塾・スクールの社内の情報共有で押さえること
欠席・振替の連絡が講師によって違う
生徒の欠席や振替の連絡は、保護者から電話で教室長に入ることもあれば、講師個人のLINEに直接来ることもあります。連絡を受けた人が他の講師に伝え忘れると、次の授業で講師が欠席を知らずに出席を取ってしまったり、振替日を把握していないまま対応したりすることが起こります。
担当が変わる生徒の情報が頭の中だけにある
体調不良による代講や、曜日ごとに講師が変わる生徒では、宿題の進み具合や保護者からの細かい要望（宿題の量、席順、相性など）が担当講師の記憶だけに残り、代わりに入る講師に伝わらないまま授業が始まってしまうことがあります。
本部からの連絡が教室ごとに伝わり方がばらつく
教材の改訂、休講日の変更、季節講習の案内など本部から複数教室へ流す連絡は、教室長が口頭で講師に伝える運用だと、シフトの合間に出入りする講師まで行き届かず、一部の講師だけが知らない状態が続くことがあります。
既読・未読が分からず確認が二度手間になる
掲示板やLINEグループに連絡を流しても、誰が読んだか分からないため、教室長が講師一人ひとりに「見た？」と確認する手間が発生します。繁忙期で講師の出入りが多い時期ほど、この確認作業が積み重なります。
社内の情報共有のシステムに要る機能
- 生徒ごとの欠席・振替・伝言を講師全員が見られる形で記録する
- 教室ごとの連絡と本部からの一斉連絡を分けて表示する
- 既読・未読が分かり、誰がまだ見ていないか一目で分かる
- 非常勤講師が自分のスマホから授業前に確認できる
- 生徒名や教室名で過去の連絡を検索して遡れる
- シフトに入っていない日の連絡も後からまとめて追える
- 教室長会議の決定事項を各教室の講師にそのまま展開できる
- 保護者からの伝言と講師間の業務連絡を区別して記録できる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
保護者への出席・欠席通知や月謝関連の連絡は、生徒管理や請求と一体になった塾専用の校舎管理システムや、保護者向けのLINE公式アカウントで行うほうが、二重入力を避けられます。保護者とのやり取りそのものはこうした仕組みに任せ、ここで扱う「社内の情報共有」は講師同士・教室と本部の間の連絡に絞るのが整理しやすい考え方です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
講師間の伝言、欠席・振替のメモ、本部からの一斉連絡といった社内向けのやり取りは、Rocket.ChatやMattermostのようなチャット、Nextcloudの共有メモ、買い切りの社内グループウェア（kvgwc）などで持つことができます。既読が分かり、スマホから確認できる点が、非常勤講師の多い塾に合っています。
紙・Excelのままでよい部分
教室の時間割表や座席表のように、日々の内容があまり変わらないものは、紙やExcelで教室に置いておく運用のままで十分です。毎回書き換える伝言や連絡だけを、見落としが起きない仕組みに移すのが現実的です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している社内の情報共有向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
社内の情報共有に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、社内の情報共有に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage CalDAV | フレームワークを使わない1ファイルのCalDAVサーバーです。スマホの標準カレンダーと同期できます。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Groupware (kvgwc) | 共有レンタルサーバーでも動く、MITライセンスの軽量な社内グループウェア基盤です。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| excalidraw | 手書き風の図面を作成できる仮想ホワイトボードです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Rocket.Chat | ミッションクリティカルな業務に対応するセキュアなコミュニケーションプラットフォームです。 | MIT（一部は別ライセンス） | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Mattermost | ソフトウェア開発ライフサイクル全体を支える安全なコラボレーションプラットフォームです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Nextcloud | データの安全な保管と共有を実現するセルフホスト型のクラウドストレージです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 今、欠席連絡や保護者からの伝言がLINE・口頭・教室の掲示板のどれを通っているかを教室ごとに書き出す
- 講師同士の伝言と本部からの一斉連絡を分けて、どちらを社内の掲示板・チャットに移すかを決める
- 非常勤講師を含めた講師全員に、スマホでの確認方法を授業の空き時間に説明する
- 新学期や季節講習前など生徒・講師の出入りが多い時期を避けて運用を始める
- 1か月ほど使ってみて、見落としが減ったかを教室長から講師に聞いて運用を見直す
塾・スクールの社内の情報共有、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
非常勤講師は授業の前後しか教室にいませんが、連絡を見てもらえますか。
スマホから見られる形にしておけば、通勤中や授業の空き時間に確認してもらいやすくなります。既読が分かる仕組みなら、教室長が見ていない講師だけに声をかければよく、全員に確認する手間が減ります。
保護者とのLINEのやり取りもこの仕組みに移す必要がありますか。
いいえ。保護者への連絡は塾専用の校舎管理システムや保護者向けのLINE公式アカウントに任せたままで構いません。ここで整えるのは講師同士・教室と本部の間でのやり取りに限ります。
教室が複数あっても、本部からの連絡をまとめて流せますか。
教室ごとの連絡と本部からの一斉連絡を分けて表示できる仕組みであれば、本部は全教室に同じ内容を一度で流し、各教室長は自分の教室向けの伝言だけを別に書き込むという使い分けができます。
塾・スクールの他の業務
他の業種で社内の情報共有を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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