放課後等デイ・学童の顧客管理で押さえること
連絡帳とExcelの二重管理
連絡帳は紙やノートで、出欠・送迎・体調の記録は別のExcelに付けているケースが多いです。保護者への申し送りがノートだけに残り、事務所のExcelには反映されないまま別の職員が送迎に出て、情報が食い違うといったことが起こります。
送迎情報の変更が口頭で止まる
「今日は〇時にお迎えに来てください」「別の場所から乗せてください」といった当日の変更は、電話を受けた職員の記憶とメモに依存しがちです。送迎担当者が変わるタイミングで伝達が漏れ、迎え先や時間を間違えるリスクが残ります。
個別支援計画と日々の記録の紐付け
個別支援計画書に基づいて日々の活動記録をつけますが、計画書は紙のファイル、日々の記録はノートや別のシステムという分かれ方をしていると、支援の振り返りや保護者への説明の際に両方を手元で見比べる必要が出てきます。
担当者が休んだときの引き継ぎ
保護者の細かい要望(アレルギー、きょうだいの送迎順、連絡の取りやすい時間帯など)は担当者の記憶に残っていることが多く、急な休みのときに代わりの職員が同じ対応を再現できず、保護者から対応の違いを指摘されることがあります。
顧客管理のシステムに要る機能
- 児童・保護者の基本情報(連絡先、きょうだい情報、緊急連絡先)の一覧管理
- 送迎時間・送迎先・送迎担当者の日次変更の記録
- 連絡帳の内容や保護者からの電話連絡のメモを児童ごとに時系列で残す
- アレルギー・服薬・体調に関する申し送り事項を児童ごとに固定表示
- 個別支援計画書・モニタリング記録のファイル保管と児童情報との紐付け
- 出欠・利用実績の記録(現場確認用、請求システムとは別に保持)
- 保護者への連絡履行状況(電話済み・未対応など)の管理
- 担当者が変わっても同じ画面で経緯を追える履歴表示
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
個別支援計画書の作成支援や国保連への請求、児童発達支援管理責任者が扱う計画書の様式管理は、放課後等デイ・児童発達支援向けの専門ソフトが制度改正に対応しながら更新しています。請求の本体部分を自作のシステムに置き換える必要はありません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
保護者の連絡先や送迎の変更、日々の連絡帳の内容、担当者間の申し送りといった、請求に直結しないが毎日動く情報は、CRMの仕組みで児童ごとに一覧化できます。担当者が休んでも同じ画面を見れば経緯が分かる状態にしておくと、引き継ぎの負担が減ります。
紙・Excelのままでよい部分
送迎車内で使う当日限りのチェックリストや、行事の出欠確認のような一度きりの集計は、紙やExcelのままでも支障は少ないです。無理にシステム化せず、児童ごとに残しておく情報とその場で消えてよい情報を分けて考えるとよいでしょう。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している顧客管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
顧客管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、顧客管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| EspoCRM | EspoCRMを日本語で使うための案内。顧客、商談、活動、メール、ワークフローを自社サーバーで管理できます。日本語UIは公式配布に収録。導入手順、ライセンス、項目追加のカスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 公式配布に日本語UIを収録。 | 触れる |
| Krayin CRM | Krayin CRMを日本語で使うための案内。当社が2,066キーを日本語化して本家へ提出しました。Laravel製で顧客・リード・商談・活動を管理できます。導入手順、ライセンス、カスタマイズ相談まで。 | MIT | Kurageが2,066キーを日本語化し本家へ提出。 | 触れる |
| Kurage AI Meishi Analysis | スマホで名刺を撮るとAIが12項目を読み取って下書きし、人が承認した分だけ台帳へ入る名刺管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage CRM Agent | 日報を投げるとAIが顧客記録の下書きを作り、人が承認した分だけ台帳に入るCRMです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Deal Desk | 顧客のメールアドレスごとに、商談をAIに相談し、記録を残し、かんばんで状況を管理する案件管理・商談管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Twenty | AI向けに設計されたSalesforceのオープンソース代替CRMです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | 触れる |
導入の進め方
- 現在、連絡帳・送迎表・個別支援計画書のファイルがそれぞれどこにあるか(紙・ノート・Excel・個人のメモ)を洗い出します。
- 児童ごとに残しておきたい情報(送迎の決まり、アレルギー、保護者の連絡の取りやすい時間)を一覧にして、優先して登録する項目を決めます。
- 新年度の入れ替わりや長期休暇前など利用児童の情報が大きく動く時期を避けて、まず数名分だけ試験的に入力します。
- 児童発達支援管理責任者や送迎担当者など実際に記録を使う職員に画面を見てもらい、現場で使える表示になっているか確認します。
- 請求に使う既存の専門ソフトとは別の仕組みとして運用を始め、両方への二重入力が発生していないか数週間様子を見ます。
放課後等デイ・学童の顧客管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
今使っている請求用の専門ソフトはやめたほうがいいですか。
やめる必要はありません。請求や個別支援計画書の様式管理はそのまま専門ソフトに任せ、保護者連絡や送迎の申し送りなど日々の記録だけを別の仕組みで管理すると、お互いの役割がはっきりします。
連絡帳をシステムに置き換える必要はありますか。
置き換える必要はありません。保護者とのやり取りは今の連絡帳や連絡手段を続けながら、事務所側で把握しておきたい内容(送迎変更や体調の申し送りなど)だけを児童ごとの記録として残す使い方で十分です。
個人情報を扱うので心配です。
自社サーバーで動かす仕組みであれば、外部のクラウドサービスにデータを預けずに社内の環境だけで管理できます。アクセスできる職員を絞る設定も含めて、導入時に相談しながら決めることができます。
放課後等デイ・学童の他の業務
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