放課後等デイ・学童の請求書発行・集金で押さえること
利用実績が固まるのは月末
放課後等デイサービスや学童では、当日の欠席や振替利用、延長の有無によって実費の対象になる利用回数が変わります。おやつや送迎の回数が確定するのは月末近くになることが多く、そこから保護者ごとに金額を計算して請求書を用意する作業が月末に集中します。体調不良による当日欠席が続くと、前月までの想定と実際の請求額がずれることもあります。
制度請求と実費請求は別物
給付費の請求は国保連への伝送ソフトで行う制度請求として扱われ、保護者が直接支払う対象ではありません。一方、おやつ代や行事費、教材費などの実費は制度の外側にあり、事業所が個別に請求書を発行して保護者から集金する必要があります。この二つを混同せずに、実費分だけを切り出して管理することが欠かせません。
集金の手段が保護者ごとに違う
口座振替を使う家庭、現金で集金袋に入れて渡す家庭、送迎時に手渡しで受け取る家庭など、集金の手段は保護者によってさまざまです。送迎や引き渡しのタイミングでしか顔を合わせられない保護者も多く、その場で渡せなかった請求書や受け取れなかった集金が後回しになり、誰からいつ受け取ったかの確認が後手に回りやすくなります。
きょうだい・複数事業所利用の請求まとめ
同じ家庭で学童と放課後等デイを併用していたり、きょうだいが別の曜日で通所していたりすると、保護者単位で見れば請求が何本にも分かれてしまいます。事業所ごとに別々の請求書を送ると保護者側も把握しづらくなるため、同じ保護者宛の請求はまとめて渡す工夫が必要になります。
請求書発行・集金のシステムに要る機能
- 出欠・延長・振替利用の実績からおやつ代や行事費を計算
- 費目別（おやつ代、教材費、行事費、保護者会費など）の集計
- 保護者単位でのきょうだい合算・複数事業所分の請求書統合
- 請求書PDFの発行とメール送付、送迎時に渡す印刷用の出力
- 口座振替・銀行振込・現金集金など支払い方法ごとの記録
- 未収金・集金漏れの一覧表示と催促状況の管理
- 国保連への給付費請求（制度請求）とは別建てで実費分を管理
- 月をまたぐ欠席・振替分の翌月への反映
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
国保連への給付費請求は、障害福祉サービス向けの請求・伝送に対応した専用ソフトで行うのが基本です。利用者負担上限額の管理や受給者証の情報管理もこうした専用ソフトの役割で、ここを自前のシステムに置き換える必要はありません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
保護者へのおやつ代や行事費といった実費の請求書発行と、支払い方法ごとの集金状況の管理は、専用ソフトの外側にある業務です。利用実績をもとに金額を計算して請求書PDFを作り、メールで送って入金や振替の結果を記録する部分は、オープンソースや買い切りのシステムに任せられます。
紙・Excelのままでよい部分
送迎時の受け渡しメモや連絡帳でのやり取り、現金集金袋への記入といった日々の現場対応は、紙のままでも大きな支障はありません。細かい記録を全てシステム化しようとせず、請求書発行と集金確認の部分だけを切り出して整えるくらいが現実的です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している請求書発行・集金向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
請求書発行・集金に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、請求書発行・集金に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage Billing | 請求書をPDFで発行し、専用URLをメールで送って銀行振込やPayPalで支払ってもらうシステムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage PayLink | 注文を受けると請求書PDFが発行され、そのまま銀行振込やPayPalで決済まで進むページです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Send Invoice | 領収書のPDFを発行し、ダウンロード用のURLをメールで送るシステムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| odoo | ビジネスの成長を支援するためのオープンソースERPアプリケーションです。 | LGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Firefly III | 個人の財務管理および予算策定を行うためのマネジメントツールです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Akaunting | オンラインで利用可能な会計管理ソフトウェアです。 | Business Source License | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 今の請求業務のうち、国保連への制度請求と保護者への実費請求を分けて書き出し、実費請求の部分だけを対象にする
- おやつ代、行事費、教材費など費目を一覧にし、月によって変動する分と固定で発生する分を分けておく
- 1か月分だけ試しに、利用実績の集計から請求書発行、集金確認までを今のやり方と並行して動かしてみる
- 送迎時の手渡しや集金袋での現金受け取りも含め、保護者ごとの支払い方法と確認のタイミングを決めておく
- 新年度や長期休暇前など利用申込が集中する時期の前に、運用の形を固めておく
放課後等デイ・学童の請求書発行・集金、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
国保連への請求とこの仕組みは関係しますか？
いいえ、国保連への給付費請求（制度請求）はこれまでと同じ専用ソフトで行うものとして残します。こちらで扱うのは、おやつ代や行事費など保護者に直接請求する実費分の発行と集金です。
学童と放課後等デイを両方利用している子どもの請求はどうまとめればいいですか？
保護者単位で、きょうだいや複数事業所の利用分をまとめて1枚の請求書にできると、保護者側も事務側も確認しやすくなります。受け取る保護者の立場で請求をまとめることを基準に考えると整理しやすいです。
現金での集金は続けても問題ないですか？
現金集金や送迎時の集金袋をそのまま続けても構いません。その場合は、誰がいつ支払ったかを請求書発行の仕組みと別に記録しておくことで、未収金の把握に役立ちます。
放課後等デイ・学童の他の業務
他の業種で請求書発行・集金を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
記載のサービス名・製品名は各社の商標または登録商標です。本ページは当社が独自にまとめた情報であり、各提供元が監修するものではありません。
