放課後等デイ・学童議事録｜ケース会議・面談の記録

放課後等デイ・学童の会議の議事録で押さえること

会議の種類ごとに形式が違う

職員会議、ケース会議、保護者との面談、学校や相談支援事業所との連携会議など、会議の種類がいくつもあり、出席者も話す内容もそれぞれ違います。同じ書式で済ませようとすると、結局どの会議も中途半端な記録になりがちで、後から見返したときに何が決まったのか分からなくなってしまいます。

会議後すぐに次の業務へ移る

会議は児童の降園後や終業前の限られた時間に行われることが多く、話し合った職員はそのまま送迎や翌日の準備に入ります。会議の場で発言と決定事項を聞きながらメモを取る余裕がなく、後からまとめ直そうとした頃には記憶が薄れ、議事録自体が作られないまま終わることがよくあります。

決定事項が支援に反映されないまま残る

ケース会議で児童への対応方針を変えても、その決定が個別支援計画や日々の支援記録に結びついていないと、次に対応する職員に伝わりません。議事録が会議の場だけのメモで終わり、誰が何をいつまでに行うかが追えなくなっている例をよく伺います。

専門職の発言を正確に残す必要

心理士や作業療法士、相談支援専門員などが参加する会議では、専門的な助言や判断の根拠を正確に残すことが欠かせません。口頭でのやり取りを後から記憶だけで書き起こすと、表現が変わったり、肝心の判断理由が落ちてしまったりすることがあります。

会議の議事録のシステムに要る機能

会議の録音を文字起こしし、AIが議事録の下書きを作成する
ケース会議・職員会議・保護者面談・関係機関連携会議など会議の種類ごとにテンプレートを分けられる
決定事項・担当者・期限を一覧として抜き出せる
発言者を区別して記録し、専門職の発言内容を追える
下書きと、承認を経た確定議事録を分けて保存する
確定した議事録を児童ごと・会議種別ごとに検索できる
個別支援計画や支援記録への参照を付けて残せる
議事録の確定を誰が承認したかを記録に残す

どこを何で持つか

業界の専用ソフトに任せたほうがよい部分

個別支援計画の作成・更新や日々の支援記録、保護者との連絡帳のやり取りは、放課後等デイサービス・児童発達支援向けの専用ソフトで行うのが基本です。制度請求と直接つながる部分なので、そちらの仕組みを変える必要はありません。

オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分

ケース会議や職員会議、保護者面談、関係機関との連携会議そのものの録音・文字起こし・議事録の下書き作成・承認は、専用ソフトの対象になっていないことが多い部分です。ここだけを別に持つことで、決定事項を取りこぼさずに残せます。

紙・Excelのままでよい部分

会議の出席者名簿や日程調整、会議室や面談スペースの予約管理といった簡単な管理は、紙やExcelのままで十分です。議事録の内容そのものと分けて考えれば、無理に仕組みを揃える必要はありません。

すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）

当社が販売している会議の議事録向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。

Whisper議事録 Kurage AI MOMオンプレミス 55,000円（税込）

会議の議事録に使えるオープンソース

カタログ2,922件から、会議の議事録に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。

名前	できること	ライセンス	日本語	デモ・購入
Kurage AI MOM	会議の録音をアップすると、同じサーバーのwhisper.cppが文字起こしし、AIが議事録の下書きを作り、人が承認したものだけが確定議事録になるシステムです。	MIT	日本語で開発・提供。	触れる / オンプレミス版

導入の進め方

まず職員会議など定型で参加者が固定された会議から録音・文字起こしを試す
次にケース会議や保護者面談など、決定事項の重要度が高い会議に広げる
下書きを誰が確認し、確定議事録として承認するかを決める（児童発達支援管理責任者や管理者など）
確定した議事録を個別支援計画や支援記録と見比べられる運用にする
新年度前後など個別支援計画の見直しが重なる時期に向けて、運用を定着させる

放課後等デイ・学童の会議の議事録、何から手を付けるか一緒に決めます

初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。

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よくあるご質問

録音を嫌がる保護者や職員がいる場合はどうすればいいですか？

録音は会議ごとに同意を得て行うのが基本です。保護者面談など同意が得にくい場面では、録音せずに手入力で議事録を作成する使い方に限定することもできます。

個別支援計画の内容そのものもこのシステムで作れますか？

このシステムは会議の記録・議事録づくりに特化しています。個別支援計画の作成や支援記録そのものは、制度請求と連動した専用ソフト側で行うのが基本です。

専門職が参加する会議でも使えますか？

発言者を区別して記録できるため、心理士や作業療法士、相談支援専門員などが参加する会議でも使えます。専門用語が多い場合は、下書きを人が必ず確認したうえで確定議事録とすることが大切です。

放課後等デイ・学童の他の業務

勤怠管理タイムカードと紙のシフト表で、締め日の集計に時間を取られている 予約・受付電話予約の聞き取りとダブルブッキングに追われている 問い合わせ対応問い合わせメールを個人の受信箱で受けていて、対応漏れ・二重返信が起きる 顧客管理顧客情報がExcelと個人の記憶に散らばっていて、担当が休むと止まる 請求書発行・集金請求書の作成・送付・入金確認が月末に集中し、回収漏れが怖い 社内の情報共有連絡が口頭とLINEと掲示板に分かれ、見た人と見ていない人が生まれる

他の業種で会議の議事録を見る: 介護事業所　保育園・幼稚園　飲食店　宿泊・ホテル・旅館　建設・工務店　クリニック・医療　不動産会社　塾・スクール

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