広告代理店・マーケ会社の社内の情報共有で押さえること
クライアントごとのNG情報が担当者止まりになる
競合排除の条件や使ってはいけない表現、過去のクレーム内容などは、担当者の頭の中やメモに残るだけになりやすいです。担当が変わったり代打で入ったりすると、同じ指摘を繰り返してしまい、クライアントの信頼を落とす原因になります。
修正・校正の指示が流れてしまう
クライアントからの修正依頼はLINEやメールで届き、デザイナーや外部カメラマンには口頭で伝わることが多いです。どの指示が最新か分からなくなり、古い版のまま入稿してしまう事故が起きやすい業務です。
外部スタッフとの情報共有が後回しになる
フリーランスのデザイナーやライター、カメラマンは社内の掲示板やチャットに入っていないことが多く、連絡は個別のメールやLINEに頼りがちです。社内で決まったトンマナや進行の変更が、外部メンバーだけ知らないまま作業が進んでしまいます。
繁忙期は掲示板を見る余裕がなくなる
キャンペーン開始前や年度末の予算消化期は、各担当が複数案件を抱えて動き回ります。社内掲示板での告知は後回しにされ、終わってから「知らなかった」と判明する連絡事項が溜まっていきます。
社内の情報共有のシステムに要る機能
- 案件単位でスレッドやチャンネルを分けて会話を残せる
- クライアントごとのNG表現・トンマナを固定ページとして常に参照できる
- 既読・未読が分かり、見ていない人に個別で催促できる
- 校正PDFや入稿データをそのまま貼って共有できる
- 過去のやり取りをキーワード検索で追える
- 外部のフリーランスや協力会社も限定した範囲で招待できる
- スマホから確認でき、外出中の営業や撮影現場からも見られる
- 全社周知と案件ごとの連絡を分けて表示できる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
クライアントとの契約情報や請求、媒体の出稿管理といった数字が絡む部分は、広告業界向けの専用システムや会計ソフトに任せるほうが安全です。情報共有の仕組みとは役割を分けて考え、連携は最小限にとどめます。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
案件ごとの会話、クライアントのNG情報、校正データの受け渡しといった日々の連絡は、社内のチャットやグループウェアに置き換えられます。自社で持てば、外部スタッフの参加範囲や過去ログの検索も自由に設定できます。
紙・Excelのままでよい部分
撮影当日の持ち物チェックや打ち合わせ時のメモ書きなど、その場で使い捨てる確認事項は紙やExcelのままで十分です。残す必要がある内容だけ、後からチャットや掲示板に転記すれば足ります。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している社内の情報共有向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
社内の情報共有に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、社内の情報共有に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage CalDAV | フレームワークを使わない1ファイルのCalDAVサーバーです。スマホの標準カレンダーと同期できます。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Groupware (kvgwc) | 共有レンタルサーバーでも動く、MITライセンスの軽量な社内グループウェア基盤です。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| excalidraw | 手書き風の図面を作成できる仮想ホワイトボードです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Rocket.Chat | ミッションクリティカルな業務に対応するセキュアなコミュニケーションプラットフォームです。 | MIT（一部は別ライセンス） | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Mattermost | ソフトウェア開発ライフサイクル全体を支える安全なコラボレーションプラットフォームです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Nextcloud | データの安全な保管と共有を実現するセルフホスト型のクラウドストレージです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 今、連絡がどこに散っているか(LINE・口頭・掲示板・メール)を案件ごとに洗い出します。
- クライアント単位のNG情報やトンマナをまとめたページを先に作り、全担当が参照する場所を一つに決めます。
- 繁忙期前に外部のフリーランスや協力会社の招待範囲を決め、どこまで見せるかを案件ごとに設定します。
- 小さい案件で試験運用し、校正・修正指示のやり取りを実際に流してみます。
- 問題がなければ全案件に広げ、社内掲示板と個別案件のやり取りを分けて運用します。
広告代理店・マーケ会社の社内の情報共有、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
フリーランスのデザイナーやカメラマンにもアカウントを持たせるべきですか。
進行中の案件だけ見える権限で参加してもらう形が多いです。全社の掲示板までは見せず、担当する案件のやり取りと必要な資料だけに絞ると、情報が外に漏れる心配も抑えられます。
LINEでのやり取りをやめて、すべて新しい仕組みに移せますか。
一度に全部は難しいので、まずはクライアントのNG情報や校正指示など、見落とすと事故につながる連絡だけを移す方法が現実的です。残りは状況を見ながら徐々に移していけます。
既読・未読が分かると、社内の雰囲気が悪くなりませんか。
個人の評価に使うのではなく、重要な連絡が担当者に届いているかを確認する目的で使うと割り切るとよいです。見ていない人への催促も、個別に静かに送れる仕組みを選ぶと負担が少なくなります。
広告代理店・マーケ会社の他の業務
他の業種で社内の情報共有を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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