広告代理店・マーケ会社の電子契約で押さえること
コンペ前の秘密保持契約を素早く結ぶ必要
新しいクライアントの提案やコンペに参加する際、提案資料を見せる前に秘密保持契約を結ぶ場面が多くあります。コンペの告知から提出まで日程が詰まっていることが多く、郵送で押印を待っていると資料作成に使える時間が削られてしまいます。
外注先ごとに契約書が増えていく
撮影やデザイン、ライティングといった業務をデザイナー、カメラマン、ライター、編集者といった個人の外注先に依頼することが多く、案件が重なるほど締結すべき契約書の本数も増えます。郵送だと一件ごとに封筒や切手代がかかり、相手の手元に届くまでの時間も積み重なります。
クライアントごとに契約の形式が違う
大手企業は自社指定の電子契約サービスを使うよう求めてくることがあれば、紙の原本を要求してくる担当者もいます。媒体の出稿に関わる取引条件書など、1社ごとに書式も押印の運用も異なるため、社内で統一したやり方を決めておかないと窓口の担当者が都度判断に迷うことになります。
決裁者が外出していて承認が止まる
プロデューサーやアカウントエグゼクティブはクライアント先への訪問や撮影の立ち会いで社外にいる時間が長く、契約書の押印だけのために出社してもらうのは現実的ではありません。承認が止まったまま着手予定日が近づき、スケジュールにしわが寄ることもよくあります。
電子契約のシステムに要る機能
- 秘密保持契約・業務委託契約など文書種別ごとのひな形管理
- クライアント・外注先・媒体社など相手先別の署名ルート設定
- 外出先からスマートフォンで確認・押印できる仕組み
- 案件ごとに契約の未署名・差し戻しが分かる一覧表示
- プロデューサーから上長までの社内承認順序の設定
- 契約書と見積書・発注書をひも付けて保管
- 年間契約や自動更新の期限が近づいたときの通知
- 外注先が初めてでも迷わない署名画面の分かりやすさ
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
大手クライアントや官公庁からの案件で、相手が指定する電子契約サービスの利用を求められる場合は、その指定に合わせるのが確実です。社内の都合で別のシステムに統一しようとすると、相手側の社内規定に合わず再提出を求められることがあります。相手指定のサービスがある契約はそちらに乗り、自社が主導できる契約だけを自前の仕組みに乗せる、という線引きが現実的です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
外注先との業務委託契約や秘密保持契約のように、自社とフリーランスや制作会社との間だけで完結する契約は、セルフホストの電子署名システムで十分対応できます。件数が多く相手も多様な分、月額課金のサービスだと費用が膨らみやすいため、自社で管理できる仕組みに移す価値があります。
紙・Excelのままでよい部分
社内で確認のためだけに回す覚書や、金額の小さい単発の制作依頼など、法的な効力をそこまで厳密に求めない簡易な確認書は、これまで通りメールやExcelでの確認でも支障はありません。すべてを電子契約に乗せる必要はなく、相手との関係や契約の重みに応じて選ぶのが実務的です。
電子契約に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、電子契約に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| DocuSeal | PDFフォームの作成、入力依頼、電子署名をセルフホストできるオープンソース電子署名システムです。 | AGPL-3.0 | 署名フォームは日本語化可能。管理画面は導入時の確認が必要。 | — |
| Documenso | 電子署名による文書へのサインを管理できるオープンソースのアプリケーションです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| OpenSign | DocuSignの代替となるオープンソースの電子署名プラットフォームです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルなし | — |
| system-designer | システム構築のためのローコード開発プラットフォームです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルなし | — |
| GpgFrontend | GnuPGとRust製のバックエンドを切り替え可能な、モダンなOpenPGPツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルなし | — |
| jsignpdf | クロスプラットフォームで動作するPDF電子署名ツールです。 | LGPL-2.1 | 日本語ファイルなし | — |
導入の進め方
- まず件数が多い外注先との業務委託契約・秘密保持契約から電子化を始めます。効果が見えやすく、外注先の協力も得やすい範囲です。
- クライアントとの契約や媒体社との取引条件書は、相手の意向を確認しながら段階的に切り替えます。相手指定のサービスがある場合はそれに合わせます。
- プロデューサーから部門長までの社内承認の順番を、紙の時の押印順に合わせて設定します。
- 新規クライアントのコンペや提案が増える時期の前に、秘密保持契約の雛形を整えて外注先にも案内しておきます。
- 運用が始まったら、契約書の保管先と検索方法を決めて、過去の契約をすぐ見返せる状態にします。
広告代理店・マーケ会社の電子契約、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
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クライアントが紙の契約書を求めてきた場合はどうすればいいですか。
電子契約と紙の契約は無理に一本化しなくても構いません。相手が紙を希望する契約だけ従来どおり郵送や訪問での押印にして、自社や外注先との契約を中心に電子化すれば、負担の大きい部分だけを減らせます。
フリーランスの外注先は電子契約の操作に慣れていないのでは。
多くの電子契約システムは、相手側がアカウント登録をせずメールのリンクから内容を確認して署名できる仕組みになっています。外注先に特別な準備を求めずに済むため、撮影や制作の合間でもスマートフォンから短時間で署名を終えられます。
コンペ前の秘密保持契約のように急ぎの契約にも対応できますか。
電子契約であれば、資料を送る直前でも依頼から数十分で署名が完了することがあります。郵送や訪問での押印を待つ必要がなくなるため、コンペの告知から提出までの短い日程でも提案準備に時間を使えます。
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