放課後等デイ・学童の社内の情報共有で押さえること
連絡の入口が複数ある
保護者からの欠席連絡や送迎時間の変更は、電話、LINE、連絡帳、掲示板のメモなど複数の経路から入ってきます。経路ごとに記録場所が違うと、送迎担当の職員や次の勤務の職員がどれを見ればよいか分からず、確認漏れにつながります。
支援記録と連絡事項が別管理になりやすい
その日の活動やお子さまの様子を記した支援記録と、保護者への伝達事項や職員への引き継ぎは、本来つながっている情報です。別のノートやファイルで管理すると、記録を書いた職員しか経緯を把握できず、翌日出勤した職員が前日の経過を追いにくくなります。
送迎の変更は当日に集中する
お迎えの時間や場所の変更、学校行事による送迎ルートの変更は当日の午後に集中して入ってきます。送迎車に乗る職員と事務所に残る職員の間で情報が共有されないと、到着が遅れたり、変更前の予定で動いてしまう事態が起きます。
保護者への連絡と職員間の連絡は分けて扱う必要がある
連絡帳など保護者とやり取りする情報と、職員同士の引き継ぎやヒヤリハットの共有は、見る相手が異なります。同じ掲示板に混在させると、保護者に見せるべきでない内容が紛れたり、職員だけに必要な情報が埋もれてしまいます。
社内の情報共有のシステムに要る機能
- 利用児童ごとに当日の支援記録と連絡事項を入力できる
- 送迎の時間・ルート変更をその場で全職員に共有できる
- 既読・未読が分かり、見た職員と見ていない職員を区別できる
- 職員間の引き継ぎやヒヤリハットを記録として残せる
- 保護者向けの連絡と職員間の連絡を分けて管理できる
- スマホやタブレットから送迎中でも入力・確認できる
- 過去の記録を児童ごとに遡って確認できる
- 職員の勤務予定とあわせてカレンダーで共有できる
どこを何で持つか
個別支援計画や制度請求は専用ソフトに任せる
児童発達支援管理責任者が作成する個別支援計画や、放課後等デイサービスの制度請求は、専用の福祉系ソフトで管理するのが確実です。この部分を無理に自社のシステムに取り込まず、請求や計画作成はそのまま専用ソフトに任せます。
日々の連絡と送迎の共有はOSSや買い切りで持てる
毎日の支援記録や送迎の変更連絡、職員間の引き継ぎは、Rocket.ChatやMattermostのような社内チャット、kvgwcのような軽量グループウェアで持つことができます。既読管理やカレンダー共有を使えば、口頭とLINEに分かれていた連絡を一つの場所に集められます。
連絡帳や送迎表の原紙は紙のままでよい
保護者と直接やり取りする連絡帳や、当日の送迎順を書いた紙の送迎表は、現場の使いやすさを優先して紙のままで構いません。社内で共有すべき部分だけをシステムに移し、保護者との紙のやり取りは今のまま続けられます。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している社内の情報共有向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
社内の情報共有に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、社内の情報共有に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage CalDAV | フレームワークを使わない1ファイルのCalDAVサーバーです。スマホの標準カレンダーと同期できます。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Groupware (kvgwc) | 共有レンタルサーバーでも動く、MITライセンスの軽量な社内グループウェア基盤です。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| excalidraw | 手書き風の図面を作成できる仮想ホワイトボードです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Rocket.Chat | ミッションクリティカルな業務に対応するセキュアなコミュニケーションプラットフォームです。 | MIT（一部は別ライセンス） | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Mattermost | ソフトウェア開発ライフサイクル全体を支える安全なコラボレーションプラットフォームです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Nextcloud | データの安全な保管と共有を実現するセルフホスト型のクラウドストレージです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 今、連絡がどこで止まっているかを一週間分書き出す（電話・LINE・掲示板のどれで誰が見落としたか）
- 保護者向けの連絡と職員間の引き継ぎを分けて、どちらをシステムに乗せるか決める
- 新年度や長期休暇で利用人数・送迎ルートが変わる時期を避けて、落ち着いた時期に試験運用を始める
- 送迎中の職員がスマホで使えるかを確認し、資格の有無に関わらず操作できる画面にする
- 一部の児童・一部の職員で数週間試し、連絡漏れが減ったかを確認してから全体に広げる
放課後等デイ・学童の社内の情報共有、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
個別支援計画の内容も社内の情報共有システムに入れるべきですか
個別支援計画自体は児童発達支援管理責任者が専用ソフトで作成・管理する範囲です。社内の情報共有システムには、その計画に基づく日々の支援記録や連絡事項だけを載せる形で十分です。
保護者とのLINEのやり取りはやめるべきですか
保護者がLINEに慣れている場合、やめる必要はありません。LINEは保護者との連絡手段として残し、受け取った内容を職員間で共有する部分だけをシステムに移すと、両方の良さを活かせます。
無資格の職員やパート職員も使える仕組みにできますか
入力項目を少なくし、送迎の変更や引き継ぎメモなど必要最低限の操作に絞れば、資格の有無に関わらず使えます。複雑な記録入力は別の仕組みに任せ、情報共有の部分は誰でも触れる形にするのが現実的です。
放課後等デイ・学童の他の業務
他の業種で社内の情報共有を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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