広告代理店・マーケ会社のマニュアル・手順書で押さえること
提案書づくりの"型"が担当者ごとに違う
クライアント提案では、商圏データや人口動向、競合の出稿状況など参照する資料が多くあります。提案書の構成や根拠データの出典、見せ方が担当者ごとに違うと、新人は何を揃えればよいかわからず、先輩に聞くたびに同じ説明が発生します。提案の型と使う資料の出し方をマニュアル化しておくと、提案品質のばらつきを抑えられます。
制作進行のチェック順番が口頭伝承になりやすい
デザイン・コピーのすり合わせ、入稿前の色校正、クライアントへの確認順番など、制作進行には細かいチェック項目が多くあります。これらが特定の社員の頭の中にしかないと、入稿ミスや確認漏れが起きやすく、問題が起きるたびに同じ注意を繰り返すことになります。進行の順番と確認ポイントを手順として残しておくことが大切です。
PR・イベント運営は当日の動線まで書き残す必要がある
記者発表会やイベント運営では、メディアリストの扱い、当日の受付・進行順、トラブル時の連絡先など、現場でしか分からない動きが多くあります。経験者が不在でも同じ水準で運営できるよう、準備から当日の時間の流れに沿って手順を残しておくと、急な担当変更にも対応しやすくなります。
新人・外部スタッフへの説明が属人化しやすい
フリーランスのデザイナーやライター、中途入社の社員が加わるたびに、社内ルールや業界用語を一から口頭で説明することになります。用語集や業務フローを文書にしておけば、説明の手間が減り、担当者が変わっても提案や制作の品質を保ちやすくなります。
マニュアル・手順書のシステムに要る機能
- 提案書・企画書のひな形と、使う商圏・人口データの出典を紐づけて管理
- 制作進行(デザイン→コピー→入稿→校正)のチェックリストをひな形として呼び出せる
- PR・イベント当日の進行表・タイムラインをテンプレート化して使い回せる
- 業界用語・略語集を検索して調べられる
- 新人向けのOJT用マニュアルと、経験者向けの簡易版を分けて置ける
- 手順書の改訂日・変更内容を履歴として残せる
- クライアント別の例外ルールを、基本手順と分けて記録できる
- 外部スタッフに見せてよい範囲だけを区分して共有できる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
デザインや入稿データそのものの管理はAdobe Creative Cloudなど制作専用のツールに任せ、メディアへの一斉配信が必要な場合はPR配信サービスを使うのが向いています。マニュアルの中では、それらのツールをどの手順で使うかだけを書けば十分です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
提案書の型、制作進行のチェック順、PR当日の動線、業界用語集といった社内の手順書そのものは、自社で持って検索できるようにしておくと、新人や外部スタッフがその場で調べられます。メモ系のオープンソースツールや、社内向けのAIチャットボットに手順書を読み込ませておくと、聞かれるたびに説明する手間が減ります。
紙・Excelのままでよい部分
イベント当日に配る進行表や、現場でその場で書き込むチェックシートは、印刷して使うExcelのままで差し支えありません。確定した型をマニュアルから出力し、当日用だけ紙で運用する形が現実的です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売しているマニュアル・手順書向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
マニュアル・手順書に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、マニュアル・手順書に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage Architect | 会話から実装可能なシステム設計書を作る、ローカルLLM対応の対話型設計スタジオです。 | MIT | 日本語対話と日本語設計書に対応。 | 触れる |
| Kurage Memo | 本文の1行目がそのままタイトルになる、1ファイルPHPのメモ帳です。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| AFFiNE | 計画、整理、創造を統合した次世代のナレッジベースです。 | MIT（一部は別ライセンス） | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Memos | 思いついた内容をすばやく記録し、自社で管理できるオープンソースのノート作成アプリです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Joplin | プライバシーを重視し、複数の端末で同期して使えるノート作成アプリです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| SiYuan | 人間とAIエージェントが協調して作業を行う、プライバシー重視のセルフホスト型知識管理ワークスペースです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
導入の進め方
- 繁忙期前に、提案・制作・PR運営それぞれの手順をベテラン社員にヒアリングして洗い出す
- 業務ごとに手順書を分け、商圏・人口データの出典や制作進行のチェック順番など、よく聞かれる部分から文書化する
- 新人向けのOJT用と、外部スタッフに見せてよい範囲を分けてまとめる
- 案件終了後の振り返りや担当者変更のタイミングで、手順書を見直して更新する
- 検索しやすい場所に置き、新人や外部スタッフが自分で調べられる状態にする
広告代理店・マーケ会社のマニュアル・手順書、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
マニュアルを作っても更新が追いつきません。どうすればよいですか？
担当者変更のタイミングや案件終了後の振り返り時など、更新するタイミングをあらかじめ決めておくと、特定の人の負担に集中せず続けやすくなります。
クライアントごとにルールが違います。全部書くと量が膨大になりませんか？
共通の基本フローとクライアント別の例外ルールを分けて書くと、量を抑えられます。基本の手順はマニュアルに、例外だけを案件ごとのメモに残す形がよく見られます。
フリーランスの外部スタッフにもマニュアルを見せてよいのでしょうか？
社外秘情報を含む部分は分けておき、進行ルールや用語集など共有して問題ない範囲だけを外部スタッフ向けに公開するやり方がよく見られます。
広告代理店・マーケ会社の他の業務
他の業種でマニュアル・手順書を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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