広告代理店名刺管理｜記者・媒体リストの資産化

広告代理店・マーケ会社の名刺管理で押さえること

展示会・記者発表の後に名刺が一気に増える

展示会や記者発表会、クライアントとの顔合わせでは一度に何十枚もの名刺を受け取ります。その日のうちに整理しないと、名刺入れや紙袋に溜まったままになり、誰のものか、どの案件で会った人かが分からなくなります。

媒体・記者とのつながりが個人の名刺入れに留まる

PR業務では記者やメディア関係者の名刺が重要な資産になります。担当者ごとに名刺入れで管理していると、その担当者が異動や退職をした際に、どの媒体のどの記者と面識があったかが引き継がれず、一から関係を作り直すことになります。

異動・転職が多い業界ゆえの情報の古さ

広告・マーケ業界は人の異動や転職が目立ちます。もらった名刺の肩書きや部署名は数年で変わってしまうことが多く、古い名刺のまま連絡すると失礼になります。取り込んだ後も、誰がいつ確認した情報かが分かる仕組みが必要です。

提案前に「誰を知っているか」を洗い出したい

新規の提案やコンペの前に、社内の誰がその企業やその業界の誰と面識があるかを洗い出す場面があります。名刺が部署や個人ごとに分散していると、この洗い出しに時間がかかり、せっかくの人脈を使えないまま提案を出すことになります。

名刺管理のシステムに要る機能

スマホで名刺を撮影して自動で読み取る
会社名・氏名・部署・役職・電話・メール・媒体名を項目別に整理する
誰が受け取った名刺かを記録し、異動・退職後も会社の台帳として残す
記者・メディア関係者を媒体名や担当分野で絞り込める
読み取った内容の修正・更新履歴を残す
社内の誰がどの会社・どの人物の名刺を持っているか検索できる
名刺の画像そのものも保存して見返せる
AIが読み取った下書きを人が確認してから台帳に反映する

どこを何で持つか

名刺のスキャン・OCR読み取りそのもの

名刺を撮影して文字を読み取る部分は、名刺管理の専用サービスが精度を磨き込んでいます。日常的に大量の名刺をやり取りする営業部門などでは、そうした専用サービスに任せるほうが手間がかかりません。

社内で共有する名刺台帳そのもの

撮影した名刺をAIに下書きさせ、人が内容を確認してから社内の台帳に入れる、という仕組みであれば、オープンソースや買い切りのシステムで十分に持てます。月額の利用料をかけずに、自社のデータとして名刺情報を蓄積できます。

一時的な名刺の仮置き

展示会の会場でもらった名刺をその場で誰のものか分かるようにメモしておく、といった一時的な整理は、紙のメモやExcelのままで構いません。事務所に戻って台帳に取り込む前段階の作業なので、無理にシステム化する必要はありません。

すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）

当社が販売している名刺管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。

AI名刺解析 (kaima)オンプレミス 55,000円（税込）

名刺管理に使えるオープンソース

カタログ2,922件から、名刺管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。

名前	できること	ライセンス	日本語	デモ・購入
Kurage AI Meishi Analysis	スマホで名刺を撮るとAIが12項目を読み取って下書きし、人が承認した分だけ台帳へ入る名刺管理システムです。	MIT	日本語で開発・提供。	触れる / オンプレミス版

導入の進め方

展示会や記者発表会など、名刺が一気に増える場面を思い出し、どの部署の誰が一番名刺を溜め込んでいるかを確認する
溜まっている名刺をスマホで撮影し、AIに下書きさせて一括で取り込む
会社名・部署・役職などの誤読を誰が確認するかを決め、確認済みのものだけ台帳に反映する運用にする
新しく受け取った名刺は、もらったその日のうちに撮影して取り込むルールにする(展示会シーズンなど繁忙期も含めて)
媒体・記者の名刺は媒体名や担当分野で検索できるように整理し、PR担当者間で共有する

広告代理店・マーケ会社の名刺管理、何から手を付けるか一緒に決めます

初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。

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よくあるご質問

名刺をスキャンするだけで、本当に会社の資産になりますか？

撮影して読み取るだけでは下書きの状態です。会社名や部署名など誤読が残りやすい項目を人が確認してから台帳に入れることで、はじめて社内で安心して使える資産になります。

担当者が持っている記者やメディア関係者の名刺まで会社で管理してよいのでしょうか？

業務で受け取った名刺は会社の資産として扱って問題ありません。個人の人脈だからと担当者だけが抱え込むと、異動や退職のときに関係が切れてしまいます。

展示会で一度に何十枚も受け取った名刺は、どう整理すればいいですか？

会場でメモを取り、事務所に戻ったらまとめて撮影して取り込むのがおすすめです。繁忙期だからと後回しにすると、誰からもらった名刺か分からなくなるので、その日のうちに取り込むのが安全です。

広告代理店・マーケ会社の他の業務

勤怠管理タイムカードと紙のシフト表で、締め日の集計に時間を取られている 予約・受付電話予約の聞き取りとダブルブッキングに追われている 会議の議事録会議の議事録づくりに毎回30分以上かかり、結局書かれないまま流れる 問い合わせ対応問い合わせメールを個人の受信箱で受けていて、対応漏れ・二重返信が起きる 顧客管理顧客情報がExcelと個人の記憶に散らばっていて、担当が休むと止まる 請求書発行・集金請求書の作成・送付・入金確認が月末に集中し、回収漏れが怖い

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広告代理店・マーケ会社の名刺管理を、内製化とオープンソースで。