印刷会社の勤怠管理で押さえること
交代制シフトと打刻のずれ
印刷機を止めずに稼働させるため、工場では早番・遅番や二交代の勤務を組む会社が少なくありません。タイムカードは出退勤の時刻しか残らず、誰がどの工程に入っていたかはシフト表でしか分からないため、両方を見比べないと実際の勤務が確認できません。急な欠勤や交代があった場合、紙のシフト表の書き換えが打刻データに反映されず、集計の段階で食い違いに気づくことになります。
納期直前の残業・休日出勤の集計
印刷は納期が固定されていることが多く、入稿の遅れや刷り直しが発生すると、直前になって残業や休日出勤で挽回する場面が出てきます。こうした変則的な勤務は紙のシフト表に後から書き加えられることが多く、通常の勤務と混ざって締め日にまとめて計算することになります。工程ごとに人員が変わるため、誰が何時間余分に働いたのかを一人ずつ確認する作業が負担になっています。
パート・アルバイト・協力会社の勤怠
軽印刷の現場ではパートやアルバイトが時間単位で働くことが多く、製本や梱包などの工程だけ応援を頼む協力会社の作業者が出入りすることもあります。雇用形態や契約先が違うと、勤務時間の数え方や休憩の扱いも変わるため、同じタイムカードの束の中から立場ごとに分けて拾い出す手間が発生します。繁忙期には人数自体も増えるため、締め日の作業量がそのまま膨らみます。
工場と事務所で分かれる管理の二重化
打刻や休憩の記録は工場の現場で、給与計算のための集計は事務所で、という分担になっている会社をよく伺います。現場では出退勤の実態を把握できても、事務所では紙やタイムカードを後から受け取って入力するしかなく、同じ情報を二度扱う形になりがちです。工程の進み方によって勤務時間が変わる印刷業では、この二重の管理がそのまま集計の遅れにつながります。
勤怠管理のシステムに要る機能
- 工場内でも使える打刻方法（顔認証やICカードなど、手が汚れていても押せるもの）
- 早番・遅番・二交代などのシフト作成と、急な変更の反映
- 工程別・持ち場別の出勤状況の把握
- 残業・休日出勤の自動集計
- パート・アルバイトの時給と社員の月給を分けた集計
- 協力会社・外部作業者の入退場記録
- 本社工場・営業所など複数拠点の勤怠の一元管理
- 給与ソフトへの集計データの連携
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
給与計算そのものや年末調整、社会保険の手続きは、専用の給与ソフトや社会保険労務士向けのサービスに任せたほうが安全です。勤怠の記録や集計の結果を渡す形にしておけば、法改正への対応や計算の正確さは専用ソフト側で保たれます。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
工場での打刻、早番・遅番のシフト管理、残業・休日出勤の集計は、業種特有の事情に合わせて自社で持ちやすい部分です。顔認証の打刻やシフトの組み方など、印刷会社の勤務実態に合わせた形で運用し、集計結果だけを給与計算に渡す形にすると、日々の手間が減ります。
紙・Excelのままでよい部分
急な欠勤の連絡メモや、工程担当者への一時的な引き継ぎ連絡など、その場で済ませてしまう軽いやり取りは、紙やExcelのままで十分です。無理にシステムに載せ替える必要はありません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している勤怠管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
勤怠管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、勤怠管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage HR Post | 人ではなく職に記録を紐づけて、業務の属人化を止める職務・目標・引継ぎ管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Kintai | タブレット1台を顔認証タイムレコーダーにする、丸めない台帳の勤怠システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| super-productivity | タイムボックス機能と時間追跡を備えた高度なToDoリストアプリです。 | MIT | 日本語ファイルあり | — |
| Frappe HR | 採用から勤怠・休暇・評価・給与まで13モジュールを備えた、オープンソースの統合人事(HR)システムです。 | GPL-3.0 | 多言語対応。日本語翻訳は部分的(給与は国別設定が必要)。 | — |
| OrangeHRM | 企業に必要な機能を網羅した包括的な人事管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| time-to-leave | 勤務時間を記録し、退社時間を通知する勤怠管理アプリです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
導入の進め方
- 現場の交代制シフトの実態（早番・遅番・工程ごとの人員配置）を事務所と工場で確認する
- 打刻の方法を決める（顔認証やICカードなど、現場で使いやすいものを選ぶ）
- 納期に追われていない時期を選び、一部の工程や班から試験的に運用を始める
- 締め日を一度経験し、残業・休日出勤の集計のしかたを現場の勤務実態に合わせて調整する
- 問題がなければ全工場・全拠点に広げ、給与計算への連携を本番運用にする
印刷会社の勤怠管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
早番・遅番・二交代のような交代制のシフトも組めますか
はい、組めます。工程ごとに人員配置が変わる印刷会社でも、交代制のシフトをあらかじめ登録しておき、変更があった分だけ直す形で運用できます。紙のシフト表を毎回書き直す手間を減らせます。
印刷機の油やインクで手が汚れていても打刻できますか
顔認証の打刻であれば、手を触れずに打刻できるため、手が汚れている工程でも問題なく使えます。ICカードを使う場合も、カードを汚さない運用にしておくと安心です。
パートと社員、協力会社の作業者で集計方法を分けられますか
分けられます。雇用形態や契約先ごとに勤務時間の数え方を設定しておけば、同じ仕組みの中で立場ごとに異なる集計結果を出すことができ、締め日に手で分け直す作業がなくなります。
印刷会社の他の業務
他の業種で勤怠管理を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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