カレンダーは自前で持ちやすい部分です。電話で受けた予約をその場で入力し、重複があれば画面上ですぐ分かるようにしておけば、ダブルブッキングはかなり減らせます。
紙・Excelのままでよい部分
一度きりの簡単な社内確認や、急な打ち合わせの時間調整程度であれば、ホワイトボードやExcelの予定表で十分です。無理に全部をシステムに載せる必要はありません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している予約・受付向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
予約・受付に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、予約・受付に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage Reserve | ダブルブッキングを排他ロックで防ぐ、サロン・クリニック・士業向けの予約受付システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Cal.com | あらゆるユーザー向けのスケジューリング基盤を提供するアプリケーションです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| QloApps | ホテル運営を丸ごとオンライン化するオープンソースのホテル管理・予約システムです。PMS・予約エンジン・ホテル公式サイトが1つになっています。 | OSL-3.0 | 多言語対応(PrestaShopベース)。日本語UIの翻訳範囲は導入時に要確認。 | — |
| OpenEMR | 世界で広く使われているオープンソースの電子カルテ（GPL-3.0）。予約・カルテ・請求を扱いますが、日本の保険診療のレセプトには対応していません。 | GPL-3.0 | 多言語対応。日本語翻訳は部分的。 | — |
| MeetingBar | macOSのメニューバーから会議をすぐに確認できるアプリです | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Easy!Appointments | セルフホスト型の予約管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- まずダブルブッキングが起きやすい対象（スタジオ、ロケ地、機材、会議室）を洗い出します。
- 電話やメールで受けた予約は、受けた人がその場でシステムに入力する運用に決めます。
- 展示会や新商品発表前など予定が集中する時期に限定して試しに使ってみます。
- 現場のカメラマンやディレクターもスマホで予約状況を確認できるようにします。
- 運用が固まったら、他の案件・他の拠点にも広げていきます。
広告代理店・マーケ会社の予約・受付、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
撮影やロケの日程はよく変わりますが、変更履歴は残せますか？
はい、予約の変更やキャンセルの履歴を残せる仕組みが一般的です。誰がいつ変更したかが分かるので、関係者への再連絡漏れも防ぎやすくなります。
タレント事務所とのやり取りも同じシステムで管理できますか？
予約システムは社内のスタジオや機材、会議室の日程管理を目的にしたものです。タレントのキャスティングや契約は、専用の業界システムやキャスティング会社の仕組みに任せるのが無難です。
電話で受けた予約をその場で入力するのは難しくないですか？
画面上で空き状況を見ながら入力できる仕組みであれば、電話を受けながらでも確認・入力がしやすくなります。入力担当を決めておくと運用がスムーズです。
広告代理店・マーケ会社の他の業務
他の業種で予約・受付を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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