自動車整備工場の予約・受付で押さえること
電話予約とダブルブッキング
車検や整備の予約は電話で受けることが多く、担当者が口頭で聞いた日時と車両情報をその場で台帳に書き込みます。ピットの空き状況を見ながら答えられないと、同じ時間帯に別の車両を入れてしまったり、繁忙期に車検満了日が近い車両を優先できずに入庫が遅れたりします。複数の電話が重なると、書き込みの前に別の予約が確定してしまう取り違いも起きやすくなります。
車検満了日の管理と次回案内
車検証に記載された満了日や前回の入庫日を、お客様ごとに記録として持っておけるかどうかで、次回の案内が仕組みになるか担当者の記憶に頼るかが分かれます。満了日が近づいた車両に声をかける案内を定期的に出せるようにすると、お客様が車検切れに気づかず慌てて連絡してくる事態を減らせますし、整備や板金で入庫した車両についても次回の点検時期を合わせて伝えやすくなります。
作業内容ごとの所要時間とピットの調整
車検・一般整備・板金では、入庫から引き渡しまでにかかる時間も作業の流れもかなり違います。車検は検査ラインとピットを順番に使い、板金は塗装の乾燥待ちなどで車両を長く置くことになりますが、予約を受ける時点でこうした作業ごとの目安を踏まえておかないと、同じ日にピットが埋まっている車両を次々に入れてしまい、引き渡し予定が後ろにずれていきます。
代車の手配と予約の紐付け
整備や車検で車を長く預かる間、代車を貸し出す工場では、予約の時点で代車の在庫も合わせて確認しておく必要があります。代車の台数には限りがあるため、予約を受けた順に車両の入庫日だけを決めてしまうと、後から代車が出せないことに気づき、お客様に入庫日をずらしてもらう連絡を入れることになります。
予約・受付のシステムに要る機能
- 顧客ごとに車検満了日・前回入庫日・車台番号を紐づけて管理できる
- ピット・検査ラインの空き状況と予約を重ねて確認できる
- 車検満了日が近づいた車両に案内を出せる仕組みがある
- 代車の台数と予約状況を合わせて管理できる
- 車検・整備・板金など作業内容ごとに必要な時間の目安を設定できる
- 予約の変更・キャンセルをフロントと作業場で即時に共有できる
- 電話・来店・ネットなど複数の受付経路を一つの予約表にまとめられる
- 予約確認や入庫前日の連絡を顧客に送れる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
車検の検査結果の記録や保安基準に関わる検査業務そのものは、普段お使いの車検・整備業務用の専用ソフトに任せるのが確実です。予約や受付の仕組みは別に持っても、検査や点検の記録部分まで自作で置き換える必要はありません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
電話や来店で受けた予約を一つの画面でまとめ、ピットの空き状況と重ねて確認できるようにする部分、車検満了日が近づいた車両に案内を出す仕組みは、オープンソースや買い切りのシステムに持たせやすいところです。検査記録とは別に、予約と顧客車両の履歴だけを扱う形であれば、既存の専用ソフトと無理に一体化させずに済みます。
紙・Excelのままでよい部分
当日の作業指示を整備士に伝える際のメモや、代車の鍵の受け渡し確認など、その場限りで済む簡単な記録は、紙やExcelのままでも支障はありません。予約と車検満了日の管理だけ仕組みにしておけば、現場での細かいやり取りまで無理に電子化する必要はありません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している予約・受付向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
予約・受付に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、予約・受付に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage Reserve | ダブルブッキングを排他ロックで防ぐ、サロン・クリニック・士業向けの予約受付システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Cal.com | あらゆるユーザー向けのスケジューリング基盤を提供するアプリケーションです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| QloApps | ホテル運営を丸ごとオンライン化するオープンソースのホテル管理・予約システムです。PMS・予約エンジン・ホテル公式サイトが1つになっています。 | OSL-3.0 | 多言語対応(PrestaShopベース)。日本語UIの翻訳範囲は導入時に要確認。 | — |
| OpenEMR | 世界で広く使われているオープンソースの電子カルテ（GPL-3.0）。予約・カルテ・請求を扱いますが、日本の保険診療のレセプトには対応していません。 | GPL-3.0 | 多言語対応。日本語翻訳は部分的。 | — |
| MeetingBar | macOSのメニューバーから会議をすぐに確認できるアプリです | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Easy!Appointments | セルフホスト型の予約管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 今、電話予約をどこに控えているか(台帳・ホワイトボード・口頭メモ)を書き出し、ダブルブッキングが起きやすい時間帯や時期を確認する。
- 顧客ごとの車検満了日と前回入庫日を一覧にできる形で予約の仕組みに持たせ、代車の台数や作業内容ごとの所要時間もそこに乗せる。
- 車検が集中しやすい時期を見越して、繁忙期の予約枠をどう区切るか先に決めておく。
- フロント担当と整備士・板金担当の間で予約表を共有し、予約の変更やキャンセルがその場で伝わる状態にする。
- まずは車検の入庫予約だけで仕組みを動かし、落ち着いてから整備・板金の予約や次回案内の自動化に広げる。
自動車整備工場の予約・受付、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
今使っている車検・整備の業務用システムと、予約の仕組みは分けて持ってもいいですか。
分けて問題ありません。検査結果や保安基準に関わる記録は今お使いの専用ソフトに任せ、予約の受付とダブルブッキング防止、車検満了日の案内だけを別の仕組みに持たせる形で十分に役立ちます。
電話予約と来店での予約を両方受けていますが、一つの予約表にまとめられますか。
まとめられます。電話口で聞いた内容をその場で予約表に入力し、来店時の予約もその画面で確認できるようにしておけば、受付経路が違っても同じ枠を見ながら調整できるので、ダブルブッキングを防げます。
次回車検の案内は、どのタイミングで出す仕組みにすればいいですか。
車検満了日から逆算して、お客様に連絡を入れるタイミングを工場ごとに決めておき、満了日が近づいた車両を一覧で確認できるようにしておくと、担当者の記憶に頼らず案内を出せます。具体的な日数は、普段の入庫までにかかる時間に合わせて決めるとよいでしょう。
自動車整備工場の他の業務
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