飲食店の予約・受付で押さえること
電話での聞き取りと転記のずれ
電話を受けた人が別の担当者に口頭やメモで伝える間に、人数や時間、個室希望といった条件が抜け落ちることがあります。忙しい時間帯ほど一旦メモに書いて後で台帳に移す運用になりやすく、その「後で」の間にもう一本予約が入ると重複に気づけません。
グルメサイトと自店予約の二重管理
送客目的でグルメサイトの予約機能を使う一方、常連客や直接の電話は自店の台帳で管理するため、同じ卓・同じ時間帯が二つの場所に分かれて記録されます。両方を見比べないとダブルブッキングに気づけず、見比べる手間自体が忙しい時間にしわ寄せされます。
コース・大人数・個室など特殊条件の予約
宴会や法人の会食は人数変更や料理変更が当日まで続くことがあり、予約時点の条件を誰がどこで更新したか分かりにくくなります。コースの提供時間や個室の割り振りまで含めて卓の空きを管理しないと、別の予約と条件がかち合う原因になります。
多店舗での予約状況の共有
複数店舗を構えている場合、店舗をまたいだ予約の付け替えや、本部からの空き状況の確認が電話やメッセージのやり取りに頼りがちです。各店の台帳が別々だと、本部が全店の空き状況を一目で把握できません。
予約・受付のシステムに要る機能
- 電話で受けた予約をその場で入力できる受付画面
- 卓・席ごとの空き状況を排他的に押さえるダブルブッキング防止の仕組み
- 人数・コース・個室希望・アレルギーなどを記録する備考欄
- 複数店舗の予約台帳を本部や他店からも確認できる共有機能
- キャンセル・無断キャンセルの履歴を残す記録欄
- 予約確認や前日リマインドのSMS・メール送信
- グルメサイト経由の予約を自店台帳に取り込む連携
- 当日の来店状況と卓の空きを一覧で確認する画面
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
グルメサイトからの送客や口コミ・メニュー掲載による新規集客は、各サイトが持つ利用者基盤そのものが価値なので、そのまま使い続けるのが現実的です。クレジットカード決済や領収書発行など、既に使っているPOSレジの機能もそちらに委ねたほうが無難です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
自店の電話予約を直接入力する台帳、卓単位の空き管理とダブルブッキング防止、グルメサイト予約の取り込み、多店舗での予約共有は、自社サーバーに置いても運用できる範囲です。予約データは自店の資産として手元に残しておけます。
紙・Excelのままでよい部分
当日だけ発生するウェイティングリストや、電話の最中にとる一時的なメモは、紙やホワイトボードのままで十分です。小規模な一店舗で、予約件数が少なくスタッフ間の口頭連絡で把握できる場合も、無理にシステム化する必要はありません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している予約・受付向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
予約・受付に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、予約・受付に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage Reserve | ダブルブッキングを排他ロックで防ぐ、サロン・クリニック・士業向けの予約受付システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Cal.com | あらゆるユーザー向けのスケジューリング基盤を提供するアプリケーションです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| QloApps | ホテル運営を丸ごとオンライン化するオープンソースのホテル管理・予約システムです。PMS・予約エンジン・ホテル公式サイトが1つになっています。 | OSL-3.0 | 多言語対応(PrestaShopベース)。日本語UIの翻訳範囲は導入時に要確認。 | — |
| OpenEMR | 世界で広く使われているオープンソースの電子カルテ（GPL-3.0）。予約・カルテ・請求を扱いますが、日本の保険診療のレセプトには対応していません。 | GPL-3.0 | 多言語対応。日本語翻訳は部分的。 | — |
| MeetingBar | macOSのメニューバーから会議をすぐに確認できるアプリです | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Easy!Appointments | セルフホスト型の予約管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- ランチ・ディナーのピーク時間帯と満席になりやすい曜日・季節（忘年会シーズンなど）を書き出す
- 卓・個室の単位と席数を決め、台帳に登録する
- 電話を受けた人がどこに何を入力するか、受付のフローを決める
- グルメサイトからの予約をどこまで自店台帳に取り込むか、連携範囲を決める
- 多店舗の場合は、どの店舗からどの予約情報を見られるようにするか共有範囲を決めて展開する
飲食店の予約・受付、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
グルメサイトの予約機能と自店システムはどう使い分ければよいですか。
新規客の集客や口コミ目当ての来店はグルメサイトに任せ、常連客からの電話予約や当日の卓の割り振りは自店の台帳で管理する分け方がよく伺われます。両方の予約を一つの台帳に取り込んで卓の空きを一元で見られるようにすると、ダブルブッキングを防ぎやすくなります。
無断キャンセルが多くて困っています。システムでどこまで対策できますか。
予約時に連絡先を記録し、前日にSMSやメールでリマインドを送ることで無断キャンセルを減らせます。過去の無断キャンセル履歴を残しておけば、同じ連絡先からの予約時に注意して対応できます。
多店舗でダブルブッキングを防ぐには何を共有すればよいですか。
各店舗の卓の空き状況をリアルタイムで見られるようにし、店舗をまたいで予約を付け替える場合は入力した店舗と時刻が分かるようにしておくことが基本です。本部が全店の予約状況をまとめて確認できる画面があると、店舗間での重複にも気づきやすくなります。
飲食店の他の業務
他の業種で予約・受付を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社 塾・スクール
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