飲食店システム｜予約・シフト・原価の外側を整える

この業種の事務で時間を取られている所

飲食店の事務は、営業時間中に手が止められない忙しさの合間に片付けることになりがちです。シフト作成は曜日や繁閑を読みながら毎週組み直し、原価計算は仕入れ値の変動に合わせて見直しが必要です。多店舗になると、各店の売上や人件費を本部が集計する作業も加わり、店長の事務負担はさらに重くなります。

業界の専用ソフトが担う所と、その外側に残る事務

予約台帳やPOSレジ、勤怠管理ソフトなど、業界向けの専用システムは充実しています。グルメサイトからの送客や自店サイトの予約受付、レジの売上集計はこうしたソフトに任せられます。ただし複数の予約経路をひとつにまとめる、多店舗の実績を本部で横断して見る、紙の仕入伝票や検品記録をデータ化するといった作業は、専用ソフトの外側に残りがちです。

制度・決まりで気をつける所

飲食店ならではの労務面の注意点として、繁閑に合わせた変形労働時間制の運用や、深夜に及ぶ勤務への割増賃金の計算があります。また食品衛生法に基づく衛生管理の記録は、仕入れから提供までの温度管理や清掃状況などを継続して残すことが求められます。深夜に酒類を提供する店舗では、風営法に基づく営業の届出も必要になります。

どの業務から手を付けるとよいか

手をつけやすいのは、予約と勤怠の二つです。グルメサイトへの掲載は残したまま、自店で受けた予約や常連客とのやり取りを自社の仕組みに記録していくと、送客に頼らない顧客基盤が育ちます。勤怠も、変形労働時間制やシフトの変更が多い働き方を前提に記録できる仕組みに整えると、給与計算の手戻りが減ります。

飲食店の業務から選ぶ

勤怠管理タイムカードと紙のシフト表で、締め日の集計に時間を取られている 予約・受付電話予約の聞き取りとダブルブッキングに追われている 会議の議事録会議の議事録づくりに毎回30分以上かかり、結局書かれないまま流れる 問い合わせ対応問い合わせメールを個人の受信箱で受けていて、対応漏れ・二重返信が起きる 顧客管理顧客情報がExcelと個人の記憶に散らばっていて、担当が休むと止まる 請求書発行・集金請求書の作成・送付・入金確認が月末に集中し、回収漏れが怖い 社内の情報共有連絡が口頭とLINEと掲示板に分かれ、見た人と見ていない人が生まれる 書類の電子化・文書管理紙の書類とスキャンPDFが混在し、探す時間が積み上がっている マニュアル・手順書作業手順が人によって違い、新人教育のたびに同じ説明をしている 案件・工程管理どの案件がどこまで進んでいるか、担当者に聞かないと分からない 在庫・発注在庫はExcel台帳で、欠品と過剰在庫が同時に起きる 引き継ぎ・属人化対策その人しかできない仕事があり、退職のたびに知識が消える 商圏分析・出店判断出店や営業エリアの判断が、経験と勘に頼ったままになっている 現場記録・作業報告の集約現場からの報告が紙とLINEでばらばらに届き、集計や請求のたびに転記している

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よくあるご質問

グルメサイトの予約システムをやめて自社に切り替えるべきですか

送客の窓口としてグルメサイトを残しつつ、自店で直接受けた予約や常連客の情報だけを自社の仕組みに記録していく進め方が現実的です。送客を止める必要はなく、両方を使い分ける形で十分です。

多店舗の場合、各店の事務はどこまで本部に集約すべきですか

シフトや原価、売上の数字は本部で横断して見られるようにしておくと、店舗間の比較や応援態勢の判断がしやすくなります。一方で予約対応や接客記録は店舗ごとの事情が強いため、無理に一本化せず店舗の裁量を残す方がうまくいくことが多いようです。

食品衛生法の記録はどのくらいの期間残せばよいですか

保存期間は業態や記録の種類によって異なるため、確実な数字が決まっていない場合は食品衛生監視員や保健所に確認するのが安全です。システム側では、記録が消えずに追跡できる状態を保つことを優先するとよいでしょう。

記載のサービス名・製品名は各社の商標または登録商標です。

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