広告代理店・マーケ会社の書類の電子化・文書管理で押さえること
案件単位で発生する書類の分散
見積書や発注書、契約書、クリエイティブの校正紙、媒体資料などが案件ごとに発生します。担当者のメールやPC、紙のファイルにそれぞれ保管され、別の担当者が引き継ぐ際や経理が請求処理で確認する際に、どこにあるか分からなくなることがよくあります。
提案資料に使った外部データの保管
クライアント提案では、商圏や人口統計などの外部データを引用した資料を作ることがあります。提案後にそのデータの出典や元ファイルを探し直す場面が多く、使った資料と提案書をひとまとめに保管しておけると、次の提案の下地にもなります。
契約・発注の控えが紙とPDFに混在
クライアントとの契約書、外部スタッフやフリーランスへの発注書は、郵送でもらう紙の原本とメールで届くPDFが混在しやすい分野です。更新時期や支払い条件を確認したいときに、紙を探すか過去メールを検索するかで時間がかかります。
校正紙・デザインデータの版の管理
制作物は修正が重なるため、どの版をクライアントが承認したかを示す校正紙やメールのやり取りが残っていないと、後から言った言わないのトラブルにつながります。承認済みの版と承認前の版を区別して保管しておく必要があります。
書類の電子化・文書管理のシステムに要る機能
- OCRによる全文検索(契約書・見積書の文字をそのまま検索)
- 案件名・クライアント名でのタグ付け
- クライアント別のフォルダ・アクセス権限設定
- スマホ撮影した紙書類の取り込み
- 校正紙・デザインデータの版数管理
- 外部データ・提案資料の保管と紐づけ
- 保存期限・契約更新時期のリマインド
- 複数デバイス間でのファイル受け渡し
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
入稿管理や請求書発行と連動する会計ソフト、電子契約サービスでのやり取りは、それぞれの専用サービスに任せるほうが安全です。ここで扱うのは、それらのやり取りで発生した書類を後からまとめて保管・検索できるようにする部分です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
スキャンした契約書や見積書の索引化・検索はpaperless-ngxのような文書管理システムで、案件ごとのフォルダ共有やファイル受け渡しはownCloudやlocalsend、PairDropのようなツールで持つことができます。日々の簡単な控えやメモはKurage Memoのような買い切りの軽いシステムでも十分です。
紙・Excelのままでよい部分
社内だけで使う簡単な確認メモや、一時的な見積の下書きは、わざわざシステムに載せなくても紙やExcelのままで構いません。クライアントに提出する書類や契約に関わるものだけを電子化の対象にすれば、作業の手間を増やさずに済みます。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している書類の電子化・文書管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
書類の電子化・文書管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、書類の電子化・文書管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| localsend | 異なるデバイス間でファイルを送受信できるオープンソースのクロスプラットフォームアプリです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| paperless-ngx | スキャン、索引作成、アーカイブが可能な文書管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| filebrowser | 指定したディレクトリ内のファイルをブラウザ上で管理できるファイルマネージャーです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| PairDrop | セットアップや会員登録不要でファイルを送受信できるクロスプラットフォームツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| ownCloud | ファイル共有や同期機能を提供するownCloudのウェブサーバーコアです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| onionshare | Torネットワークを利用して安全かつ匿名にファイル共有やWebサイト公開ができるツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 今ある紙書類とPDFをクライアント別・案件別に仕分ける(提案シーズン前の落ち着いた時期に行うと負担が少ない)
- 契約書・発注書・見積書など、残す必要がある書類の種類を決める
- スキャンと取り込みのルールを決める(原本の保管場所、スキャン担当者)
- フォルダ構成とタグ付けのルールを営業・制作・経理で揃える
- クライアントとの契約終了後の保管・削除のタイミングを決めておく
広告代理店・マーケ会社の書類の電子化・文書管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
クライアントに提出した提案書や資料は、いつまで保管すればよいですか。
明確な決まりはありませんが、契約期間中はいつでも参照できるよう残し、契約終了後も一定期間は確認できる状態にしておくと、追加提案や更新の相談があった際に対応しやすくなります。
紙の原本はスキャン後に処分してよいですか。
契約書など原本性が問われる書類は、取引先との取り決めや社内規程を確認したうえで判断してください。見積書や社内用の控えであれば、スキャン後に処分しても業務上の支障は少ないことが多いです。
デザインの校正紙はどこまで残す必要がありますか。
クライアントが最終承認した版と、そのやり取りの記録は残しておくと安心です。途中の修正版まで全て保管する必要はなく、承認の経緯が追えるものを優先して残すとかさばりません。
広告代理店・マーケ会社の他の業務
他の業種で書類の電子化・文書管理を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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