自動車整備工場の顧客管理で押さえること
車両台帳と車検満了日の管理
車台番号、型式、年式、ナンバー、車検満了日を車両ごとに一枚の台帳でまとめておくと、入庫の問い合わせを受けた時点で履歴がすぐ出てきます。車検満了日は顧客の生活サイクルに合わせて一台ごとにずれるため、台帳で一覧できないと案内の送り忘れが起きやすくなります。
整備・板金履歴の蓄積
交換した部品、作業日、板金の修理範囲、次回に点検しておきたい箇所を車両ごとに積み重ねておくと、次に入庫した整備士が過去の作業を踏まえて点検できます。口頭やメモで引き継いでいた内容を記録に残すだけで、担当が変わっても整備の質が落ちにくくなります。
次回車検案内の仕組み化
車検満了日の数か月前に案内はがきや電話を出す運用を決めておくと、顧客が他の整備工場に流れる前に接触できます。案内の対象抽出を人の手でExcelから探すのではなく、満了日を起点に自動で抽出できるようにしておくと、担当者の忙しさに関係なく毎月同じ精度で案内が出せます。
担当者不在でも分かる顧客情報
どの顧客が何台所有し、代車をいつ借りているか、保険はどこと契約しているかが個人の記憶に依存していると、担当が休んだ日に電話を受けた人が答えられません。基本情報と来店履歴を誰でも見られる状態にしておくことが、日常の電話対応を止めないための土台になります。
顧客管理のシステムに要る機能
- 車台番号・型式・年式・ナンバーでの車両台帳管理
- 車検満了日を起点にした案内対象の自動抽出
- 整備・板金の作業履歴を車両ごとに記録
- 自賠責・任意保険の加入状況の記録
- 代車の貸出・返却履歴の管理
- 複数台所有や法人の社用車をまとめて管理
- 下取り・買い替え時の旧オーナー情報の引き継ぎ
- 来店・入庫回数や取引経過の一覧表示
どこを何で持つか
業界の専用ソフトに任せたほうがよい部分
車検証の読み取りや重量税・自賠責の計算、24か月点検記録簿の作成など法定の整備記録に関わる部分は、車検システムなど業界の専用ソフトの精度に頼ったほうが安全です。保安基準に関わる判定はそうしたソフトの範囲として扱い、顧客管理側では車両の基本情報と満了日だけを持てば十分です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
顧客の基本情報、車両台帳、整備・板金の履歴、次回車検案内のタイミング管理は、専用ソフトに縛られない部分なので自社で持つ価値があります。見積りや商談の経過を残しておけば、担当が変わっても同じ説明を顧客にさせずに済みます。
紙・Excelのままでよい部分
代車の鍵の受け渡しメモや、入庫時の一時的な作業指示書など、その日のうちに完結する記録は紙のままでも困りません。顧客台帳のように後から何度も参照するものと、その場で使い切るメモは分けて考えると無理なく運用できます。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している顧客管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
顧客管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、顧客管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| EspoCRM | EspoCRMを日本語で使うための案内。顧客、商談、活動、メール、ワークフローを自社サーバーで管理できます。日本語UIは公式配布に収録。導入手順、ライセンス、項目追加のカスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 公式配布に日本語UIを収録。 | 触れる |
| Krayin CRM | Krayin CRMを日本語で使うための案内。当社が2,066キーを日本語化して本家へ提出しました。Laravel製で顧客・リード・商談・活動を管理できます。導入手順、ライセンス、カスタマイズ相談まで。 | MIT | Kurageが2,066キーを日本語化し本家へ提出。 | 触れる |
| Kurage AI Meishi Analysis | スマホで名刺を撮るとAIが12項目を読み取って下書きし、人が承認した分だけ台帳へ入る名刺管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage CRM Agent | 日報を投げるとAIが顧客記録の下書きを作り、人が承認した分だけ台帳に入るCRMです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Deal Desk | 顧客のメールアドレスごとに、商談をAIに相談し、記録を残し、かんばんで状況を管理する案件管理・商談管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Twenty | AI向けに設計されたSalesforceのオープンソース代替CRMです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | 触れる |
導入の進め方
- 今あるExcelや紙の顧客台帳から、車台番号・ナンバー・車検満了日だけを先にシステムへ移す
- 次回車検の案内を誰がいつ送るか、送付のタイミングと担当者を決めておく
- これから入庫する車両から、整備士が作業内容を記録に残す運用に切り替える
- 事務スタッフが整備士の休みの日でも顧客情報を検索できる状態か確かめる
- 車検が集中しやすい時期を迎える前に、案内の抽出漏れがないか一度見直す
自動車整備工場の顧客管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
車検証や整備記録簿のデータをそのままシステムに移せますか
車検証や記録簿をスキャンして自動で読み込む仕組みは専用ソフト側に用意されていることが多く、顧客管理システムでは車台番号や満了日などを手入力か簡単な一覧貼り付けで登録するのが基本になります。最初は満了日が近い車両から優先して入力すると、案内の抜けを防げます。
次回車検の案内はどのくらい前に送ればいいですか
決まった基準はありませんが、満了日の数か月前に一度、直前にもう一度案内する工場が多いです。満了日を起点に対象を自動で抽出できるようにしておけば、送るタイミング自体はどのように決めても運用しやすくなります。
板金や保険会社とのやり取りも顧客管理に残すべきですか
保険会社とのやり取りの詳細まで残す必要はありませんが、どの保険で修理したか、代車をいつ借りたかという事実だけは車両ごとに残しておくと、後日の問い合わせや次回入庫時の説明がスムーズになります。
自動車整備工場の他の業務
他の業種で顧客管理を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
記載のサービス名・製品名は各社の商標または登録商標です。本ページは当社が独自にまとめた情報であり、各提供元が監修するものではありません。
