広告代理店・マーケ会社の案件・工程管理で押さえること
案件ごとに工程と関わる人が多く、全体像が見えにくい
広告・制作・PRの仕事は、企画・デザイン・コピー・入稿・媒体手配など工程が多く、1つの案件に社内の複数担当者と外部のフリーランスが関わります。進行は口頭やチャットでのやり取りに依存しやすく、「あの案件、今どの工程?」と聞かないと分からない状態になりがちです。
校正・修正のやり取りが多く、どの版が最新か分かりにくい
クライアント確認を挟む案件では、デザインやコピーに何度も修正が入ります。修正依頼がメールやチャットに散らばると、どの指摘に対応済みで、どの版が校了かが分からなくなり、入稿直前に古いデータを出してしまう事故につながります。
見積の工数と実際にかかった時間がずれやすい
企画や制作にかかる工数は見積もり段階で正確に読みにくく、実際に動いてみると想定より時間がかかることが多い業種です。案件ごとに実働時間を記録しておかないと、どの案件が割に合っていたのか、次の見積りにどう反映すべきかが分からないまま終わってしまいます。
フリーランスや外注先の進行が見えない
デザイナー、カメラマン、印刷会社など外部スタッフに一部の工程を任せる案件は少なくありません。社内の管理ツールに外部の人を入れていないと、進行確認のためのやり取りが個別のメールや電話に戻ってしまい、全体の進行管理から外部工程だけが抜け落ちます。
案件・工程管理のシステムに要る機能
- 案件ごとにヒアリングから納品・検証までの工程をステータスで管理できる
- 担当者・外注先ごとにタスクを割り当て、締切を設定できる
- 入稿日・公開日・放送日などメディアの締切をカレンダーで管理できる
- デザイン・コピーの修正履歴とバージョンを案件に紐づけて残せる
- 案件ごとの工数・実働時間を入力し、見積りとの差を集計できる
- 外部のフリーランスや外注先にも進行状況を限定的に見せられる
- 企画書・素材データなどのファイルを案件ごとに添付・共有できる
- クライアントごとに進行中の案件一覧を一目で確認できる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
広告媒体への出稿管理やレポーティングは、各媒体の管理画面やDSPなど専用のプラットフォームに任せたほうが確実です。請求書の発行や集金も別の仕組みで動かし、ここでは社内の案件進行の管理に専念する形が業務を混乱させません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
案件ごとの工程ステータス、担当割り、校正履歴、工数の記録は、カンバン形式のタスク管理ツールや買い切りの案件管理システムで十分に持てます。社内と外部スタッフを同じ画面で見られるようにしておくと、確認のための連絡が減ります。
紙・Excelのままでよい部分
企画の初期アイデア出しやラフな構成案、打ち合わせ時のメモ書きは、ツールに入れる手前の段階なので紙やExcelのままで構いません。進行が固まった時点でシステム側の案件として登録すれば十分です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している案件・工程管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
案件・工程管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、案件・工程管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Plane | Planeを日本語で使うための案内。課題・サイクル・モジュール・文書をまとめて管理できます。公式の日本語UIがあり、当社はPlane JP Deployment Kitを公開しています。導入手順、ライセンス、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 公式日本語UIあり。Plane JP Deployment Kitを公開。 | — |
| AppFlowy | AppFlowyを日本語で使うための案内。Notion代替のオープンソース・ワークスペースの日本語対応状況、セルフホストの導入手順、ライセンス、AI機能、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Wekan | Meteorで構築されたオープンソースのカンバンボードアプリケーションです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| OpenProject | 製品やプロジェクト、ポートフォリオを管理するためのオープンソースソフトウェアです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Planka | Trelloの代替になる、自社サーバーで動くカンバン型タスク管理OSS。プロジェクト→ボード→リスト→カードの構造、担当者・ラベル・期限・チェックリスト・添付、リアルタイム反映を備えます。 | PLANKA Community License v1.1（商用ライセンスあり） | 本家同梱の日本語は実測約88%（483キー中56キー未訳）。残り56キーを当社が全訳し planka-jp(github.com/katsushi2441/planka-jp) で公開、本家へPR提案中。 | — |
| leantime | 目標達成に特化した、誰でも使いやすいプロジェクト管理システムです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
導入の進め方
- 今動いている案件をすべて棚上げし、工程(ヒアリング・企画・制作・確認・納品・検証)の区切りを決める
- カンバンボードなどのタスク管理ツールに案件を登録し、工程ごとのステータスと担当者を設定する
- 外注のデザイナーやライターにもアカウントを発行し、該当する工程だけ見える状態にする
- 工数の入力ルールを決めて、案件が終わるごとに見積りとの差を振り返る
- 年度末など出稿が集中する時期の前に小さい案件で試し、本格運用に進める
広告代理店・マーケ会社の案件・工程管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
外注のフリーランスにもツールのアカウントを渡す必要がありますか?
担当する工程だけ見える権限にしておけば、全体のタスク管理ツールに外注先を直接入れても問題ありません。メールでのやり取りが減り、修正依頼の行き違いも少なくなります。
クライアントに進行状況を直接見せてもよいのでしょうか?
社内の細かいタスクまで見せる必要はありませんが、工程の大きな区切り(企画中・制作中・確認中・納品済み)だけを共有用のビューとして見せる運用は、問い合わせの電話やメールを減らす効果があります。
工数の記録はどこまで細かくやるべきですか?
分単位で管理する必要はありませんが、案件ごとに担当者が大まかな時間をその日のうちに入力しておくと、見積りとの差が月末にまとめて見えて、次の提案時の見積り精度が上がります。
広告代理店・マーケ会社の他の業務
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