クリニックのシステム｜予約・問い合わせを電子カルテの外で整える

事務で時間を取られている所

診療所の受付や看護スタッフは、診療の合間に電話対応に追われることが多く伺います。予約の確認や変更、症状についての問い合わせ、検査結果の連絡待ちなど、短い電話が診療時間中に次々と入り、本来の業務が中断されます。また非常勤の医師や看護師が曜日によって入れ替わる診療所では、シフトの調整や当日の変更連絡にも手間がかかります。

専用ソフトが担う所と、その外側

電子カルテとレセプトコンピューター(レセコン)は、診療記録の作成と保険請求という制度対応の本体を担うため、置き換えの対象にはなりません。その外側には、予約受付、電話やメールでの問い合わせ対応、院内での情報共有、勤怠管理といった業務が残ります。これらは電子カルテの機能では薄く、別のツールで補うことがよく伺います。

制度・決まりで気をつける所

診療に関する情報は個人情報保護法上の要配慮個人情報にあたり、取得には原則本人の同意が必要です。診療録は医師法第24条により5年間の保存義務があります。予約や問い合わせを周辺システムで扱う場合も、症状や既往歴に関わる内容をどこまで記録してよいか、電子カルテとの役割分担を決めておく必要があります。

どの業務から手を付けるとよいか

まず手を付けやすいのは、電話が集中する予約・問い合わせ対応です。オンライン予約や事前の問い合わせ受付を整えると、受付の電話対応が落ち着きます。次に、休診や当日の変更を院内で素早く共有する仕組み、非常勤の医師・看護師が多い診療所では勤怠管理の整理が効果を感じやすい順番として伺います。

クリニック・医療の業務から選ぶ

勤怠管理タイムカードと紙のシフト表で、締め日の集計に時間を取られている 予約・受付電話予約の聞き取りとダブルブッキングに追われている 会議の議事録会議の議事録づくりに毎回30分以上かかり、結局書かれないまま流れる 問い合わせ対応問い合わせメールを個人の受信箱で受けていて、対応漏れ・二重返信が起きる 顧客管理顧客情報がExcelと個人の記憶に散らばっていて、担当が休むと止まる 請求書発行・集金請求書の作成・送付・入金確認が月末に集中し、回収漏れが怖い 社内の情報共有連絡が口頭とLINEと掲示板に分かれ、見た人と見ていない人が生まれる 書類の電子化・文書管理紙の書類とスキャンPDFが混在し、探す時間が積み上がっている 電子契約契約書の郵送・押印の往復で、着手が1週間遅れる マニュアル・手順書作業手順が人によって違い、新人教育のたびに同じ説明をしている 案件・工程管理どの案件がどこまで進んでいるか、担当者に聞かないと分からない 在庫・発注在庫はExcel台帳で、欠品と過剰在庫が同時に起きる 引き継ぎ・属人化対策その人しかできない仕事があり、退職のたびに知識が消える 現場記録・作業報告の集約現場からの報告が紙とLINEでばらばらに届き、集計や請求のたびに転記している

クリニック・医療の全体像（有名SaaSとの仕分け）はこちら

よくあるご質問

電子カルテを導入していれば、予約システムは別に必要ありませんか。

電子カルテは診療記録の管理が主な目的で、予約受付の機能は簡易なものにとどまることが多く伺います。オンライン予約や予約の自動リマインドなど、患者とのやり取りを増やしたい場合は、別のツールで補うことがよくあります。

患者からの問い合わせをチャットツールに移そうと考えていますが、注意点はありますか。

症状や既往歴に関わる内容は個人情報保護法上の要配慮個人情報にあたります。やり取りを残すツールを選ぶ際は、暗号化やアクセス権限の管理がされているか、誰が閲覧できる設定になっているかを確認してから導入することをおすすめします。

非常勤の医師や看護師が多く、シフトが日によって変わりますが、勤怠管理はどう整えればよいですか。

紙の出勤簿や口頭確認だけでは、曜日によって人が入れ替わる診療所の勤怠はまとめにくくなります。シフト表と連動した勤怠管理ツールを使うと、誰がいつ出勤したかの確認と集計の手間が減ると伺います。

記載のサービス名・製品名は各社の商標または登録商標です。

クリニック・医療のITを、業務ごとに安くする。