クリニック・医療の予約・受付で押さえること
電話対応に受付が追われる時間帯
開院直後や昼休み前後は、予約の電話と来院された患者さんの受付が重なりやすい時間帯です。受付スタッフが電話口で聞き取りをしている間に窓口で待たれる方が増え、聞いた予約内容を後でまとめて台帳に書き込む運用だと、記載漏れや聞き間違いがそのまま予約ミスにつながります。
紙の予約台帳が二重予約の原因になる
予約枠を紙の台帳やExcelで管理していると、電話を受けた人と別の受付担当者が同じ時間に別の患者さんを入れてしまうことがあります。台帳を見た瞬間には空いていても、直前に別の電話で埋まっていれば分かりません。診療科や担当医が複数いるクリニックほど、この確認漏れが起こりやすくなります。
初診の聞き取り内容を電話口でまとめる負担
初めて来院される方には、症状や連絡先、保険証の有無などを電話でひとつずつ聞く必要があります。診療中の医師や看護師に取り次ぐ判断も受付が電話口で行うため、聞き取りに時間がかかるほど他の電話がつながりにくくなり、予約の取りこぼしや聞き違いが増えます。
キャンセル・時間変更の管理
予約の変更やキャンセルの電話も診療の合間に入ってきます。台帳や付箋で管理していると、変更後の空き枠が正しく反映されず、別の患者さんの予約を入れる際にまた電話で確認し直す手間が生じます。変更履歴が残らないと、誰がいつ何を変更したかが分からなくなることもあります。
予約・受付のシステムに要る機能
- 診療時間枠ごとの予約枠設定と空き状況の自動反映
- 電話予約の聞き取り内容をその場で入力できる受付画面
- 同じ時間枠への二重予約を防ぐ排他ロック
- 初診患者の基本情報・症状の事前入力フォーム
- キャンセル・時間変更の履歴記録
- 来院時のチェックインと受付順の表示
- 予約前日のリマインド送信(SMS・メール)
- 医師の休診日・不在予定の反映
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
電子カルテとレセコンは、診療記録や保険請求といった制度対応の本体なので、置き換えの対象にはしません。予約機能が電子カルテに付いている場合でも、保険請求や診療記録に関わる部分はそのまま使い、予約の受付だけを別に整えるという考え方が無難です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
電話や窓口で受けた予約の登録、ダブルブッキングを防ぐ仕組み、初診患者の事前情報の入力は、電子カルテと直接結びつかない周辺業務です。ここは予約専用のシステムに切り替えることで、受付スタッフの聞き取りと入力の負担を減らせます。
紙・Excelのままでよい部分
当日の診察順番を医師に口頭で伝えるための簡単なメモや、医師個人の私的な予定の覚え書きなど、院外に出ない軽いやり取りは紙のままで十分です。無理に全部をシステムに載せる必要はありません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している予約・受付向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
予約・受付に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、予約・受付に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage Reserve | ダブルブッキングを排他ロックで防ぐ、サロン・クリニック・士業向けの予約受付システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Cal.com | あらゆるユーザー向けのスケジューリング基盤を提供するアプリケーションです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| QloApps | ホテル運営を丸ごとオンライン化するオープンソースのホテル管理・予約システムです。PMS・予約エンジン・ホテル公式サイトが1つになっています。 | OSL-3.0 | 多言語対応(PrestaShopベース)。日本語UIの翻訳範囲は導入時に要確認。 | — |
| OpenEMR | 世界で広く使われているオープンソースの電子カルテ（GPL-3.0）。予約・カルテ・請求を扱いますが、日本の保険診療のレセプトには対応していません。 | GPL-3.0 | 多言語対応。日本語翻訳は部分的。 | — |
| MeetingBar | macOSのメニューバーから会議をすぐに確認できるアプリです | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Easy!Appointments | セルフホスト型の予約管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 今の予約の受け方(電話・窓口・既存システム)を1週間ほど書き出し、ダブルブッキングが起きやすい時間帯や診療科を確認する。
- 電子カルテ・レセコンに手を入れず、予約受付の部分だけを新しいシステムに置き換えられるか確認する。
- 繁忙期(インフルエンザ流行期など)や医師の休診日の予定を反映できるよう、運用ルールを受付スタッフと医師の双方で決める。
- 一部の診療時間帯や診療科だけで試験運用し、電話対応と窓口対応の両方で問題が出ないか確かめる。
- 問題がなければ全体の予約枠に広げ、キャンセル・変更の履歴が残る運用に切り替える。
クリニック・医療の予約・受付、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
電子カルテと予約システムを連携させる必要がありますか
必須ではありません。電子カルテとレセコンは制度対応の本体なのでそのまま使い、予約の受付だけを別のシステムで管理する形でも運用できます。空き状況を受付スタッフが両方の画面で確認する手間はありますが、無理に連携させるより安全な場合もあります。
電話予約が中心でも導入できますか
できます。電話で聞き取った内容をその場で予約システムに入力する形に変えるだけで、紙の台帳を探す手間やダブルブッキングのリスクを減らせます。受付の電話対応自体をなくすものではありません。
医師や診療科が複数ある場合はどうなりますか
医師ごと・診療科ごとに予約枠を分けて管理できます。誰かが空き状況を確認している間に別の受付担当者が同じ枠に予約を入れてしまう、という事態を排他ロックの仕組みで防げます。
クリニック・医療の他の業務
他の業種で予約・受付を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 不動産会社 塾・スクール
記載のサービス名・製品名は各社の商標または登録商標です。本ページは当社が独自にまとめた情報であり、各提供元が監修するものではありません。
