自動車整備工場の請求書発行・集金で押さえること
窓口精算と掛け取引が混ざる
車検や整備は引き渡し時に現金やカードで精算する一回限りの客が多い一方、社用車や営業車を抱える法人顧客は毎月まとめて請求書を送る掛け取引になります。同じ工場の中に即時精算と後日請求が混在するため、請求書を作る対象をどこで切り分けるかが最初の悩みになります。
板金・事故修理は請求先が二つに分かれる
保険を使った事故修理では、査定が確定するまで請求額が決まりません。査定後は車両所有者の自己負担分と保険会社の支払い分に分かれることが多く、同じ修理でも請求書を二本立てで作る必要が出てきます。査定連絡が遅れると請求書の発行も遅れます。
整備士からの連絡ズレが請求を遅らせる
追加の部品交換や作業が現場で決まった場合、整備士から事務所への連絡が口頭やメモにとどまると、金額の確定が後回しになります。車両を引き渡した後に請求額を調整すると、請求書の送付自体が遅れ、月末の締め作業にまとめて持ち込まれる原因になります。
次回車検の時期と請求のタイミングが重なる
車検は満了日が決まっているため、満了が近い顧客への請求と次回入庫の案内が同じ時期に発生します。請求書の発行作業に次回車検の案内を一言添えるかどうかで、事務所の作業負担や顧客への印象が変わってきます。
請求書発行・集金のシステムに要る機能
- 車検・整備・板金など作業区分ごとに金額を分けて請求書に記載できる
- 事故修理で顧客負担分と保険会社負担分を別の請求書として発行できる
- 工賃表や部品単価をもとにした見積金額をそのまま請求書に反映できる
- 社用車・リース車両など複数台をまとめた法人向けの月締め請求書を作れる
- 車検満了日を基準に請求書の発行時期を管理できる
- 現金・カード・銀行振込・保険会社からの支払いを請求書ごとに消し込める
- 未収金が残っている顧客や車両を一覧で確認できる
- 請求書発行時に次回車検の時期を案内文として添えられる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
車検の予約状況や整備記録、部品の在庫・発注、保険会社とのやり取りなど、整備業界特有の実務は専門性が高く、業界の専用ソフトに任せたほうが安定します。工賃表の管理や法定点検項目との連動もこうしたソフトの領域です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
請求書のPDF発行や送付、入金の消込、未収金の一覧化といった、どの業種でも共通する請求・集金の部分は、オープンソースや買い切りのシステムで十分に持てます。車検・整備・板金の金額区分や法人向けの月締め請求も、項目を分けて入力すれば対応できます。
紙・Excelのままでよい部分
月末に発行した請求書の最終チェックや、得意先ごとの支払いサイトの確認、保険会社とのやり取りの経緯メモなどは、担当者の手元でExcelや紙の控えを使ったほうがかえって扱いやすい部分です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している請求書発行・集金向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
請求書発行・集金に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、請求書発行・集金に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage Billing | 請求書をPDFで発行し、専用URLをメールで送って銀行振込やPayPalで支払ってもらうシステムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage PayLink | 注文を受けると請求書PDFが発行され、そのまま銀行振込やPayPalで決済まで進むページです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Send Invoice | 領収書のPDFを発行し、ダウンロード用のURLをメールで送るシステムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| odoo | ビジネスの成長を支援するためのオープンソースERPアプリケーションです。 | LGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Firefly III | 個人の財務管理および予算策定を行うためのマネジメントツールです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Akaunting | オンラインで利用可能な会計管理ソフトウェアです。 | Business Source License | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- まず整備士から事務所への追加作業・部品代の連絡方法を決める(作業完了メモをいつ事務所に渡すか)
- 車検・整備・板金それぞれの金額区分を請求書のフォーマットに落とし込む
- 法人・リース顧客ごとの請求締め日と支払いサイトを一覧化し、月末への集中を分散できないか検討する
- 板金・事故修理での請求先分割(顧客負担分/保険会社負担分)の発行ルールを決める
- 繁忙期(決算期前後の法人車検が集中する時期)を想定して試験運用し、入金消込と未収リストの確認を月次の定例作業に組み込む
自動車整備工場の請求書発行・集金、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
保険会社向けの請求書とお客様向けの請求書を同時に出すことは可能ですか？
可能です。板金・事故修理では査定後に顧客負担分と保険会社負担分が分かれることが多く、金額を分けて別々に発行する運用がよく行われます。査定確定の連絡が来てから請求書を作る流れにしておくと二重修正が減ります。
車検や整備の窓口精算分までシステムで管理する必要がありますか？
窓口で現金やカードで即時精算する分は必ずしもシステム化しなくても構いません。法人やリース車両などの掛け取引、後日請求になる分だけを対象にすると導入の負担が小さくなります。
次回車検の案内と請求書発行を一緒に扱えますか？
請求書発行のタイミングで次回車検の時期を一言添える運用はよく行われます。ただし入庫予約そのものの管理や顧客ごとの履歴は別の仕組みで持つほうが整理しやすくなります。
自動車整備工場の他の業務
他の業種で請求書発行・集金を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
記載のサービス名・製品名は各社の商標または登録商標です。本ページは当社が独自にまとめた情報であり、各提供元が監修するものではありません。
