放課後等デイ・学童の勤怠管理で押さえること
非常勤・パートが中心のシフト構成
放課後等デイや学童の現場は、指導員や支援員の多くが非常勤・パート勤務で、曜日ごとに出勤する人が入れ替わります。紙のシフト表とタイムカードを別に持っていると、誰がいつ何時間働いたかを月末にまとめて確認することになり、変更があった分だけ手直しが増えます。
送迎当番と延長利用で変わる勤務時間
送迎当番の日は出勤時刻が早まり、延長利用の児童がいる日は退勤が遅くなります。こうした日ごとの前後は予定表には反映されていても、実際の出退勤記録には正しく残っていないことがあり、後から誰が何時間動いたかを確認する作業が発生します。
配置基準を満たしているかの確認
放課後等デイサービスや児童発達支援では、時間帯ごとに必要な人数の支援員・指導員を配置する必要があります。シフト表と実際の出退勤がずれていると、基準を満たしていたかどうかを後から振り返って確認する作業が生まれ、記録の整合性が求められます。
締め日に重なる二重の集計作業
月末の締め日には、タイムカードの時間集計とシフト表の突合を同時に行うことになります。支援記録や保護者連絡の記入作業と時期が重なりやすく、勤怠の集計だけに時間を割きにくいのが実情です。
勤怠管理のシステムに要る機能
- 非常勤・パート職員ごとの勤務パターン登録
- タブレット等での打刻（顔認証による出退勤記録）
- シフト表と出退勤実績の突合・差分表示
- 送迎当番・延長対応による勤務時間の記録
- 時間帯別の配置人数の確認
- 月末の勤怠集計とCSV出力
- 複数事業所（放課後等デイ・児童発達支援の併設など）の勤怠を一括管理
どこを何で持つか
専用ソフトに任せたほうがよい部分
国保連への請求事務や、支援記録・保護者への連絡は、放課後等デイ・児童発達支援向けの専用ソフトでまとまって管理されていることが多く、そこを無理に切り離す必要はありません。制度請求の本体は今の仕組みのまま、勤怠だけを別に整えるという考え方がやりやすいです。
勤怠管理として自分たちで持てる部分
出退勤の記録、シフトと実績の突合、配置人数の確認といった勤怠管理は、専用ソフトの外に出して自分たちで持つこともできます。打刻を一本化して、非常勤・パートを含めた勤務時間を一覧で管理できるようにしておくと、締め日の作業が軽くなります。
紙・Excelのままでよい部分
来月以降のシフトの希望調整や、急な欠勤・代わりの職員を探すための連絡は、紙やExcel、普段使っているチャットのままで十分です。確定したシフトだけを勤怠システムに取り込む形にすれば、調整の柔軟さを保ちながら集計の手間を減らせます。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している勤怠管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
勤怠管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、勤怠管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage HR Post | 人ではなく職に記録を紐づけて、業務の属人化を止める職務・目標・引継ぎ管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Kintai | タブレット1台を顔認証タイムレコーダーにする、丸めない台帳の勤怠システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| super-productivity | タイムボックス機能と時間追跡を備えた高度なToDoリストアプリです。 | MIT | 日本語ファイルあり | — |
| Frappe HR | 採用から勤怠・休暇・評価・給与まで13モジュールを備えた、オープンソースの統合人事(HR)システムです。 | GPL-3.0 | 多言語対応。日本語翻訳は部分的(給与は国別設定が必要)。 | — |
| OrangeHRM | 企業に必要な機能を網羅した包括的な人事管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| time-to-leave | 勤務時間を記録し、退社時間を通知する勤怠管理アプリです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
導入の進め方
- 今のシフト表・タイムカードの運用を書き出し、どこで二重に手間がかかっているかを確認します。
- 非常勤・パート職員ごとの勤務パターンや、送迎当番・延長対応がある曜日を整理します。
- 新年度や長期休み前など、シフトが大きく変わる時期を避けて、落ち着いた時期に打刻方法を切り替えます。
- 事業所ごとに1台で済む打刻の仕組み（タブレットでの顔認証など）を決め、現場の職員に負担がかからない形にします。
- 月末の集計手順を固定し、専用ソフトへの反映や支援記録・連絡業務と作業時期が重ならないようにします。
放課後等デイ・学童の勤怠管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
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非常勤・パートが多くても勤怠管理システムを入れる意味はありますか？
むしろ非常勤・パートが多い現場ほど、勤務パターンがばらつきやすく、タイムカードと紙のシフト表の突合に時間がかかります。打刻と実績を一本化しておくと、誰が何時間働いたかをその場で確認でき、締め日の作業が軽くなります。
送迎当番や延長対応の時間はどう記録すればいいですか？
当番や延長があった日は、出退勤の時刻自体が予定とずれるため、打刻はその日の実際の時刻をそのまま記録しておく形が分かりやすいです。予定表とのずれは勤怠システム側で一覧にしておくと、後から振り返りやすくなります。
制度請求用の専用ソフトと勤怠管理システムは分けて使っても大丈夫ですか？
問題ありません。国保連への請求や支援記録は専用ソフトのまま使い、勤怠だけを別のシステムで管理している事業所も多く、月末に集計結果を転記する形で運用できます。
放課後等デイ・学童の他の業務
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