塾・スクールの顧客管理で押さえること
入塾から退塾までの履歴が散る
入塾時の面談シート、体験授業の感想、学年・コースの変更、きょうだいの入塾、退塾理由などは、別々の紙やExcelに残りがちです。一人の生徒の経過を追おうとすると複数の資料を集めて回ることになり、保護者に同じことを何度も聞き直す場面も出てきます。
教室が複数あると共有が途切れる
本部と教室、あるいは教室同士で生徒情報を共有する仕組みがないと、転籍や兄弟での別教室通塾のときに情報が引き継がれません。担当講師の個人的なメモに頼っていると、異動や退職のタイミングで過去のやり取りが消えてしまいます。
保護者対応の記録が担当者の頭の中にある
保護者からの相談や要望、配慮事項（送迎者の指定、アレルギー、兄弟関係など）は電話や連絡帳でそのつど伝えられますが、記録に残さないと担当者が休んだ日に別の講師が対応できません。「言った言わない」のトラブルにもつながります。
体験授業・検討中の生徒を追いきれない
体験授業に来た生徒や検討中の保護者への連絡状況を個人の記憶やメモで管理していると、フォローの電話を忘れたり同じ案内を重複して送ったりします。入塾につながる前の段階の情報こそ、次の担当者に引き継がれにくいものです。
顧客管理のシステムに要る機能
- 生徒・保護者の基本情報（氏名、連絡先、学年、コース）の登録
- きょうだい・同居家族の紐付け表示
- 入塾・退塾・休塾の履歴記録
- 面談・電話対応・連絡帳のやり取りを生徒ごとに時系列で記録
- 送迎者指定やアレルギーなど配慮事項の表示
- 体験授業から入塾検討中の生徒のフォロー状況の管理
- 複数教室間での生徒情報の共有
- 保護者ごとの連絡先・緊急連絡先の一覧表示
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
月謝の自動引き落としや口座振替、決済サービスと連動した月謝管理など、金融機関との接続が必要な部分は、塾向けの専用ソフトや決済サービスに任せるほうが安全です。実績のある専用サービスを使うほうが、自社で組むより手間が少なくて済みます。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
生徒・保護者の基本情報、面談や電話対応の記録、きょうだい関係、体験授業からのフォロー状況といった、教室の中だけで使う顧客情報は、自社で持っておいても管理しやすい範囲です。オープンソースのCRMや買い切りのシステムで必要な項目だけを整えれば十分間に合います。
紙・Excelのままでよい部分
年度ごとの座席表や時間割、保護者会の出席予定表といった、その期間だけ使って終わる一覧は紙やExcelのままで差し支えありません。顧客情報そのものと混ぜて管理しようとすると、どちらも扱いにくくなります。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している顧客管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
顧客管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、顧客管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| EspoCRM | EspoCRMを日本語で使うための案内。顧客、商談、活動、メール、ワークフローを自社サーバーで管理できます。日本語UIは公式配布に収録。導入手順、ライセンス、項目追加のカスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 公式配布に日本語UIを収録。 | 触れる |
| Krayin CRM | Krayin CRMを日本語で使うための案内。当社が2,066キーを日本語化して本家へ提出しました。Laravel製で顧客・リード・商談・活動を管理できます。導入手順、ライセンス、カスタマイズ相談まで。 | MIT | Kurageが2,066キーを日本語化し本家へ提出。 | 触れる |
| Kurage AI Meishi Analysis | スマホで名刺を撮るとAIが12項目を読み取って下書きし、人が承認した分だけ台帳へ入る名刺管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage CRM Agent | 日報を投げるとAIが顧客記録の下書きを作り、人が承認した分だけ台帳に入るCRMです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Deal Desk | 顧客のメールアドレスごとに、商談をAIに相談し、記録を残し、かんばんで状況を管理する案件管理・商談管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Twenty | AI向けに設計されたSalesforceのオープンソース代替CRMです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | 触れる |
導入の進め方
- 今ある生徒・保護者情報を集める。Excel、紙の面談シート、講師の個人メモに分かれている情報を一か所に書き出します。新年度や新学期前の比較的落ち着いた時期に進めると講師の手も借りやすくなります。
- 必須項目を決める。生徒の基本情報に加え、送迎者やアレルギーなど教室で必要な配慮事項、きょうだい関係など、教室ごとに必要な項目を絞ります。
- 小さく試す。まず1教室、あるいは新規入塾の生徒分から入力を始め、使い勝手を確認します。
- 複数教室・既存生徒へ広げる。試した結果をもとに既存の生徒情報を移行し、教室間で共有する範囲を決めます。
- 講師への引き継ぎ方法を決める。担当が休んだときにだれが見てもその生徒の経過が分かるよう、記録の残し方を講師間で揃えます。
塾・スクールの顧客管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
講師が個人用のメモで生徒の様子を管理しているが、これをシステムに移す必要がありますか?
すべてを移す必要はありませんが、送迎者の指定やアレルギー、保護者からの要望など、担当者が休んだときに困る情報だけは記録に残すことをお勧めします。日々の授業の様子までシステム化すると、却って入力が負担になりがちです。
教室が複数あるのですが、本部と各教室で見られる情報を分けたいです。
オープンソースのCRMでも、閲覧できる範囲を利用者ごとに分ける機能を持つものがあります。本部は全教室の生徒情報を見られるようにし、各教室は自分の教室の生徒だけに絞る、といった設定が可能です。
体験授業に来ただけの生徒も顧客管理に入れるべきですか?
入れておくと、入塾につながったかどうかのフォローが漏れにくくなります。入塾済みの生徒と検討中の生徒を区別して登録できれば、対応の優先順位もつけやすくなります。
塾・スクールの他の業務
他の業種で顧客管理を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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