保育園・幼稚園の問い合わせ対応で押さえること
見学・入園相談の問い合わせ
ホームページの問い合わせフォーム、電話、口コミで知った方からのメールなど、窓口が分かれて届きます。新年度前は件数が増え、誰がいつ返信したか分からなくなりやすく、同じ家庭に二度案内を送ってしまうこともあります。
在園児保護者からの日常の問い合わせ
連絡帳アプリの質問機能、メール、送迎時の口頭連絡が混在します。アレルギー対応や持ち物の確認など小さな質問が多く、担任以外の先生が受けた場合に申し送りが漏れ、翌日まで保護者を待たせてしまうことがあります。
体調不良時の緊急連絡
発熱やけがの連絡は至急の対応が必要ですが、通常の問い合わせと同じ受信箱に混ざると見落としにつながります。誰が受けて誰が保護者に連絡したかをその場で共有できないと、二重の電話や対応漏れが起きます。
行事前後の問い合わせ集中
運動会や発表会の前は持ち物や時間についての質問が一気に増えます。担任一人で抱えると他の業務が止まり、主任や園長が同じ内容を別の保護者から聞かれて答えがずれてしまうこともあります。
問い合わせ対応のシステムに要る機能
- 問い合わせごとの担当者割り当てと対応状況の表示
- 対応済み・未対応・保留のステータス管理
- 園児名・保護者名での履歴検索
- メールと連絡帳アプリの質問機能など複数窓口の一元管理
- よくある質問への定型文回答
- 先生間での対応履歴の引き継ぎ表示
- 体調不良など緊急度の高い問い合わせの目立たせ表示
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
連絡帳、お便り配信、写真販売、延長保育の申請受付は、保護者がすでに使い慣れている本体アプリに残すのが安心です。保護者側の操作画面を増やすと、かえって問い合わせが増えてしまいます。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
園内の事務として、先生たちが受けた問い合わせをどう分担し、どこまで対応したかを記録する部分は自社サーバーに移せます。保護者から見える画面を変えずに、園内の見通しだけを良くできます。
紙・Excelのままでよい部分
見学の予約枠の空き状況を手元で確認する程度の控えや、行事前だけ使う一時的なメモは、紙やExcelのままで十分です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している問い合わせ対応向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
問い合わせ対応に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、問い合わせ対応に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Frappe Helpdesk | 問い合わせ、担当者、SLA、ナレッジを管理できるオープンソースのカスタマーサポート基盤です。 | AGPL-3.0 | 日本語翻訳あり。日本語検索修正を本家へ提出済み。 | — |
| Kurage Light ChatBot | 自社の知識を読ませてFAQ・AI接客・社内向けの質問対応に使える1ファイルPHPのチャットボットです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| GLPI | IT資産管理およびサービスデスクのための統合管理ソフトウェアです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| libredesk | チャットやメールを統合管理できるセルフホスト型のカスタマーサポートデスクです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| faveo-helpdesk | Laravelフレームワークで構築されたオープンソースのチケット管理システムです。 | OSL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| iTop | Webベースで動作するシンプルなCMDBおよびITサービスマネジメントツールです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 現在の問い合わせ窓口（個人のメール、電話、連絡帳アプリの質問機能など）をすべて書き出します
- 見学・入園相談と、在園児保護者からの日常の問い合わせを分けて、それぞれの担当の流れを整理します
- 入園相談が集中する1月から3月の時期を避けて、落ち着いた時期に導入します
- まず園長や主任など数名で試用し、使い方に慣れてから担任全体に広げます
- 体調不良などの至急連絡は電話を残すなど、システムに乗せる範囲とそのままにする範囲の線引きを決めます
保育園・幼稚園の問い合わせ対応、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
延長保育の申し込みに関する問い合わせも同じ仕組みで扱えますか
延長保育の申込みそのものは保護者向けアプリに残しつつ、それについて保護者から届く質問や確認のやり取りは園内の問い合わせ管理に乗せられます。申込み機能自体を作り直す必要はありません。
保護者は新しいアプリを入れる必要がありますか
園内事務だけで使う仕組みなので、保護者が使う連絡帳アプリや窓口はそのままで構いません。保護者からはこれまでと同じ方法で問い合わせができます。
先生が個人のスマホで対応しているが、どう変えればよいですか
個人のスマホでの対応自体をすぐにやめる必要はありません。まずは受けた内容と対応状況を園内の仕組みに残すところから始めると、誰が何に答えたかが見えるようになります。
保育園・幼稚園の他の業務
他の業種で問い合わせ対応を見る: 介護事業所 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社 塾・スクール
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