自動車整備工場システム｜車検・整備・板金の事務を整える

車検案内と予約確認に時間を取られる

車検満了日が近づいた顧客への案内状の作成や電話連絡、入庫日の調整は、件数が増えるほど手間がかかります。代車の手配や引き取り・納車の時間調整も重なり、受付担当が電話対応に追われがちです。顧客台帳から満了日を拾い出す作業が属人的になっていると、案内漏れが再来率の低下につながることもあります。

専用ソフトが担う所、その外側に残る事務

車検見積りや整備記録の作成、部品の発注は業界の専用ソフト（デンソー系やブロードリーフ系など）が対応します。一方で、顧客への案内文の作成、板金修理の保険会社とのやり取り、工程ごとの進捗共有、現場スタッフからの作業報告の取りまとめは、専用ソフトの外側に残りやすく、紙やメモ、口頭での伝達に頼りがちです。

車検証の記載事項と保安基準に関わる確認

車検整備では、車検証の記載事項と現車の状態を照合する作業が欠かせません。板金修理では保険会社への見積り提出や損害状況の記録が必要になります。整備記録簿の保管や保安基準に適合しない整備を行わないことなど、確認を怠ると顧客とのトラブルにつながる部分なので、事務の仕組みに落とし込んでおくことが大切です。

まず手を付けるなら予約と顧客管理から

車検の入庫予約と顧客車両の履歴管理を仕組み化すると、次回車検の案内が自動的に回るようになり、受付の手間も減ります。そのうえで、現場の作業報告の集約や社内の情報共有を整えると、板金や整備の工程管理もスムーズになります。請求書発行や在庫・発注は、その後で見直すとよい部分です。

自動車整備工場の業務から選ぶ

勤怠管理タイムカードと紙のシフト表で、締め日の集計に時間を取られている 予約・受付電話予約の聞き取りとダブルブッキングに追われている 会議の議事録会議の議事録づくりに毎回30分以上かかり、結局書かれないまま流れる 問い合わせ対応問い合わせメールを個人の受信箱で受けていて、対応漏れ・二重返信が起きる 顧客管理顧客情報がExcelと個人の記憶に散らばっていて、担当が休むと止まる 請求書発行・集金請求書の作成・送付・入金確認が月末に集中し、回収漏れが怖い 社内の情報共有連絡が口頭とLINEと掲示板に分かれ、見た人と見ていない人が生まれる 書類の電子化・文書管理紙の書類とスキャンPDFが混在し、探す時間が積み上がっている 電子契約契約書の郵送・押印の往復で、着手が1週間遅れる マニュアル・手順書作業手順が人によって違い、新人教育のたびに同じ説明をしている 案件・工程管理どの案件がどこまで進んでいるか、担当者に聞かないと分からない 在庫・発注在庫はExcel台帳で、欠品と過剰在庫が同時に起きる 引き継ぎ・属人化対策その人しかできない仕事があり、退職のたびに知識が消える 商圏分析・出店判断出店や営業エリアの判断が、経験と勘に頼ったままになっている 現場記録・作業報告の集約現場からの報告が紙とLINEでばらばらに届き、集計や請求のたびに転記している

よくあるご質問

車検予約の仕組みを整えると、具体的に何が変わりますか。

顧客台帳と車検満了日を結び付けておくと、案内状の送付やリマインド連絡を決まったタイミングで行えるようになります。受付担当が満了日を個別に確認する手間が減り、入庫件数の波も事前につかみやすくなります。

板金と整備で事務の進め方はどう違いますか。

整備は専用ソフトで記録や見積りを作りやすい一方、板金は保険会社とのやり取りや損害状況の記録、修理完了までの工程管理が加わります。工程の進み具合を社内で共有する仕組みがないと、顧客への納期連絡が遅れがちになります。

現場の作業報告はどのようにまとめるとよいですか。

整備士がその場でメモした内容や口頭での報告を、後からまとめて入力する運用だと記録が抜けやすくなります。作業の区切りごとに記録する習慣と、誰でも確認できる形で残す仕組みを組み合わせることをよく伺います。

記載のサービス名・製品名は各社の商標または登録商標です。

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