放課後等デイ・学童の予約・受付で押さえること
電話での聞き取りが起点になる
保護者からの欠席・振替・時間変更の連絡は、学校帰りの時間帯に集中して電話で入ることが多いです。手元の紙の予定表を確認しながら口頭で空きを答えるため、聞き違いや書き忘れが起きやすく、後で職員同士の予定表が食い違う原因になります。
送迎枠が予約の制約になる
利用時間帯だけでなく、送迎の有無で受け入れ可能な人数が変わります。送迎を使う児童が重なると車両や同乗する職員が足りなくなるため、予約を受ける時点で送迎枠まで見て判断する必要があります。
長期休みは受付が集中する
夏休みなどの長期休みは利用希望が通常期より増え、電話が集中する期間に受付ミスが起きやすくなります。あらかじめ受付の順番や枠の決め方を決めておかないと、現場での調整に時間を取られます。
契約上の利用日数との照合が必要
利用日は通所給付決定に基づく契約で上限が決まっているため、振替や追加の希望が入ったときに、その児童が今月あと何日利用できるかを確認してから予約を確定する手間があります。
予約・受付のシステムに要る機能
- 利用希望日のカレンダー表示と空き状況の可視化
- 予約の重複を防ぐ排他制御(ダブルブッキング防止)
- 送迎の有無・利用時間帯ごとの空き枠の管理
- 欠席・振替希望の受付記録と履歴の保存
- 保護者への確認連絡(電話・メール)のやり取りの記録
- 長期休み期間など繁忙期の受付枠の切り替え
- 児童ごとの今月の利用日数の確認
- 職員間でのリアルタイムな予約状況の共有
どこを何で持つか
業界の専用ソフトに任せたほうがよい部分
通所給付決定に基づく利用日数の管理や、国保連への請求、利用者負担額の計算は、制度に合わせて作られた業界の専用ソフトに任せるのが確実です。予約受付の仕組みを変えても、この部分はそのまま残すべきです。
OSSや買い切りのシステムで持てる部分
電話で聞いた予約をその場で入力してダブルブッキングを防ぐ仕組みと、送迎枠を含めた空き状況の共有は、予約受付に特化した小さなシステムに置き換えやすい部分です。制度請求の本体とは分けて運用できます。
紙・Excelのままでよい部分
送迎ルートの細かいメモや、児童ごとの体調・持ち物の個別の申し送りは、現場でさっと書き込める紙やExcelのままで十分です。予約の確定・重複防止の仕組みだけを切り替えるのが現実的です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している予約・受付向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
予約・受付に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、予約・受付に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage Reserve | ダブルブッキングを排他ロックで防ぐ、サロン・クリニック・士業向けの予約受付システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Cal.com | あらゆるユーザー向けのスケジューリング基盤を提供するアプリケーションです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| QloApps | ホテル運営を丸ごとオンライン化するオープンソースのホテル管理・予約システムです。PMS・予約エンジン・ホテル公式サイトが1つになっています。 | OSL-3.0 | 多言語対応(PrestaShopベース)。日本語UIの翻訳範囲は導入時に要確認。 | — |
| OpenEMR | 世界で広く使われているオープンソースの電子カルテ（GPL-3.0）。予約・カルテ・請求を扱いますが、日本の保険診療のレセプトには対応していません。 | GPL-3.0 | 多言語対応。日本語翻訳は部分的。 | — |
| MeetingBar | macOSのメニューバーから会議をすぐに確認できるアプリです | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Easy!Appointments | セルフホスト型の予約管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 今の電話予約の流れと、聞き違い・ダブルブッキングが起きた具体的な場面を職員で書き出す
- 送迎の有無で変わる受け入れ枠のルールを先に決めておく
- 夏休みなど長期休みの受付の順番・枠の決め方をあらかじめ決める
- まずは一部の曜日や少人数のクラスから試験的に運用を始める
- 保護者への確認連絡をどの職員がいつ記録するかを決めて周知する
放課後等デイ・学童の予約・受付、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
電話でしか予約できない保護者が多いのですが、システム化はできますか
電話を受けた職員がその場でシステムに入力する形でも使えます。保護者側が直接操作しなくても、職員間での予約状況の共有とダブルブッキングの防止には効果があります。
学校からの急な欠席連絡と予約状況をどう連動させればいいですか
欠席の連絡を受けた時点でその枠を空き状態に戻し、振替希望が来たらすぐにその枠を使う運用にすると、送迎の人数調整もしやすくなります。専用の欄を用意して記録を残すことをお勧めします。
国保連への請求システムとは別に用意しても大丈夫ですか
問題ありません。請求や利用日数の管理は専用ソフトに残したまま、予約の受付とダブルブッキング防止だけを別のシステムに任せる運用で支障はありません。
放課後等デイ・学童の他の業務
他の業種で予約・受付を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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