印刷会社の社内の情報共有で押さえること
見積から入稿までの連絡が分散する
営業が得意先と電話で決めた仕様と、実際に届いた入稿データの内容が食い違うことがあります。口頭で済ませた条件がメモに残らず、製版や印刷の担当者に正しく伝わらないまま作業が進んでしまう場面がよくあります。
校正・色校正のやり取りが埋もれる
校正紙や色校正データへの修正指示がLINEの画像にコメントで書き込まれ、後から誰がいつ何を指示したのか追えなくなることがあります。差し替え漏れに気づくのが印刷直前になるケースも見られます。
工程の進み具合が全員に伝わらない
デザイン・製版・印刷・加工・配送と工程が進むたびに、どこまで終わったかを事務所と現場で共有する必要がありますが、掲示板に貼った紙や口頭報告だけでは、営業が得意先に状況を答えられないことがあります。
急ぎの差し替え指示が後から分からなくなる
納期間際の急な修正指示をLINEで個別に送ると、既読が付いた人と付いていない人が混在し、現場に伝わる前に印刷が始まってしまう恐れがあります。誰が最終の指示を見たかを確認できる形にしておく必要があります。
社内の情報共有のシステムに要る機能
- 案件ごとのスレッド・掲示板で見積・入稿・校正・納期の連絡を一本化
- 入稿データ・校正データの添付とバージョン履歴の保持
- 工程（デザイン・製版・印刷・加工・発送）ごとの進捗ステータス表示
- 連絡事項の既読・未読が一覧で分かる機能
- 校正・差し替え指示へのコメントと承認の記録
- 得意先名・案件番号・工程名での検索
- 社内カレンダーと納期の同期
- 外注先・協力会社と共有する範囲を分ける権限設定
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
見積・受発注・工程管理を専用に扱う業務ソフトや、プリプレス・色校正に使うDTP系のソフトは、印刷の精度に関わる部分なのでそのまま使い続けるのが安全です。社内の情報共有はこれらの結果を「伝える」ための仕組みとして別に用意し、役割を分けて考えます。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
案件ごとの連絡スレッド、入稿・校正データの共有、既読確認、工程の進捗表示といった日々のやり取りは、社内グループウェアで十分に持てます。得意先からの問い合わせ窓口ではなく、社内の伝達と履歴を残す用途であれば大きな仕組みは要りません。
紙・Excelのままでよい部分
現場で刷り出しの実物を見ながら行う色校正の最終チェックや、ちょっとした引合いのメモなどは、紙やExcelのままで差し支えありません。すべてをシステムに移す必要はなく、記録に残したい連絡だけを一本化すれば十分です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している社内の情報共有向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
社内の情報共有に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、社内の情報共有に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage CalDAV | フレームワークを使わない1ファイルのCalDAVサーバーです。スマホの標準カレンダーと同期できます。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Groupware (kvgwc) | 共有レンタルサーバーでも動く、MITライセンスの軽量な社内グループウェア基盤です。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| excalidraw | 手書き風の図面を作成できる仮想ホワイトボードです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Rocket.Chat | ミッションクリティカルな業務に対応するセキュアなコミュニケーションプラットフォームです。 | MIT（一部は別ライセンス） | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Mattermost | ソフトウェア開発ライフサイクル全体を支える安全なコラボレーションプラットフォームです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Nextcloud | データの安全な保管と共有を実現するセルフホスト型のクラウドストレージです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 繁忙期を避けた時期に、現在の連絡経路（口頭・LINE・掲示板）をいったん書き出して整理する
- 得意先・案件番号を単位にしたスレッドやフォルダの構成を決める
- デザイン・製版・印刷・配送など各工程のリーダーを交えて、通知と既読確認のルールを試験的に運用する
- 外注先や協力会社とどこまで共有するか、権限の範囲を事前に取り決める
- 問題なければ全社員に周知し、LINEや掲示板での連絡を段階的にやめていく
印刷会社の社内の情報共有、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
LINEでの連絡を完全にやめることはできますか
一度に切り替えるのは難しいため、まずは校正の差し替えや納期変更など記録を残したい連絡だけを移し、雑談的な連絡は残すところから始める会社が多いです。段階的に移行すれば現場の負担も抑えられます。
色校正のやり取りもシステム上でできますか
校正データへのコメントや承認の記録を残すことはできますが、実物の色味を見ながらの最終確認は紙の校正紙で行うのが基本です。システムは指示内容を記録し、現場の確認作業を補う位置づけになります。
得意先から預かった入稿データを社内共有に置いても問題ありませんか
自社で管理するサーバーに置けば、外部のクラウドサービスに預けるよりデータの取り扱いに関する不安は小さくなります。共有範囲を工程担当者に限定する権限設定もあわせて検討してください。
印刷会社の他の業務
他の業種で社内の情報共有を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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