印刷会社の予約・受付で押さえること
電話での聞き取りがその場の記憶に頼っている
受付に出た人がその場で設備や担当者の空きを答えようとすると、口頭でのやり取りや付箋、個人のメモに頼りがちです。担当者が外出中や他の電話に出ている間に別の予約が入ると、同じ枠に二件重なってから気づくことになります。誰が受けても同じ基準で空き状況を見られる仕組みがないと、聞き取りの正確さが受付担当者の経験に左右されます。
即日案件と長納期案件が同じ窓口に混在する
名刺やチラシのような即日・翌日仕上げの軽印刷と、カタログや大型ポスターのような数週間かかる商業印刷は、求められる予約の粒度が違います。同じ予約台帳で両方を扱うと、短納期の急ぎ案件が通常の案件管理の予約枠に埋もれてしまい、対応漏れや後回しに気づくのが遅れることがあります。
入稿や校正の予定と受付日時がずれる
予約を受けた時点では入稿データがまだ届いていない、あるいは校正の戻りがいつになるか確定していないという状況がよくあります。受付の段階で仮の日程を押さえても、実際の入稿・校正のタイミングが遅れると予約枠だけが先に確定してしまい、設備や担当者の空きと実態がかみ合わなくなります。
繁忙期に電話が集中し聞き漏らしが増える
年末年始の年賀状やカレンダー、選挙前のポスター、学校の卒業・入学関連の印刷物など、時期によって電話が一気に集中します。受付担当者が複数人に分かれて対応すると、誰がどの枠を押さえたかの共有が後手になり、同じ時間帯への重複予約や、確認漏れによる連絡忘れが起きやすくなります。
予約・受付のシステムに要る機能
- 印刷機・設備ごとの空き状況を一覧で確認できる
- 担当者ごとの予約状況を同じ画面で確認できる
- 同じ枠への二重予約を排他ロックで防ぐ
- 電話受付中にすばやく検索・入力できる画面
- 即日・短納期案件を通常の予約枠と区別して表示できる
- 入稿締切や校正予定日を予約と紐づけて管理できる
- 繁忙期に合わせて予約枠の上限を調整できる
- 顧客ごとの過去の注文履歴をその場で呼び出せる
どこを何で持つか
印刷業の専用ソフトに任せたほうがよい部分
見積の計算方法や版の面付け、色校正、印刷機のRIP処理といった印刷工程そのものの管理は、業界の専用ソフト（印刷業向けのMIS）が強みを持つ領域です。工程や見積の細かな計算まで予約システムに抱え込む必要はなく、そちらは専用ソフトに任せたほうが安定します。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
電話で受けた予約を記録し、設備や担当者の空き状況を一覧で確認し、重複予約を防ぐという受付の仕組みは、汎用の予約システムで十分に持てます。入稿締切や校正予定の日付を一緒に記録しておけるだけで、受付の時点での確認漏れはかなり減らせます。
紙・Excelのままでよい部分
特殊な用紙や特殊な仕上げ加工の指示、長年の付き合いのある顧客との細かな好みのメモなどは、無理にシステム化せず紙やExcelのメモで残しておくほうが、現場にとっては扱いやすいままで問題ありません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している予約・受付向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
予約・受付に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、予約・受付に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage Reserve | ダブルブッキングを排他ロックで防ぐ、サロン・クリニック・士業向けの予約受付システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Cal.com | あらゆるユーザー向けのスケジューリング基盤を提供するアプリケーションです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| QloApps | ホテル運営を丸ごとオンライン化するオープンソースのホテル管理・予約システムです。PMS・予約エンジン・ホテル公式サイトが1つになっています。 | OSL-3.0 | 多言語対応(PrestaShopベース)。日本語UIの翻訳範囲は導入時に要確認。 | — |
| OpenEMR | 世界で広く使われているオープンソースの電子カルテ（GPL-3.0）。予約・カルテ・請求を扱いますが、日本の保険診療のレセプトには対応していません。 | GPL-3.0 | 多言語対応。日本語翻訳は部分的。 | — |
| MeetingBar | macOSのメニューバーから会議をすぐに確認できるアプリです | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Easy!Appointments | セルフホスト型の予約管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 現在、電話・FAX・メールのどの手段で予約を受けているか、誰がどこに記録しているかを洗い出す
- 印刷機や担当者など、空き状況を確認する単位をどこまで細かく分けるかを決める
- 即日・短納期の軽印刷案件用の枠と、長納期の商業印刷案件用の枠を分けて試しに運用する
- 入稿締切・校正予定の入力担当者を決め、受付時点でどこまで記録するかの線引きをする
- 選挙や年末年始など繁忙期が来る前に、受付担当者全員が同じ画面を見られる状態にしておく
印刷会社の予約・受付、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
電話だけでなくFAXで入ってくる注文も同じ台帳で管理できますか
FAXの注文内容を受付担当者が同じ画面に入力すれば、電話予約と同じ台帳で一元管理できます。FAXの読み取りを自動化する機能までは備えていないため、受付時に手入力する運用になります。
名刺の即日仕上げとカタログのような長納期案件を同じ表で見られますか
同じ予約台帳の中で、短納期の軽印刷案件と長納期の商業印刷案件を区別して表示できます。見た目を分けておくことで、急ぎの案件が通常の案件に埋もれて後回しになることを防げます。
外回りの営業担当も外出先から予約状況を確認できますか
ブラウザで動く仕組みにしておけば、営業担当が外出先のスマートフォンやタブレットからでも空き状況を確認できます。社内の受付と同じ情報を見られるため、その場で顧客に日程を伝えやすくなります。
印刷会社の他の業務
他の業種で予約・受付を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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