塾・スクールの勤怠管理で押さえること
講師ごとに異なる時給・コマ給
正社員の事務スタッフと、コマ単位で報酬が決まる非常勤講師が同じ教室に混在します。授業前の準備時間や保護者面談の対応時間を勤務時間に含めるかどうかもルールが講師によって違いがちで、締め日にまとめて確認する作業が発生します。
代講・休講の記録
担当講師の急な欠勤で別の講師が代わりに授業に入ることがあります。紙のシフト表に手書きで直しを入れているだけだと、誰が実際に教えたかの記録が残らず、給与計算の段階で授受のやり直しが起きます。
夏期講習・冬期講習の変動
通常期と違い、短期間に授業数が集中する時期は講師の出勤パターンが大きく変わります。普段使っているシフト表のフォーマットのままでは対応しづらく、この時期だけ別の集計方法を取っている教室も見られます。
複数教室をまたぐ勤務
一人の講師が曜日によって別の教室を担当することがあります。教室ごとにタイムカードを置いていると、月末に全教室分の紙を集めてから本部で突き合わせる手間がかかります。
勤怠管理のシステムに要る機能
- コマ数・時間帯に応じた時給・コマ給の集計
- 講師ごとの出退勤記録と担当授業の対応付け
- 代講・休講の記録と反映
- 教室別の打刻と本部での一括集計
- 授業準備・面談時間の区分記録
- 打刻者本人の記録であることの確認(顔認証など)
- 締め日の自動集計とデータ出力
- 繁忙期の変則シフムへの対応
どこを何で持つか
専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
所得税や社会保険料を含む給与計算そのものは、市販の給与計算ソフトに任せるのが確実です。勤怠システム側は出退勤とコマ数の記録に留め、計算結果を給与計算ソフトに渡す形にすると、法改正への対応を自前で追う必要がなくなります。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
講師の出退勤記録、代講の反映、教室ごとの実績を本部で突き合わせる仕組みは、買い切りやOSSのシステムで十分に持てます。コマ単位の記録方法さえ決めておけば、月額利用料をかけずに運用できます。
紙・Excelのままでよい部分
年間の授業カリキュラムや、誰がどの曜日にどの授業を担当する予定かという年間シフトの大枠は、紙やExcelで共有しても問題ありません。頻繁に変わらない予定表までシステム化する必要はありません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している勤怠管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
勤怠管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、勤怠管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage HR Post | 人ではなく職に記録を紐づけて、業務の属人化を止める職務・目標・引継ぎ管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Kintai | タブレット1台を顔認証タイムレコーダーにする、丸めない台帳の勤怠システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| super-productivity | タイムボックス機能と時間追跡を備えた高度なToDoリストアプリです。 | MIT | 日本語ファイルあり | — |
| Frappe HR | 採用から勤怠・休暇・評価・給与まで13モジュールを備えた、オープンソースの統合人事(HR)システムです。 | GPL-3.0 | 多言語対応。日本語翻訳は部分的(給与は国別設定が必要)。 | — |
| OrangeHRM | 企業に必要な機能を網羅した包括的な人事管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| time-to-leave | 勤務時間を記録し、退社時間を通知する勤怠管理アプリです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
導入の進め方
- 今のタイムカードと紙のシフト表をどう締め日に突き合わせているか、流れを書き出す
- 講師ごとに時給・コマ給・面談対応時間の扱いのルールを一覧にする
- まず一つの教室で打刻の仕組みを試し、代講が出た場合の記録方法も確認する
- 夏期講習など繁忙期の変則シフトでも同じ仕組みで運用できるか試す
- 集計結果を既存の給与計算ソフトにどう渡すか、受け渡し方法を決める
塾・スクールの勤怠管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
アルバイト講師の入れ替わりが多いのですが、その都度設定し直すのは大変ではないですか。
講師の登録自体は名前と時給・コマ給の条件を入れるだけなので、入れ替わりが多くても一人あたりの手間はさほど増えません。退職した講師のデータを残すか消すかは、翌年度の再雇用の可能性も考えて決めておくとよいです。
複数の教室を一人の講師が担当している場合、勤怠はどう管理すればよいですか。
教室ごとに打刻した記録を本部側で講師単位にまとめて集計する形にすれば、教室を移動しても一人分の月間実績として扱えます。教室間の移動時間を勤務に含めるかは、先にルールを決めておく必要があります。
代講が入った日の勤怠記録はどう残すのが良いですか。
予定していた講師と実際に教えた講師の両方が分かるように記録しておくと、あとで時給やコマ給を振り分ける際に迷いません。シフト表の予定と実績の記録を別々に残す運用にしておくと確認がしやすくなります。
塾・スクールの他の業務
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