広告代理店のシステム｜案件・工数管理と商圏データ活用を整える

この業種の事務で時間を取られている所

クライアントごとに案件が並行して動くため、見積・発注・進行管理が複雑になりやすく、担当者ごとに工数の記録方法が違うと、どの案件がどれだけ利益を生んでいるか把握しにくくなります。制作物の修正対応や急な差し替えが発生すると、議事録や指示内容の記録が後回しになり、引き継ぎ時に行き違いが生まれることも多いです。

業界の専用ソフトが担う所と、その外側に残る事務

進行管理やタスク管理に対応したプロジェクト管理ツールを使う代理店は増えていますが、それはあくまで案件の進捗を可視化する部分までです。見積から請求書への変換、外部クリエイターへの発注書・支払い管理、顧客情報や名刺の管理、契約書の保管といった事務は専用ソフトの外に残り、担当者の手作業やExcelに頼っているケースをよく見かけます。

制度・決まりで気をつける所

外部のデザイナーやライターに業務を委託する機会が多い業種のため、発注内容や支払期日を明記した発注書を交付し、インボイス制度に対応した適格請求書の有無を外注先ごとに確認しておく必要があります。下請代金の支払いが遅れると取引先との関係に影響するため、発注から支払いまでの記録を残しておくことが大切です。

どの業務から手を付けるとよいか

まず着手したいのは案件・工数管理です。どの案件にどれだけの時間と人員を割いているかが分からないと、利益の出ている仕事と出ていない仕事の判断ができません。工数が整理できたら、請求書発行や顧客管理を合わせて見直すと、クライアント提案に使う商圏・人口データの整備にも手が回りやすくなります。

広告代理店・マーケ会社の業務から選ぶ

勤怠管理タイムカードと紙のシフト表で、締め日の集計に時間を取られている 予約・受付電話予約の聞き取りとダブルブッキングに追われている 会議の議事録会議の議事録づくりに毎回30分以上かかり、結局書かれないまま流れる 問い合わせ対応問い合わせメールを個人の受信箱で受けていて、対応漏れ・二重返信が起きる 顧客管理顧客情報がExcelと個人の記憶に散らばっていて、担当が休むと止まる 請求書発行・集金請求書の作成・送付・入金確認が月末に集中し、回収漏れが怖い 名刺管理もらった名刺が箱に溜まったままで、会社の資産になっていない 社内の情報共有連絡が口頭とLINEと掲示板に分かれ、見た人と見ていない人が生まれる 書類の電子化・文書管理紙の書類とスキャンPDFが混在し、探す時間が積み上がっている 電子契約契約書の郵送・押印の往復で、着手が1週間遅れる マニュアル・手順書作業手順が人によって違い、新人教育のたびに同じ説明をしている 案件・工程管理どの案件がどこまで進んでいるか、担当者に聞かないと分からない 引き継ぎ・属人化対策その人しかできない仕事があり、退職のたびに知識が消える 商圏分析・出店判断出店や営業エリアの判断が、経験と勘に頼ったままになっている 現場記録・作業報告の集約現場からの報告が紙とLINEでばらばらに届き、集計や請求のたびに転記している

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よくあるご質問

案件ごとの工数はなぜそこまで重要なのですか？

広告・制作・PRの仕事は人の作業時間がそのまま原価になるため、案件別に工数を記録しないと、受注金額に対してどれだけの人員を投入したかが分からず、次の見積や提案価格の精度が落ちてしまいます。案件・工数管理を整えることが、利益を守る出発点になります。

商圏・人口データはどこまで自前で出せばよいのですか？

クライアントへの出店提案や広告プランの提案で使うデータは、公開されている人口統計や商圏データを組み合わせれば自社でも用意できます。都度外部に依頼せず社内で商圏分析ができる体制を整えておくと、提案のスピードと独自性で差がつきやすくなります。

外部クリエイターへの発注管理は何に気をつければよいですか？

フリーランスのデザイナーやライターへの外注では、発注書の交付とインボイス制度に対応した適格請求書の確認が必要になります。誰にいつ何を発注し、いつ支払ったかを記録しておくことで、支払い漏れや遅延のトラブルを防げます。

記載のサービス名・製品名は各社の商標または登録商標です。

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