自動車整備工場の社内の情報共有で押さえること
ピットと受付の間で止まる連絡
入庫した車を見て分かった追加整備の必要や、部品が届くまでの時間、代車の有無などは、整備士からフロントの受付担当へ伝わって初めて、顧客への説明や見積りの連絡に進みます。この受け渡しが口頭だけだと、忙しい時間帯に聞き逃されたり、言った言わないのすれ違いが起きたりします。
車検・整備・板金で担当が分かれる引き継ぎ
車検の点検は検査員、整備は整備士、板金や塗装は外注の協力会社が手掛けることもあり、一台の車に複数の担当者がかかわります。誰がどこまで作業を終えたか、次に何を待っているかが共有されていないと、出来上がりの見込みを答えられず、引き渡しの時間も読めなくなります。
朝礼・終礼で話した内容が全員に届かない
朝礼で当日の入庫予定やリフトの割り当てを伝えても、出先の板金担当や午後から出勤する整備士には伝わりません。掲示板に貼った紙は作業服のまま見に行く手間があり、結局LINEで個別に送り直すことになり、同じ情報があちこちに分散してしまいます。
代車・社用車の空き状況が分からない
車検や板金の間に貸し出す代車、部品の受け取りに使う社用車の予定は、口頭で把握している担当者が休むと誰も分からなくなります。空いているはずの代車を別の予約に充ててしまい、引き渡し時に慌てて調整する、といったことが起きやすくなります。
社内の情報共有のシステムに要る機能
- 入庫した車両ごとに会話・メモをまとめられるスレッド機能
- スマホから写真付きで投稿できる掲示板・チャット
- 既読・未読が一覧で分かる掲示板
- 代車・社用車・リフトの空き状況を共有するカレンダー
- 外注の板金・塗装協力会社とのやり取りを区別して管理できる設定
- 緊急連絡を目立たせる通知・ピン留め機能
- 朝礼・終礼の内容を後から出勤する人も確認できる記録
- 整備記録簿の写しなど社内ファイルを共有できるストレージ
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
車検証や整備記録簿といった法定の記録、部品の発注・在庫管理は、整備業向けの専用システムが対応範囲として優れています。社内の連絡をどう一本化するかという話と、こうした記録・発注の仕組みは分けて考えたほうが、無理な置き換えをせずに済みます。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
整備士と事務方の間でやり取りする日々の連絡、写真つきのメモ、代車や社用車の予定共有は、Rocket.ChatやMattermostのような社内チャット、kvgwcのような軽量グループウェア、Kurage CalDAVでのカレンダー共有で十分にまかなえます。専用ソフトを増やさずに連絡の抜け漏れだけを解消したい場合に向いています。
紙・Excelのままでよい部分
当日の車両の並び順やピットの割り当てを示すホワイトボードは、工場内で一目で確認できる良さがあり、そのまま使い続けて構いません。デジタルに置き換えるのは、場所を離れた人にも届ける必要がある情報に絞るとよいでしょう。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している社内の情報共有向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
社内の情報共有に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、社内の情報共有に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage CalDAV | フレームワークを使わない1ファイルのCalDAVサーバーです。スマホの標準カレンダーと同期できます。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Groupware (kvgwc) | 共有レンタルサーバーでも動く、MITライセンスの軽量な社内グループウェア基盤です。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| excalidraw | 手書き風の図面を作成できる仮想ホワイトボードです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Rocket.Chat | ミッションクリティカルな業務に対応するセキュアなコミュニケーションプラットフォームです。 | MIT（一部は別ライセンス） | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Mattermost | ソフトウェア開発ライフサイクル全体を支える安全なコラボレーションプラットフォームです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Nextcloud | データの安全な保管と共有を実現するセルフホスト型のクラウドストレージです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 今の連絡手段（口頭・LINE・掲示板）をそのまま書き出し、どこで止まっているかを整備士と事務方双方から聞く
- 車検シーズンなど入庫が重なる時期の前に、まずはチャットか掲示板のどちらかに絞って試験的に使い始める
- ピットからスマホで投稿する担当と、受付で見る担当の役割を決めて、誰が何を書き込むか最初に決めておく
- 検査員・整備士・外注の板金協力会社など、関わる人の範囲に応じて通知先を分ける
- 繁忙期を一度越えたところで、抜け漏れが減ったかを整備士と事務方の双方に確認する
自動車整備工場の社内の情報共有、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
整備士はスマホを見る時間がなく、結局誰も投稿しないのでは
入力は写真を撮って一言添える程度にとどめ、整備記録のような細かい記入は求めない形にすると負担が減ります。受付側が内容を補って整理する役割分担にすれば、ピットの担当者の手間は最小限で済みます。
今使っているLINEグループをやめると顧客対応に影響しないか
社内の連絡用と顧客とのやり取り用を分けて考えれば問題ありません。顧客への連絡は電話や別の手段を残したまま、社内の情報共有だけを掲示板やチャットに移すという進め方であれば、顧客対応の流れは変わりません。
板金の外注先ともツールを共有する必要があるか
社内向けの情報共有と、外注の協力会社とのやり取りは分けて管理したほうが混乱しません。協力会社には車両ごとの必要な情報だけを個別に伝える、もしくは別のグループを設けるといった形にすると扱いやすくなります。
自動車整備工場の他の業務
他の業種で社内の情報共有を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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