印刷会社の書類の電子化・文書管理で押さえること
見積から校了までの版管理が混乱しやすい
見積書、初校、再校、校了紙と案件が進むごとに書類が増え、どれが最新の校正か分からなくなることがあります。紙の校正紙に手書きの修正指示が入ると、スキャンしても検索できず、担当者の記憶に頼って探す場面が出てきます。
入稿データと紙の指示書がばらばらに保管される
取引先からのメールやオンライン入稿で届くデータと、営業が受け取った紙の指定書・色校正の指示が別の場所に保管されがちです。工場の担当者が印刷直前に確認したい情報が分散していると、作業の手が止まります。
案件ごとに書類の種類と枚数が多い
見積書、注文書、入稿データ、校正紙、工程表、納品書、請求書と、一案件で扱う書類の種類が多く枚数もかさみます。得意先別・案件別に整理していないと、過去の近似案件を参照したいときに探し出せません。
保管期間が長く紙とスキャンが混在し続ける
印刷物は再版や増刷の相談が後から入ることがあり、以前の版下や校正紙を何年も保管します。スキャンして電子化した分と原紙が残っている分が混在し、どちらを正として扱うか曖昧になっていきます。
書類の電子化・文書管理のシステムに要る機能
- 案件ごとに見積書・入稿データ・校正紙・納品書をひとつのフォルダにまとめる
- スキャンした校正紙や指示書を全文検索できる
- 得意先名・案件名・版の番号で書類を絞り込める
- 校正の版(初校・再校・校了)を区別して保存できる
- 工場の端末からも同じ書類を確認できる
- 入稿データのファイルをスマホやタブレットから社内に送受信できる
- 保管期限が来た古い案件の書類をまとめて確認できる
どこを何で持つか
業界の専用ソフトに任せたほうがよい部分
データ入稿の受付や色校正の確認、DTPソフトでの版の作成・修正は、印刷業向けの入稿システムやDTPソフトに任せたほうが確実です。これらは印刷工程そのものを支える仕組みなので、文書管理の仕組みと無理に一体化させる必要はありません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
見積書・校正紙のスキャンデータ・納品書・請求書など、案件の記録として残す書類の保管と検索は自社で持つことができます。得意先別・案件別に整理し、過去の校正指示や版のやり取りをすぐ探せる状態にしておく程度であれば、専用ソフトほどの機能は要りません。
紙・Excelのままでよい部分
現場の作業中に使う手書きのメモや、校正紙に赤字で入れる修正指示そのものは紙のままで構いません。作業が終わった段階でスキャンして案件フォルダに加える流れにすれば十分です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している書類の電子化・文書管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
書類の電子化・文書管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、書類の電子化・文書管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| localsend | 異なるデバイス間でファイルを送受信できるオープンソースのクロスプラットフォームアプリです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| paperless-ngx | スキャン、索引作成、アーカイブが可能な文書管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| filebrowser | 指定したディレクトリ内のファイルをブラウザ上で管理できるファイルマネージャーです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| PairDrop | セットアップや会員登録不要でファイルを送受信できるクロスプラットフォームツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| ownCloud | ファイル共有や同期機能を提供するownCloudのウェブサーバーコアです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| onionshare | Torネットワークを利用して安全かつ匿名にファイル共有やWebサイト公開ができるツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- まずは繁忙期を避けて、過去1〜2年分の案件書類のうち残っている紙とスキャンPDFを案件ごとに仕分けます。
- 得意先名・案件名・校正の版が分かるようにファイル名と保管場所の決め方を決めます。
- 校正紙や入稿データを扱う営業・DTP担当・工場それぞれが、どの書類をどの時点でスキャンするか手順を決めます。
- 新しい案件から電子化の運用を始め、既存の書類は入稿や増刷の相談が来たタイミングで順次整理します。
- 一定期間運用してから、検索にかかる時間や保管場所の使い方を見直します。
印刷会社の書類の電子化・文書管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
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校正紙に入れた赤字の指示もスキャンして残す必要がありますか。
校了までのやり取りが後から問題になることもあるため、校正紙の赤字はスキャンして案件の記録に残しておくと、再版や増刷の相談があった際に確認しやすくなります。
DTPデータや入稿データもこの仕組みで保管すべきですか。
入稿データ自体は入稿システムやサーバーで管理されていることが多いので、無理に移す必要はありません。見積書や校正紙、納品書など事務で扱う書類をまとめて探せる状態にすることを優先するとよいと思います。
紙の校正紙を全部スキャンし直すのは大変そうです。
過去分をすべて電子化する必要はありません。新しい案件から電子化を始め、古い案件は再版や増刷の相談が来た時にその都度スキャンする進め方でも十分です。
印刷会社の他の業務
他の業種で書類の電子化・文書管理を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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