印刷会社のシステム｜見積・入稿・請求の外側を整える

事務で時間を取られているところ

見積は用紙の種類や色数、加工の有無によって条件が変わりやすく、同じような案件でも都度計算し直す手間がかかります。入稿データの確認や差し戻しのやり取り、校正の承認待ち、製本・加工を担う外注先との納期調整も重なり、担当者が電話やメールで状況を追いかける時間が増えがちです。

専用システムが担う所と、その外側に残る事務

印刷業向けの生産管理システム(MIS)は、見積の算出や工程の進行管理、原価の計算までを担うことが多いです。一方で、請求書の発行や入金の確認、顧客との過去のやり取りの記録、担当者が変わるときの引き継ぎ資料などは、システムの外で表やメールに頼って管理されている会社をよく見かけます。

制度・決まりで気をつける所

製本やPP加工などの工程を外部の加工業者に委託する場合、下請代金支払遅延等防止法(下請法)の対象になることがあります。発注内容を書面やデータで交付しているか、支払期日を守っているかは、外注の比重が大きい会社ほど確認しておきたい点です。

どの業務から手を付けるとよいか

すべての工程を一度に見直すのは負担が大きいため、まず案件ごとの進行状況が一覧でわかる案件管理と、見積から請求書発行までの流れを安く整えるところから始めると、効果を感じやすい傾向があります。ここから顧客管理や書類の電子化へ広げていく進め方がよく見られます。

印刷会社の業務から選ぶ

勤怠管理タイムカードと紙のシフト表で、締め日の集計に時間を取られている 予約・受付電話予約の聞き取りとダブルブッキングに追われている 会議の議事録会議の議事録づくりに毎回30分以上かかり、結局書かれないまま流れる 問い合わせ対応問い合わせメールを個人の受信箱で受けていて、対応漏れ・二重返信が起きる 顧客管理顧客情報がExcelと個人の記憶に散らばっていて、担当が休むと止まる 請求書発行・集金請求書の作成・送付・入金確認が月末に集中し、回収漏れが怖い 名刺管理もらった名刺が箱に溜まったままで、会社の資産になっていない 社内の情報共有連絡が口頭とLINEと掲示板に分かれ、見た人と見ていない人が生まれる 書類の電子化・文書管理紙の書類とスキャンPDFが混在し、探す時間が積み上がっている 電子契約契約書の郵送・押印の往復で、着手が1週間遅れる マニュアル・手順書作業手順が人によって違い、新人教育のたびに同じ説明をしている 案件・工程管理どの案件がどこまで進んでいるか、担当者に聞かないと分からない 在庫・発注在庫はExcel台帳で、欠品と過剰在庫が同時に起きる 引き継ぎ・属人化対策その人しかできない仕事があり、退職のたびに知識が消える 現場記録・作業報告の集約現場からの報告が紙とLINEでばらばらに届き、集計や請求のたびに転記している

よくあるご質問

業界向けの生産管理システム(MIS)を使っていれば、他に整える必要はありませんか。

MISは見積や工程管理を担うことが多いですが、請求書の発行や入金確認、顧客との過去のやり取りの記録、担当者が変わるときの引き継ぎ資料などはシステムの外に残りやすく、別に整えておく会社が多いです。

下請法は印刷会社にも関係がありますか。

製本や加工などの工程を外部に委託している場合、下請代金支払遅延等防止法(下請法)の対象になることがあります。発注内容の交付方法や支払期日の管理を確認しておくと安心です。

入稿データのやり取りで気をつけることはありますか。

入稿データの不備や差し戻しのやり取りが口頭やメールだけで流れてしまうと、どの版で校正を進めているかが分かりにくくなります。案件ごとに入稿状況と校正履歴を記録しておくと、後からの確認がしやすくなります。

記載のサービス名・製品名は各社の商標または登録商標です。

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