飲食店の書類の電子化・文書管理で押さえること
仕入先ごとの納品書・請求書が束になる
食材・酒類・消耗品など仕入先が多いほど、月末に届く請求書の束が分厚くなります。店舗ごとに保管場所がバラバラだと、原価の見直しや税理士への提出のたびに探し直しになります。
衛生管理の記録簿は毎日つけるが見返す機会が少ない
検品や温度管理などの記録は営業中にその場でつけるものですが、保健所の調査や本部チェックの際にまとめて見返す必要が出てきます。記録簿がファイルに綴じられたまま場所が分からなくなることがあります。
レシピ・原価表は改訂されるたびに版が増える
メニュー改定や原価の見直しでレシピ表を更新すると、古い版と新しい版が混在しやすくなります。キッチンに貼ってある紙と、事務所で管理している版がずれていることもあります。
多店舗では本部への書類送付がボトルネックになる
各店舗で発生した納品書や棚卸表を本部へ送る際、写真を個別にメールで送る、郵送するなどの方法が店舗ごとに違うと、本部側での整理に手間がかかります。
書類の電子化・文書管理のシステムに要る機能
- スマホで撮影した書類をそのままアップロードできる
- 納品書・請求書・衛生記録・レシピ表など種類別にフォルダ分けできる
- 文字を読み込んで日付や取引先名で検索できる
- 店舗ごとにアップロード権限を分け、本部が全店舗分を一覧できる
- 古いレシピ表を履歴として残しつつ最新版を分かりやすくできる
- 一定期間保管した書類を自動で仕分けできる
- 店舗間・店舗と本部間でファイルを直接やり取りできる
- 原本の保管期間が過ぎた書類を確認して破棄の目安にできる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
POSレジに付属する売上データの管理や、グルメサイトからの予約・送客に関する管理画面は、専用のサービス側に任せたままで構いません。酒類販売免許や保健所への許可申請といった行政手続きも、所定の窓口でのやり取りがそのまま使えます。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
納品書・請求書・衛生管理の記録簿・レシピ原価表などをスキャンして一元管理する部分は、自社で持つ余地があります。paperless-ngxで文書を検索可能な形で保管し、filebrowserで店舗ごとのフォルダを分け、localsendやPairDropで店舗から本部へ写真データを送る、という組み合わせが考えられます。簡単なメモの共有にはKurage Memoのような買い切りの軽いツールも使えます。
紙・Excelのままでよい部分
営業中にその場で手書きする検品チェックや簡易な来客メモなどは、紙のままで差し支えありません。すべてを電子化する必要はなく、後から見返す頻度が高い書類だけを整理すれば十分です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している書類の電子化・文書管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
書類の電子化・文書管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、書類の電子化・文書管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| localsend | 異なるデバイス間でファイルを送受信できるオープンソースのクロスプラットフォームアプリです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| paperless-ngx | スキャン、索引作成、アーカイブが可能な文書管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| filebrowser | 指定したディレクトリ内のファイルをブラウザ上で管理できるファイルマネージャーです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| PairDrop | セットアップや会員登録不要でファイルを送受信できるクロスプラットフォームツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| ownCloud | ファイル共有や同期機能を提供するownCloudのウェブサーバーコアです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| onionshare | Torネットワークを利用して安全かつ匿名にファイル共有やWebサイト公開ができるツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- まず、よく探し直している書類の種類（納品書、衛生記録簿、レシピ表など)を店舗の忙しい時間帯を避けて棚卸しします
- 食品衛生責任者など記録をつける担当者に、スキャンや撮影をどのタイミングで行うか決めてもらいます
- キッチン（現場）と事務所の間で、どの書類をどのフォルダに入れるかという分け方を簡単に決めます
- 多店舗の場合は、各店舗から本部への送付方法を一つに統一し、試験的に1店舗で運用してみます
- 繁忙期を避けた時期に他店舗へ展開し、保管期間が過ぎた書類の扱いも併せて決めます
飲食店の書類の電子化・文書管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
保健所の調査では紙の原本を見せる必要がありますか。
調査の際に紙の原本提示を求められることがあるため、電子化してもスキャン後の原本をすぐ取り出せる場所に一定期間保管しておくことをお勧めします。電子データは検索や見返しのために使い、原本は別途保管する形が安心です。
スマホで撮った写真だけで記録として十分でしょうか。
日々の検品記録や納品書のように後から見返す頻度が高いものは、写真でも日付と内容が読み取れれば記録として役立ちます。文字を読み込んで検索できる仕組みと組み合わせると、後から探す手間がさらに減ります。
多店舗の場合、本部はどこまで書類を一括管理すべきですか。
納品書や衛生記録、レシピ表など本部で原価や衛生状態を確認したい書類は一括で見られるようにし、店舗独自の細かいメモまで無理に統一する必要はありません。まず本部が見たい書類の種類を絞ってから始めると負担が少なくなります。
飲食店の他の業務
他の業種で書類の電子化・文書管理を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社 塾・スクール
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