印刷会社の電子契約で押さえること
発注確定の遅れが工程を圧迫する
見積提示から入稿までの日数が短い案件では、発注書の押印を待つ間に印刷機や製本ラインの空き枠を確保できず、他案件に押されて予定していた納期が崩れることがあります。電子契約で発注確定のタイミングを早められれば、工程表への組み込みも前倒しできます。
カレンダー・カタログなど継続案件の年間契約
毎年同じ時期に発生するカレンダーや名刺、定期カタログの印刷は、取引基本契約や年間契約を更新する形で進めることが多く、更新のタイミングを逃すと発注自体が止まってしまいます。電子契約なら更新時期の通知と署名依頼をまとめて管理できます。
デザイン・版権にかかわる条項の確認
ロゴや写真、イラストを使ったデザインを納品する際は、著作物の利用範囲や二次利用の可否を契約条項に明記することが求められます。条項自体の中身は案件ごとに異なるため、どの版が最終版かを署名データとともに残しておくことが重要です。
協力会社との契約も同じ流れで扱う
製本や紙加工、配送を外部の協力会社に委託している場合、発注元との契約だけでなく協力会社との業務委託契約も並行して動いています。双方のやり取りを別の方法で管理していると、どちらが先に確定したか分かりにくくなります。
電子契約のシステムに要る機能
- 見積書・注文請書をセットで送れるテンプレート
- 部数・仕様・納期を記載した発注内容を案件番号に紐づけて保存
- 署名完了を入稿・印刷・製本の担当者に通知
- カレンダー・カタログなど継続案件の契約更新リマインド
- 機密保持契約(NDA)・業務委託契約のテンプレート管理
- 製本・紙加工・配送の協力会社向け契約も同じ画面で管理
- 版権・著作物の利用範囲を明記した条項の雛形
- 契約書と見積・請求データを案件番号で検索できる状態にする
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
署名の法的な有効性やタイムスタンプ、本人確認の仕組みは、クラウドサインのような一般的な電子契約サービスに任せるのが安心です。印刷業界特有の判断が入るわけではないので、無理に自前で作る必要はありません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
発注書の内容を案件番号や見積データに紐づけて保存し、どの契約がどの工程に対応しているかを一覧できる管理部分は、DocuSealやDocumensoのようなオープンソースの電子署名システムと組み合わせて自社側で持つことができます。協力会社用のテンプレートや更新リマインドの運用もこちら側に置くと動かしやすくなります。
紙・Excelのままでよい部分
社内の見積承認や工程表との突き合わせ、取引先ごとの個別事情のメモなどは、既存のExcelや紙の運用のままでも大きな支障はありません。契約の確定だけを電子化し、その後の工程管理と無理に一体化させる必要はありません。
電子契約に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、電子契約に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| DocuSeal | PDFフォームの作成、入力依頼、電子署名をセルフホストできるオープンソース電子署名システムです。 | AGPL-3.0 | 署名フォームは日本語化可能。管理画面は導入時の確認が必要。 | — |
| Documenso | 電子署名による文書へのサインを管理できるオープンソースのアプリケーションです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| OpenSign | DocuSignの代替となるオープンソースの電子署名プラットフォームです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルなし | — |
| system-designer | システム構築のためのローコード開発プラットフォームです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルなし | — |
| GpgFrontend | GnuPGとRust製のバックエンドを切り替え可能な、モダンなOpenPGPツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルなし | — |
| jsignpdf | クロスプラットフォームで動作するPDF電子署名ツールです。 | LGPL-2.1 | 日本語ファイルなし | — |
導入の進め方
- 年末年始のカレンダー・年賀状シーズンなど発注が集中する時期の前に、電子契約の運用を一度固めておきます
- まず発生件数の多い注文請書・発注書のテンプレートから電子化し、得意先の反応を見ます
- 製本・紙加工などの協力会社にも使い方を説明し、対応できる相手から順に切り替えます
- 機密保持契約や継続案件の年間契約など、対象を発注書以外にも広げます
- 案件番号を軸に、契約書と見積・工程のデータを結び付ける運用に整えます
印刷会社の電子契約、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
得意先が押印にこだわる場合はどうすればよいですか
電子契約と紙の押印を取引先ごとに併用してかまいません。発注が集中する案件だけ電子契約に切り替え、こだわりの強い得意先は従来どおり郵送で進める形でも、全体の遅れは減らせます。
デザインの版権・利用許諾の条項は電子契約でも問題ありませんか
署名の方法が電子か押印かは条項の有効性に関わりません。重要なのは、著作物の利用範囲を定めた条項がどの版で確定したかを、署名データとあわせて残しておくことです。
製本や紙加工の協力会社にも電子契約を使ってもらえますか
相手の事務体制によって対応できるかが変わるため、一律に強制するのは難しいです。まずはパソコン作業に慣れている協力会社から試し、紙のままがよい相手は従来の方法を残す進め方が無理がありません。
印刷会社の他の業務
他の業種で電子契約を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社 塾・スクール
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