広告代理店・マーケ会社の引き継ぎ・属人化対策で押さえること
クライアントの好みとNGワードが頭の中にしかない
過去の修正指示、NGな表現、社内の暗黙ルールは、提案書や議事録に残らず担当者の記憶だけで運用されがちです。引き継ぎのときに口頭で伝えきれず、新しい担当者が同じ修正を何度も受けることになり、クライアントからの信頼にも関わります。担当者が変わっても同じ水準で対応できるようにするには、経緯を書面として残しておく必要があります。
外部スタッフの人脈が個人の名刺とスマホに眠る
カメラマン、デザイナー、ライター、声優といった外部スタッフの連絡先や得意分野、過去の発注履歴は、担当者個人のつながりとして持たれていることが多いです。名刺やスマホの中にしか残っていないため、その担当者が辞めると、次の案件で誰に発注すればよいか、どの程度のギャラで頼めるのかが分からなくなります。急ぎの案件ほど、この空白が進行の遅れに直結します。
過去の提案書・見積りが探せない
似た業種のクライアントに出した提案書や、過去の見積りの根拠は、担当者のパソコンの中にしか残っていないことがあります。新しい提案を作るたびにゼロから調べ直すことになり、工数がかさむだけでなく、以前と違う条件で見積りを出してしまい、クライアントに不信感を持たれることもあります。
商圏・人口データの作り方が人によって違う
クライアント提案に使う商圏や人口のデータは、担当者ごとに調べ方や出典、集計の単位がばらばらになりやすい資料です。作り方や根拠が共有されていないと、退職後に同じ水準の提案ができなくなるだけでなく、過去に出した数字と整合性が取れているかも確認できなくなります。
引き継ぎ・属人化対策のシステムに要る機能
- クライアントごとのトンマナ・NGワード・過去の修正経緯を記録する欄
- 外部スタッフ(カメラマン・デザイナー・ライター・声優など)の連絡先・得意分野・発注履歴の一覧
- 過去の提案書・企画書・見積りを検索できる保管場所
- 商圏・人口データの出典や作成手順を残すメモ欄
- 案件ごとの進行状況と担当者の引き継ぎ事項を紐づける機能
- 退職・異動が決まった人の棚卸しチェックリスト
- 記者・媒体関係者など人脈リストの共有範囲を設定できる権限管理
- 誰が最後に更新したか分かる履歴管理
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
広告の効果測定やメディアプランニング、制作の進行管理そのものは、それぞれの専用ソフトが扱う領域です。これらは引き継ぎ対策の対象にせず、既存のツールをそのまま使うほうが現実的です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
クライアントごとの経緯や外部スタッフの名簿、商圏データの作り方といった、社内にしか残っていない知識は、自社で持つ記録の仕組みに向いています。退職者が出るたびに作り直すよりも、引き継ぎ専用の場所に積み重ねたほうが残ります。
紙・Excelのままでよい部分
単発の小さな見積り計算や、個人的な作業メモの段階までシステム化する必要はありません。引き継ぎに関わる情報かどうかを基準に、残す場所を分けるとよいです。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している引き継ぎ・属人化対策向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
引き継ぎ・属人化対策に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、引き継ぎ・属人化対策に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage HR Post | 人ではなく職に記録を紐づけて、業務の属人化を止める職務・目標・引継ぎ管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| AFFiNE | 計画、整理、創造を統合した次世代のナレッジベースです。 | MIT（一部は別ライセンス） | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Outline | 成長するチーム向けの高速で美しいナレッジベースです。 | Business Source License | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Raneto | Markdown形式でドキュメントを管理できるセルフホスト型のナレッジベースです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| NoteDiscovery | セルフホスト型のナレッジベース構築ツールです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| laudspeaker | 顧客エンゲージメントと製品オンボーディングのためのオープンソースプラットフォームです。 | AGPL-3.0（一部は別ライセンス） | 日本語ファイルなし | — |
導入の進め方
- 退職が決まってから慌てるのではなく、案件が始まった時点でクライアントの経緯や外部スタッフの情報を記録する運用を決めます。
- まず、PRの人脈窓口やベテランの営業担当など、特に属人化が進んでいる人から棚卸しを始めます。
- 外部スタッフの連絡先と発注履歴を、個人の名刺やスマホから一つの場所に移します。
- 繁忙期を避けて、少人数の案件チームから試験的に運用を始めます。
- 退職・異動が決まった人向けの引き継ぎチェックリストとして定着させます。
広告代理店・マーケ会社の引き継ぎ・属人化対策、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
担当者が独立してクライアントを持っていってしまうのが心配です。記録を残すとかえって危ないのでは
記録そのものが流出を防ぐわけではありませんが、クライアントの経緯や進行状況が組織として分かる状態にしておくと、担当者が変わってもすぐに対応できます。アクセス権限を分けて、必要な人だけが見られるようにする運用と合わせて考えるとよいです。
フリーランスの人脈は会社の資産にできるのでしょうか
連絡先や過去の発注履歴、得意分野といった情報は会社の記録として残せます。ただし人間関係そのものは個人のものなので、記録と合わせて、担当者が変わる際には直接の顔合わせの機会も作るとよいです。
商圏・人口データは専用ソフトを買うべきですか
提案のたびに使うなら専用ソフトも選択肢ですが、自分たちで出典を決めて作り方を記録しておけば、担当者が変わっても同じ水準の資料を作れます。まずは作り方を残すところから始めても十分です。
広告代理店・マーケ会社の他の業務
他の業種で引き継ぎ・属人化対策を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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