放課後等デイ・学童の案件・工程管理で押さえること
個別支援計画のサイクルが「案件」の単位になる
契約の開始から、アセスメント、計画案の作成、保護者への説明と同意、支援の実施、モニタリング、計画の見直しまでが児童ごとに一巡します。この一連の流れのどの段階にあるかは、担当の児童発達支援管理責任者に聞かないと他の職員には分からない状態になりやすく、急な休みや異動があると一時的に止まってしまいます。
モニタリング・更新の期日が個別の手帳管理になりやすい
モニタリングや計画更新の時期は児童ごとに異なり、児発管個人の手帳やノートで管理されていることが多くあります。利用児童が増えるほど期日の見落としに気づくのが遅れ、期日が過ぎてから慌てて保護者に説明の日程を取り直す、という場面も出てきます。
送迎や保護者連絡の予定変更が進行の記録に埋もれる
送迎時間の変更や保護者からの連絡事項は連絡帳や口頭でその場で処理されることが多く、計画の進行状況とは別の場所に残ります。案件としてまとめて見られないと、計画の見直しに関わる保護者の要望がどこに書かれていたか探すことになります。
同じ児童が複数のサービスを併用している
放課後等デイサービスと学童、児童発達支援を同じ児童が時期によって併用するケースがあり、サービスごとに契約や計画のサイクルが別に動きます。どのサービスの計画がどこまで進んでいるかをサービス単位で分けて確認する必要があり、児童の名前だけでは案件を一つに扱えません。
案件・工程管理のシステムに要る機能
- 児童ごとの案件カード(契約・アセスメント・計画作成・同意・実施・モニタリング・更新の進行段階表示)
- モニタリング期日・計画更新期日の近い案件をアラート表示
- 児童発達支援管理責任者・担当職員の紐付けと担当変更の履歴
- 保護者への説明日・同意書受領日の記録欄
- 送迎予定の変更や保護者からの連絡事項を案件に残す欄
- サービス種別(放課後等デイ/学童/児童発達支援)ごとに案件を分けて管理
- 計画見直し後の次回モニタリング日の自動設定
- 案件ごとの進行状況一覧(全児童を段階別に並べて表示)
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
国保連への請求データの作成や、利用実績の集計、法定のフォーマットに沿った個別支援計画書の印刷は、専用の請求ソフトや計画書作成ソフトに任せたほうが安全です。数字の計算やフォーマットの正確さは専用ソフトの役割で、ここで扱う案件・工程管理は進み具合の把握に絞ります。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
児童ごとの案件がどの段階にあるか、モニタリング期日はいつか、担当者は誰かという進行管理は、OSSのカンバンボードや買い切りの案件管理システムで持てます。カード1枚を児童1人の案件として扱えば、全体を一覧できます。
紙・Excelのままでよい部分
個別支援計画書そのものの文章、保護者への説明時に使う資料、当日版の送迎表などは、紙やExcelのままで構いません。進行の段階と期日だけをシステム側に残せば十分です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している案件・工程管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
案件・工程管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、案件・工程管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Plane | Planeを日本語で使うための案内。課題・サイクル・モジュール・文書をまとめて管理できます。公式の日本語UIがあり、当社はPlane JP Deployment Kitを公開しています。導入手順、ライセンス、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 公式日本語UIあり。Plane JP Deployment Kitを公開。 | — |
| AppFlowy | AppFlowyを日本語で使うための案内。Notion代替のオープンソース・ワークスペースの日本語対応状況、セルフホストの導入手順、ライセンス、AI機能、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Wekan | Meteorで構築されたオープンソースのカンバンボードアプリケーションです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| OpenProject | 製品やプロジェクト、ポートフォリオを管理するためのオープンソースソフトウェアです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Planka | Trelloの代替になる、自社サーバーで動くカンバン型タスク管理OSS。プロジェクト→ボード→リスト→カードの構造、担当者・ラベル・期限・チェックリスト・添付、リアルタイム反映を備えます。 | PLANKA Community License v1.1（商用ライセンスあり） | 本家同梱の日本語は実測約88%（483キー中56キー未訳）。残り56キーを当社が全訳し planka-jp(github.com/katsushi2441/planka-jp) で公開、本家へPR提案中。 | — |
| leantime | 目標達成に特化した、誰でも使いやすいプロジェクト管理システムです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
導入の進め方
- 現在利用している児童全員を一覧にし、契約開始日とサービス種別(放課後等デイ/学童/児童発達支援)を洗い出す
- 契約・アセスメント・計画作成・同意・実施・モニタリング・更新という進行段階の呼び方を、児発管や職員の間で揃える
- 新年度で利用児童が入れ替わる4月前後、または夏休みで学童の利用が増える時期に合わせて、数名分の案件カードで試しに運用する
- 児発管だけでなく他の職員も進行状況を入力・確認できるようにし、送迎や保護者対応の合間でも更新できる運用にする
- 国保連への請求データ作成や法定の計画書フォーマットは従来の専用ソフトに残し、進行管理の情報だけをこちらに集める
放課後等デイ・学童の案件・工程管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
児童発達支援管理責任者が一人しかいない事業所でも使えますか
児発管一人が全児童の計画を管理している事業所でも、案件ごとの期日が一覧で見えることで、後回しになっている児童に気づきやすくなります。他の職員が進行状況を確認する際に本人に聞かずに済む点も助かる場面が多いようです。
国保連への請求データ作成もこの仕組みでできますか
請求の本体は専用の請求ソフトに任せるのが前提です。この仕組みが扱うのは、各児童の計画がどの段階にあるかという進行管理で、請求計算や国保連への伝送機能は持ちません。
放課後等デイと学童を併用している児童はどう扱いますか
1人の児童で複数のサービスを利用している場合は、サービスごとに案件を分けて登録すれば、それぞれの計画作成・モニタリングの進み具合を別々に追えます。
放課後等デイ・学童の他の業務
他の業種で案件・工程管理を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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