自動車整備工場の会議の議事録で押さえること
朝礼で交わす入庫車両と担当の割り振り
当日入ってくる車両、車検・整備・板金のどの作業か、どの整備士が担当するかはホワイトボードで共有されがちですが、終わると消えてしまいます。誰がいつまでに何をするかという申し合わせだけでも議事録に残すと、フロントが顧客に答えるときの食い違いが減ります。
車検案内・次回入庫の相談を言った言わないにしない
次回車検の案内方法や、代車の手配、入庫時期の調整などはフロント同士の打ち合わせで決まることが多く、担当が変わると引き継がれません。決めた内容と決めた日を議事録に残しておくと、担当者が替わっても顧客対応がぶれません。
板金・保険会社とのやり取りを記録に残す
事故車の修理方針や部品調達、保険会社の担当者と話した内容は電話やオンライン会議で進みがちです。言った内容が記録になっていないと、見積りの食い違いが起きたときに確認する手段がありません。打ち合わせの要点だけでも残しておく価値があります。
月次の経営会議・資格者が集まる会議
工場長と整備士、フロントが集まる月次会議では、設備投資や人員配置、資格者の配置といった決定が行われますが、現場が忙しく議事録係が固定されないまま終わることが多いです。決定事項だけを確定させる運用にすると続きやすくなります。
会議の議事録のシステムに要る機能
- 会議の録音をアップロードするだけで文字起こしと議事録の下書きを作る
- 朝礼・経営会議・保険会社との打ち合わせなど会議の種類ごとに保存先を分けられる
- 下書きを人が確認して承認したものだけを確定議事録にできる
- 車両番号や顧客名、整備士名で過去の議事録を検索できる
- 油や汚れで手が使えない現場向けに、録音だけ現場で済ませ事務所でアップロードできる
- 決定事項と担当者、期限をまとめて一覧で残せる
- 社内の同じサーバーで処理するため、顧客や車両の情報が外部に出ない
- 過去の会議で決めた申し合わせを後から検索して確認できる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
車検の入庫予約そのものや点検記録、保険会社への見積り提出といった業務は、車検証や点検項目と連動した整備業界向けの専用ソフトに任せたほうが安全です。議事録システムにこれらを持たせる必要はありません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
朝礼、車検案内の打ち合わせ、板金・保険会社との会議、月次の経営会議といった会議の録音を文字にして議事録として残す部分は、OSSや買い切りのシステムで十分です。録音をアップロードし、人が確認して確定させるだけの単純な仕組みで回ります。
紙・Excelのままでよい部分
その日の入庫車両とリフトの割り振りをホワイトボードに書いて現場で共有する運用は、紙やボードのままで構いません。議事録に残すのは、申し合わせた変更点や決定事項だけで十分です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している会議の議事録向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
会議の議事録に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、会議の議事録に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage AI MOM | 会議の録音をアップすると、同じサーバーのwhisper.cppが文字起こしし、AIが議事録の下書きを作り、人が承認したものだけが確定議事録になるシステムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
導入の進め方
- まず朝礼だけ試す。入庫車両の確認と担当割りを録音し、議事録にしてみる
- 次に板金・事故車の打ち合わせなど保険会社が絡む会議に対象を広げる
- 車検切替で入庫が増える時期は会議の数も増えるため、その時期の前に運用を固めておく
- 整備士・フロント・事務所それぞれで誰が承認するかを決める
- 月次の経営会議や資格者が集まる会議は、別の保存先にして現場の記録と混ざらないようにする
自動車整備工場の会議の議事録、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
油で手が汚れていてスマホを触れない現場でも使えますか。
録音はボイスレコーダーやスマホのボイスメモで構いません。会議が終わってから事務所でアップロードする運用にすれば、現場で画面を操作する必要はありません。
保険会社や顧客の名前が入った録音を残しても大丈夫ですか。
文字起こしと保管を同じサーバーの中で行う仕組みを選べば、車両や顧客の情報を外部のクラウドに預けずに社内だけで運用できます。
朝礼のような短い打ち合わせまで議事録にする必要がありますか。
全文を残す必要はありません。当日の入庫車両と担当、申し合わせた変更点だけを確定議事録として残せば、後から見返すには十分です。
自動車整備工場の他の業務
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