塾・スクールの案件・工程管理で押さえること
体験授業から入塾までの検討
体験授業の申込を受けてから、実施、保護者との面談、入塾の申込書回収までには複数の工程があります。教室長や講師が別々に動くため、どの生徒が今どの段階にいるかを一覧で見られないと、入塾のタイミングを逃したり、保護者への連絡が遅れたりします。
季節講習の準備工程
夏期講習や冬期講習の前には、申込受付、クラス編成、講師の割り当て、教材の発注という工程が短期間に集中します。教室が複数あると、どの教室の準備がどこまで進んでいるかを本部が把握しづらく、開講直前にクラス編成の抜けや教材不足に気づくことがあります。
保護者からの相談・クレームの対応状況
成績や進路、講師との相性といった相談は、受けた講師から教室長、必要なら本部へと対応が引き継がれていきます。誰がいつ何を伝え、今どういう返事を待っているかが記録されていないと、同じ説明を繰り返したり、対応が止まったまま保護者を待たせたりします。
退塾・休会検討のフォロー
退塾や休会を検討している生徒は、理由を聞いて継続を提案したり、条件を調整したりする一連の対応が必要です。担当講師が気づいた兆候が教室長や本部に伝わらないまま時間が経つと、フォローの機会を逃して退塾に至ってしまうことがあります。
案件・工程管理のシステムに要る機能
- 生徒・保護者ごとの案件カードで工程（体験→面談→入塾など）を表示
- 担当講師・教室長の割り当てと進行状況の一覧
- 季節講習のクラス編成・講師アサイン・教材発注をチェックリストで管理
- 保護者からの相談・クレームの経緯と対応履歴の記録
- 本部から全教室の案件を横断して確認できる表示
- 体験授業の返事期限や入塾申込期限のリマインド
- 対応が止まっている案件を抜き出して表示
- 退塾・休会の検討理由と対応経過の記録
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
出欠記録や月謝請求、模試の成績管理など、生徒台帳と直結するデータは、塾向けの校舎管理システムや既存の生徒管理サービスに任せたほうが、請求書発行まで一連で動き、入力の手間も少なくて済みます。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
入塾検討やクレーム対応、季節講習の準備といった、教室をまたいで複数の担当者が関わる「工程」の進捗は、生徒台帳の形に縛られないボード型のツールのほうが、教室の実態に合わせて列や担当者を自由に設計できます。
紙・Excelのままでよい部分
体験授業当日の座席表や、電話で受けた簡単な伝言メモなど、その場で使って終わる情報は、紙やホワイトボードのままで十分です。工程として追いかける必要がある案件だけをシステムに移すと運用がしやすくなります。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している案件・工程管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
案件・工程管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、案件・工程管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Plane | Planeを日本語で使うための案内。課題・サイクル・モジュール・文書をまとめて管理できます。公式の日本語UIがあり、当社はPlane JP Deployment Kitを公開しています。導入手順、ライセンス、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 公式日本語UIあり。Plane JP Deployment Kitを公開。 | — |
| AppFlowy | AppFlowyを日本語で使うための案内。Notion代替のオープンソース・ワークスペースの日本語対応状況、セルフホストの導入手順、ライセンス、AI機能、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Wekan | Meteorで構築されたオープンソースのカンバンボードアプリケーションです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| OpenProject | 製品やプロジェクト、ポートフォリオを管理するためのオープンソースソフトウェアです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Planka | Trelloの代替になる、自社サーバーで動くカンバン型タスク管理OSS。プロジェクト→ボード→リスト→カードの構造、担当者・ラベル・期限・チェックリスト・添付、リアルタイム反映を備えます。 | PLANKA Community License v1.1（商用ライセンスあり） | 本家同梱の日本語は実測約88%（483キー中56キー未訳）。残り56キーを当社が全訳し planka-jp(github.com/katsushi2441/planka-jp) で公開、本家へPR提案中。 | — |
| leantime | 目標達成に特化した、誰でも使いやすいプロジェクト管理システムです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
導入の進め方
- まず「案件」として管理する対象を決める（入塾検討、クレーム対応、季節講習準備など、聞かれて困ることが多いものから）
- 教室の動きに合わせて工程の列を設計する（体験→面談→入塾、受付→対応中→解決済みなど）
- 夏期講習など繁忙期を迎える前に、1教室だけで試してみる
- 教室長・講師・本部でそれぞれ見られる範囲を分けて、複数教室に広げる
- 運用開始後は、止まっている案件を教室長が週に一度確認する時間を決める
塾・スクールの案件・工程管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
講師はパソコン作業に慣れていない人も多いですが、使えますか
案件を列の間で動かすだけの操作であれば、スマホやタブレットからでも扱えるものを選べば、講師が合間の時間に更新できます。入力項目を絞って、必要な情報だけを残す運用にすると負担が少なくなります。
教室が複数あっても、本部から全体を把握できますか
教室ごとに案件を分けて管理しながら、本部の担当者には全教室を横断して見られる権限を与えることができます。教室長が出張中でも、本部から止まっている案件に気づいて声をかけられます。
既存の生徒管理ソフトで出欠や月謝を管理していますが、分けて運用する必要がありますか
出欠や月謝請求は既存のソフトに残したまま、入塾検討やクレーム対応といった工程の管理だけを別のツールに移す形で問題ありません。生徒台帳そのものを移行する必要はありません。
塾・スクールの他の業務
他の業種で案件・工程管理を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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