印刷会社の請求書発行・集金で押さえること
納品直前まで金額が確定しない
見積の段階では部数や用紙、色数を仮で決めていても、校正を重ねるうちに部数変更や追加校正、用紙の変更が入り、最終的な金額が納品直前にようやく固まることがよくあります。請求書を起票する時点で、見積書に戻って差分を確認する作業が発生しがちです。
代理店経由と直接取引で請求先が分かれる
広告代理店やデザイン事務所を通した案件は、実際の発注元とは別に代理店宛てに請求書を出すことになります。直接取引の施主宛てとは支払いサイトや請求書の送付先も異なるため、同じ案件でも請求のルートを間違えないよう案件ごとに確認が必要です。
月締めで複数案件をまとめる手間
チラシや名刺、定期発行物など同じ得意先から複数の案件を受けている場合、月末にそれらをまとめて1通の請求書にする運用が一般的です。案件ごとの納品日や金額を集め、漏れなく1枚の請求書に反映する作業が月末に集中します。
支払いサイトのばらつきと消込の負担
得意先ごとに翌月末や翌々月末など支払いサイトが異なるため、どの請求がいつ入金されるはずかを把握しておく必要があります。入金のタイミングが案件ごとにずれるため、消込作業と未収金の確認が常に並行して動くことになります。
請求書発行・集金のシステムに要る機能
- 案件ごとの見積金額・確定金額・納品日の紐づけ
- 月締めで複数案件を1通の請求書にまとめる機能
- 得意先ごとの請求先・支払いサイトの登録
- 代理店経由と直接取引で請求書の宛先を切り替える機能
- 請求書・納品書のPDF発行とメール送付
- 入金消込と未収金の一覧表示
- 支払期日が近い請求・過ぎた請求の抽出
- 版代やデータ入稿費など追加費用の請求書への反映
どこを何で持つか
業界の専用ソフトに任せたほうがよい部分
見積の作成や入稿データの管理、色校正のやり取り、工程の進行管理は、印刷業界向けの専用ソフトや工程管理の仕組みに任せたほうがスムーズです。これらは請求書発行のシステムが担う範囲ではなく、案件の進め方そのものに関わる部分です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
月締めでの請求書発行、代理店と直接取引の宛先の切り替え、入金消込、未収金の確認といった請求・集金の事務は、オープンソースや買い切りのシステムで自社に持つことができます。案件管理側で確定した金額をそのまま請求書に反映できれば十分です。
紙・Excelのままでよい部分
新規の小口客への与信確認のメモや、取引先ごとの値引き条件の申し送りなど、担当者間のちょっとした確認事項は紙やExcelのままで差し支えありません。無理にシステム化しなくても事務は回ります。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している請求書発行・集金向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
請求書発行・集金に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、請求書発行・集金に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage Billing | 請求書をPDFで発行し、専用URLをメールで送って銀行振込やPayPalで支払ってもらうシステムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage PayLink | 注文を受けると請求書PDFが発行され、そのまま銀行振込やPayPalで決済まで進むページです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Send Invoice | 領収書のPDFを発行し、ダウンロード用のURLをメールで送るシステムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| odoo | ビジネスの成長を支援するためのオープンソースERPアプリケーションです。 | LGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Firefly III | 個人の財務管理および予算策定を行うためのマネジメントツールです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Akaunting | オンラインで利用可能な会計管理ソフトウェアです。 | Business Source License | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 得意先ごとに請求先(代理店か直接か)と支払いサイトを一覧にして洗い出す
- 繁忙期を避け、比較的案件数の少ない時期に請求書発行の仕組みを試す
- 既存の見積・工程管理で使っている案件番号を請求書側の案件とそろえる
- 1か月分、月締め請求書の発行から送付、入金消込までの流れを通して試す
- 新規の小口客への与信確認をいつ事務フローに入れるかを決めておく
印刷会社の請求書発行・集金、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
代理店経由と直接取引で請求書の書式を分けたいのですが可能ですか。
得意先ごとに請求先や宛名、支払いサイトを登録できる仕組みであれば、代理店宛てと直接の得意先宛てを案件ごとに切り替えて発行できます。同じ案件でも請求ルートを誤らないよう、案件と請求先の紐づけを事前に決めておくことが大切です。
校正の途中で部数や用紙が変わり、金額が見積と変わった場合はどう扱えばよいですか。
請求書を起票する前に、確定した金額を案件ごとに記録しておく運用にしておくと安心です。見積時の金額ではなく、納品直前に確定した金額を請求書に反映できるようにしておきます。
同じ得意先の複数の案件を月末に1枚の請求書にまとめられますか。
得意先と締め日の単位で案件をまとめて1通の請求書を発行できる仕組みであれば可能です。案件ごとの納品日や金額が個別に記録されていれば、月末にそれらを集めて1枚にまとめる作業の手間を減らせます。
印刷会社の他の業務
他の業種で請求書発行・集金を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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