印刷会社名刺管理｜商談先の名刺を会社の資産にする

印刷会社の名刺管理で押さえること

名刺が集まる場面は一つではない

印刷会社では、展示会での名刺交換だけでなく、営業担当者が代理店やデザイン事務所に同行したとき、広告主の担当者から直接名刺を受け取ったときなど、名刺が増える場面がいくつもあります。場面ごとに名刺入れや机の引き出しに分かれて保管されると、どの相手の名刺が誰の手元にあるのか、会社全体では分からなくなります。

担当者の異動・退職で連絡先ごと失われる

名刺交換した代理店や広告主の担当者は、人事異動で部署や役職が変わることが珍しくありません。名刺の情報を更新する仕組みがないと、以前の名刺をもとに連絡しても相手が担当を外れていて話が進まないことがあります。さらに営業担当者本人が退職すると、預かっていた名刺の束もそのまま行方が分からなくなってしまいます。

相手先の業種によって営業の仕方が変わる

印刷会社が名刺交換する相手は、広告代理店、出版社、デザイン事務所、イベント会社、官公庁の担当者など業種の幅が広くなります。名刺に業種や担当業務のメモを残しておくと、新しい印刷物の提案をしたいときに、どの会社のどの担当者に声をかければよいか見つけやすくなります。メモがなければ、名刺の束を一枚ずつ見返すところから始めることになります。

見積・入稿の窓口情報が個人の名刺入れに依存する

見積の依頼先や入稿データの送り先として使う連絡先は、名刺交換した本人のメールの署名や名刺入れに依存していることが多く、事務所の他のメンバーが同じ相手に連絡しようとしても、電話番号やメールアドレスをすぐに確認できません。名刺の情報を台帳としてまとめておけば、担当者が不在のときでも窓口を探す手間が減ります。

名刺管理のシステムに要る機能

スマホで名刺を撮影し会社名・担当者名・役職・部署・電話・メールを読み取る
相手先の業種（代理店・出版社・デザイン事務所・イベント会社・官公庁など）のタグ付け
名刺交換した展示会名や同行営業の案件名のメモ
担当者の異動・退職のステータス管理
会社名・担当者名・展示会名での検索
同じ会社の複数担当者をまとめて表示
名刺画像そのものの保存・閲覧
読み取り結果を人が確認してから台帳に登録する承認の仕組み

どこを何で持つか

業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分

見積・入稿・工程・納期を一括で管理している業界の専用ソフトは、案件の進行管理としてそのまま使い続けるのが安心です。名刺管理はその専用ソフトの機能を広げるのではなく、別の仕組みとして持つほうが、案件管理側の設定を複雑にせずに済みます。展示会の後に数百枚単位の名刺を一度に処理したい場合は、大量読み取りに強い名刺管理の専業サービスに頼むほうが早いこともあります。

オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分

もらった名刺をスマホで撮影し、会社名・担当者名・役職・連絡先などをAIが下書きして、営業担当者や事務が内容を確認したうえで台帳に登録する部分は、自社で持つことができます。箱や名刺入れに溜まったままだった名刺を、会社名や担当者名、展示会名で検索できる状態にしておけば、誰が対応しても相手先の情報を探し出せます。

紙・Excelのままでよい部分

名刺の現物そのものは、交換した順に名刺ホルダーに差しておく程度で十分です。展示会で会った直後に書き込む『いつ、どの会社の紹介で会ったか』といった簡単なメモも、台帳に登録するまでの下書きとしてExcelや手元のメモ帳に残す程度で構いません。すべてを最初からシステムに正確に入れようとしなくても大丈夫です。

すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）

当社が販売している名刺管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。

AI名刺解析 (kaima)オンプレミス 55,000円（税込）

名刺管理に使えるオープンソース

カタログ2,922件から、名刺管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。

名前	できること	ライセンス	日本語	デモ・購入
Kurage AI Meishi Analysis	スマホで名刺を撮るとAIが12項目を読み取って下書きし、人が承認した分だけ台帳へ入る名刺管理システムです。	MIT	日本語で開発・提供。	触れる / オンプレミス版

導入の進め方

まず、営業担当者ごとの名刺入れや箱に溜まっている名刺を集めて棚卸しをします。
直近の展示会や主要な代理店・広告主の名刺から優先して取り込みます。年末や年度末など入稿が集中する時期を避けて取り組むと進めやすくなります。
スマホで名刺を撮影し、AIが読み取った会社名・担当者名・役職などの下書きを営業担当者や事務が確認してから台帳に登録します。
部署名や役職の書き方、業種タグの付け方など、入力のルールを営業担当者の間で揃えます。
展示会や代理店との商談が終わるたびに名刺を取り込む運用に乗せ、溜め込まないようにします。

印刷会社の名刺管理、何から手を付けるか一緒に決めます

初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。

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よくあるご質問

展示会でもらった大量の名刺はどう整理すればいいですか。

一度に数百枚を正確に取り込みたい場合は、大量読み取りに強い名刺管理の専業サービスに任せるほうが早いことがあります。普段の営業でもらう名刺は、スマホで撮影してAIの下書きを確認しながら台帳に登録していく方法で無理なく進められます。

代理店の担当者が異動したら、名刺の情報はどう扱えばいいですか。

異動や退職が分かった時点で、台帳の担当者情報に異動済みのステータスをつけておきます。新しい担当者の名刺を受け取ったら別の行として登録し、以前の担当者とのやり取りの履歴は残したまま、現在の窓口が分かるようにしておくと混乱が少なくなります。

見積や入稿で使っている工程管理システムと名刺管理は連携できますか。

工程管理システムは見積・入稿・納期の管理に専念させ、名刺管理は別の台帳として持つ形で問題なく運用できます。案件の相手先を調べたいときに、会社名や担当者名で名刺の台帳を検索し、連絡先を確認してから工程管理システム側に案件を登録する、という使い分けができます。

印刷会社の他の業務

勤怠管理タイムカードと紙のシフト表で、締め日の集計に時間を取られている 予約・受付電話予約の聞き取りとダブルブッキングに追われている 会議の議事録会議の議事録づくりに毎回30分以上かかり、結局書かれないまま流れる 問い合わせ対応問い合わせメールを個人の受信箱で受けていて、対応漏れ・二重返信が起きる 顧客管理顧客情報がExcelと個人の記憶に散らばっていて、担当が休むと止まる 請求書発行・集金請求書の作成・送付・入金確認が月末に集中し、回収漏れが怖い

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