放課後等デイ・学童のシステム｜記録・送迎・連絡を整える

この業種の事務で時間を取られている所

個別支援計画に基づく日々の支援記録の作成、保護者への連絡帳のやり取り、送迎の経路や乗降確認、お迎え時間の変更連絡にかかる時間が大きいと伺います。職員が複数のお子さんを同時に見ている中で記録を後回しにすると、記憶に頼った記載になりやすく、引き継ぎの質にも影響します。

業界の専用ソフトが担う所と、その外側に残る事務

障害児通所支援としての利用実績の記録や、国民健康保険団体連合会への請求業務は、業界の専用ソフトでひととおり対応できます。一方で、保護者との連絡帳や送迎時間の変更連絡、職員間の引き継ぎ、ヒヤリハットや事故の共有は、専用ソフトの範囲外として残ることが多く、別の手段で補う必要があります。

制度・決まりで気をつける所

児童福祉法に基づく障害児通所支援として、個別支援計画の作成とそれに連動した支援記録の保存が求められます。学童(放課後児童健全育成事業)は制度の位置づけが異なり、求められる記録や連絡の性質も変わるため、同じ事業所内でも両方を運営している場合は書類の扱いを分けて管理する必要があります。

どの業務から手を付けるとよいか

まずは保護者連絡と送迎の管理から整えると、現場の負担が減りやすいです。連絡帳の内容や送迎時間の変更が職員全員にすぐ伝わる仕組みができると、次に支援記録の集約、さらに引き継ぎの整理へと広げやすくなります。制度請求の仕組みには手を加えず、その外側から始めるのが無理のない進め方です。

放課後等デイ・学童の業務から選ぶ

勤怠管理タイムカードと紙のシフト表で、締め日の集計に時間を取られている 予約・受付電話予約の聞き取りとダブルブッキングに追われている 会議の議事録会議の議事録づくりに毎回30分以上かかり、結局書かれないまま流れる 問い合わせ対応問い合わせメールを個人の受信箱で受けていて、対応漏れ・二重返信が起きる 顧客管理顧客情報がExcelと個人の記憶に散らばっていて、担当が休むと止まる 請求書発行・集金請求書の作成・送付・入金確認が月末に集中し、回収漏れが怖い 社内の情報共有連絡が口頭とLINEと掲示板に分かれ、見た人と見ていない人が生まれる 書類の電子化・文書管理紙の書類とスキャンPDFが混在し、探す時間が積み上がっている 電子契約契約書の郵送・押印の往復で、着手が1週間遅れる マニュアル・手順書作業手順が人によって違い、新人教育のたびに同じ説明をしている 案件・工程管理どの案件がどこまで進んでいるか、担当者に聞かないと分からない 引き継ぎ・属人化対策その人しかできない仕事があり、退職のたびに知識が消える 現場記録・作業報告の集約現場からの報告が紙とLINEでばらばらに届き、集計や請求のたびに転記している

よくあるご質問

今使っている制度請求のソフトは変えなくていいですか。

はい、変える必要はありません。国民健康保険団体連合会への請求や利用実績の記録は専用ソフトの役割として残し、保護者連絡や送迎管理、支援記録の集約など、専用ソフトが扱っていない部分だけを別の仕組みで整えるのが無理のない進め方です。

保護者との連絡帳は紙のままでも大丈夫ですか。

紙のままでも問題ありません。送迎の時間変更や当日の連絡だけを素早く伝えたい場面と、日々の様子を丁寧に残したい連絡帳は役割が違うため、紙と別の連絡手段を併用している事業所も伺います。無理に一本化する必要はありません。

送迎記録と支援記録を一元化できますか。

職員が日々参照する記録としては一元化しやすいですが、制度請求に使うデータは専用ソフト側の形式で別に管理されていることが多いです。現場用の記録と請求用のデータは、連携させつつも別のものとして扱う前提で整理すると無理がありません。

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